Reflexion critica norma isad-g

Universidad Industrial de Santander

Escuela de Historia y Archivista

Laboratorio de Archivística ll

Reflexión crítica sobre norma ISAD-G

Andrés Gerardo Nova Castillo.[pic 1]

El proceso por salvaguardar la documentación de cada entidad de acceso pública o privada, ha generado una necesidad de implementar normas archivísticas para la organización (ordenar, clasificar y depresión) de los fondos a través de una medida estándar para conservar la documentación con los dos principios básicos de archivística (principio de procedencia y orden natural del documento), y a su vez protegerlos físicamente en la mejor  manera posible. Una tarea grande en función archivística es introducir categorías de instrumentos en una documentación después de su clasificación con el único fin de describirla, es en ultima su consulta. A partir del trabajo de Xida Trejos, “aplicación de la norma internacional de descripción ISAD-G en los archivos centrales” nos induce a la a reconocer el trabajo colectivo de la última década del siglo XX, a través  de la unión del Archivo General de la Nación, el consejo internacional de Archivos y a UNESCO en implementar un borrador de la norma internacional de descripción ISAD-G como función, que “ampliamente ser aplicada a las descripciones de documentos, sin tener en cuenta su naturaleza, o el volumen de la unidad de descripción”.^[1] En otras palabras, es la necesidad de una norma para la representación precisa de una unidad de descripción, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar, localizar la documentación, explicar su contenido y el contexto de su producción.^[2]

La norma internacional de ISAD-G se basan en 7 reglas como área de la información descriptiva, que son: el área de identificación, la de contexto, de contenido y estructura, de acceso y utilización, de documentación asociada, de notas y por ultimo de control de la descripción, conteniendo 26 elementos en total, los más esenciales de descripción son los datos como: código de referencia, el título, el producto, la fecha, la extensión de la unidad de descripción y el nivel de descripción. Es en última el objetivo de la norma de descripción internacional es la elaboración de una guía para la consulta archivística como una herramienta de instrumento de su descripción donde sus parámetros sea un consenso para la consulta de los documentos (Identificando y explorando en contenido de los documentos en archivo para su asequibilidad). En Colombia esta norma acogida por el archivo General de la Nación incorpora para su uso e implementación el acuerdo 005  del 2013; “Criterios básicos para clasificación, ordenación y descripción”. Donde en su capítulo 4; sobre la descripción documental, ratifica en el artículo 11, la obligatoriedad de la descripción documental de cada entidad con el fin que le permita conocer y controlar la unidad documental de los archivos a través de su descripción de sus instrumentos en línea de consulta, aplicando las normas establecidas por el consejo internacional de archivo (ICA), a su vez esta consulta digital debe ir de la mano con una hoja de control en la etapa productiva del expediente de cada sección de cada entidad donde asegure su integridad y índice de un control electrónico para facilitar la recuperación y el intercambio de la información.

Estos adelantos en Colombia, se puede deducir que de manera normativa cumple patrones de descripción archivística según las normas internacionales, pero a medida de implementación física, se queda la norma en apuros ya que en Colombia las entidades publica como el AGN, la BLAA, etc. Son una de las pocas que cumple los códigos de descripción; a su vez es una tarea que cada día mas se va implementado el uso mínimo de descripción a cada entidad prestadora de servicio documental para su consulta en general, ya sea en cualquiera de sus instrumentos de consulta: índice, catálogos, guía, inventarios, censos, etc. Por ahora nos encontramos en pleno proceso de cambio a una nueva situación que pasa por la transferencia a la Red de todo el conocimiento grabado, tanto en los instrumentos de descripción como en la memoria de los archiveros, de tal forma que pueda ser explotado por parte el usuario sin la intermediación del archivero.

A su vez se van generando propuesta para mejorar la implementación de descripción en el país como lo sugiere en el trabajo grado de Adriana Ruiz:

En Colombia el tema de la descripción archivística ha sido acogido por el Archivo General de la Nación, con la creación de un comité de descripción y la aplicación de la descripción en sus fondos, esto ha hecho que el proceso se enfoque para archivos históricos, perdiendo así el papel intrínseco que tiene la descripción en la gestión documental. De tal modo que, este estudio pretende abrir el panorama para que este proceso pueda tener otro enfoque desde la institucionalidad y sus programas de gestión documental^[3]

Para ello, la autora propone que los Ministerios, como organismos representativos para la Administración Nacional, necesita controles y procedimientos adecuados para garantizar la integridad y veracidad de la información generada por estas entidades, sin embargo la ausencia de normalización se presenta como una gran problemática originada por un desconocimiento de las normas existentes para cada proceso o la ineficiencia en su aplicación. Se hace conveniente la creación, implementación y estandarización de unas pautas generales y un modelo que apunte a la ejecución del proceso de descripción teniendo como base la normatividad nacional e internacional creada para este proceso. Actualmente entidades como los Ministerios están en la fase de implementación del programa de gestión documental, que permite una correcta producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de la información producida o recibida. Sin embargo el proceso de descripción archivística no está integrado en los programas como un elemento esencial para la obtención de mayores beneficios en cuanto al acceso, recuperación y consulta de la documentación e información.^[4]

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