Que es un congreso

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¿QUE ES PROTOCOLO?

El protocolo es el arte de determinar y establecer aquellas normas a cumplir para el desarrollo de una actividad, la cual es ejercida y practicada por los seres humanos como son las áreas oficiales, diplomáticas y  militares; también con los buenos modales como son la cortesía, respeto, buenas maneras y buen lenguaje en el área familiar, social, laboral y deportiva. Permitiendo así al hombre tener buenas relaciones humanas de manera armónica y eficiente sin riesgos de choques y fricciones.

¿QUÉ ES UN EVENTO?

Es un acontecimiento de tipo social, artístico o deportivo, el cual se encuentra programado. Los eventos pueden se pueden dividir de acuerdo a los objetivos que persigan, estos pueden ser:

1. Eventos Académicos: Simposio, seminario, foro, debate, panel, congreso
2. Eventos Empresariales: Rueda de negocios, desayuno de trabajo, asambleas, reuniones, entre otros.

CONGRESO

Proviene del Latín “congregare” que significa, juntar – reunir. Entonces se puede definir congreso como una conferencia generalmente periódica, en los que miembros de una asociación, organismo, profesión, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas.

El debate cuenta con características como: la exposición y debate de ponencias, asistencia de personas con conocimientos profesionales e intereses comunes, etc. Un congreso tiene una duración aproximadamente de 3 a 5 días,  en caso contrario, se podría catalogar como una conferencia, convención o asamblea.

Objetivos de un Congreso

• Establecer un espacio comunicacional entre personas convocadas por temas afines.
• Intercambio de ideas.
• Enriquecimiento intelectual.
• Contactos profesionales.

Finalidad

El propósito de un congreso puede ser múltiple y diverso, para ello depende del fin que los organizadores del mismo deseen tener. Estas organizaciones son las que conforman el denominado Comité Organizador, que son los encargados de gestionar la mayor parte de los aspectos del congreso.

        ¿Quiénes organizan un congreso?

Un Congreso es organizado por  un comité que fijará la temática a tratar y seleccionará a los posibles disertantes o exponentes. La comisión organizadora debe estar constituida por un presidente, secretario, tesorero y vocales.

        ¿Dónde se celebra el congreso?

La elección del lugar de celebración de un congreso puede ser un lugar "tradicional" y en el que siempre se celebra ese congreso desde su inicio (desde su primera edición), o puede ser seleccionado por medio de candidaturas, que presentan los futuros organizadores del mismo, exponiendo los medios con los que cuentan, el lugar de la ciudad donde tendría lugar, las infraestructuras disponibles en esa ciudad, la capacidad de organización del equipo (comité organizador), etc. Ningún congreso tiene un estándar definido, aunque basado en ideas generales globales, cada uno tiene sus características y particularidades que se deben analizar de forma individual.

        Actividades de los comités

Son los encargados de la planificación del Congreso y la conformación de las comisiones especializadas.

El presidente: su primera función consistirá en la redacción del reglamento del congreso, que será aprobado por el resto de la comisión.

• Abrir y cerrar el congreso y el responsable de que todo salga según lo planeado.
• Será el anfitrión del evento, recibiendo a las autoridades disertantes y el público asistente.

El secretario: el alma de congreso, de él dependerá toda sincronización del mismo.

• Deberá establecer los tiempos, lugares, contactarse con los expositores o disertantes, con el público y con los otros miembros de la comisión.

Estructura de un Congreso

1. PRE-CONGRESO: Se establece desde la comisión organizadora que supone:

• Tiempo del congreso.
• Lugar del evento
• Temario: debe ser atractiva, convocante y que sirva de estímulo para nuevas propuestas y encuentros.
• Publicidad: sirve para los interesados en asistir. La publicidad vende y si bien el congreso tiene una finalidad cultural también hay que considerarlo un producto comercial que prestigie, no solo el evento en sí, sino la ciudad, región, país que será sede del mismo.

Actividades más importantes de la publicidad del congreso.

• Elaboración de un programa científico tentativo con invitaciones para remitir ponencia.
• Programación de fechas, cronogramas de actividades a desarrollar.
• Posibilidades de inscripción por diferentes medios: Internet, fax, e-mail, correo.
• Información sobre características geográficas de la ciudad sede: cantidad de habitantes, clima, potencia económica, educativa, aspecto cultural, países limítrofes, redes viales y aéreas, etc.
• Ponencias

1. CONGRESO: Programas definitivos

Características del lugar del evento: debe tenerse en cuenta la capacidad hotelera del lugar, el servicio de transporte interno y externo, el desarrollo comercial y las bellezas turísticas y culturales de la región.

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