Congreso

Que es un congreso?

Es una reunión o conferencia, generalmente periódica, en que los miembros de una asociación, se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas.

Entre las características principales podemos destacar: la exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, etc.

Otro factor determinante es la duración del mismo. Según los expertos debe al menos durar de 3 a 5 días, para poderle llamar congreso.

Su finalidad pueden ser múltiples y diversas. Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político. Todo depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen tener como objetivo.

Se celebra en un lugar que puede ser múltiple o diverso. Puede ser un lugar "tradicional" y en el que siempre se celebra ese congreso desde su inicio.el lugar de la ciudad donde tendría lugar, las infraestructuras disponibles en esa ciudad, la capacidad de organización del equipo. Ningún congreso tiene un estándar definido, aunque basado en ideas generales globales, cada uno tiene sus características y particularidades que se deben analizar de forma individual.

Los Congresos, tanto los nacionales como los internacionales, son un medio para intercambiar los conocimientos en un mundo caracterizado por el gran desarrollo técnico, científico y cultural. La necesidad de diálogo se ve cristalizada en estas reuniones cuyo objetivo es actualizar, seleccionar y difundir el progreso humano.

Organización técnica de los congresos:

• Establecer los objetivos del Congreso

• Determinar la cantidad y calidad de invitados especiales.

• Hacer un estudio previo de las necesidades.

• Elaborar un programa.

• Iniciar los contactos con las instituciones afines.

• Obtener el material que se presentará como ponencias.

• Reservar los espacios necesarios y prever todos los elementos y la infraestructura para el desarrollo de las reuniones.

• Seleccionar los hoteles.

• Elaborar un programa social y uno cultural para los congresistas.

• Organizar los traslados y la atención de los congresistas.

• Preparar el material que se entregará a los congresistas.

La organización y las comunicaciones

Las Relaciones Públicas deben tener competencia en todos los aspectos relacionados con las tareas de organización y desarrollo que involucren cuidar la imagen institucional del congreso y de la institución organizadora.

Información sobre las delegaciones

Una vez conocida la fecha de iniciación del congreso y su duración, es necesario tener la nómina de las delegaciones para luego preparar el plan general de acción.

Recepcion en el aeropuerto

Los invitados y congresistas seran recibidos por personal ceremonial destacado, tanto en el aeropuerto como en el hotel.

Salas de reuniones

Todos los salones deben ofrecer todas las comodidades necesarias como cabinas de traduccion simultanea, secretaria, oficina de prensa, periodistas, sala de reunion principal y para pequeños, trabajos, telefono, telefax, internet, fotocopiadora, entre otras.

Las jornadas de inauguracion de la clausula

Cada uyna de ellas requiere su propia organizacion, dependiendo del tema a tratar y de las personas que asistan, la oficina del ceremonial se encarga de esto.

¿Que es un congreso?

La expresión “convención” denomina comúnmente al acuerdo de voluntades o tratado celebrando entre varios Estados.

Todo tratado internacional es fruto de un proceso de negociación. En una negociación participan los representantes de las partes, presentando propuestas y contrapropuestas con el objetivo de poder arribar a un entendimiento. Una vez alcanzado un acuerdo, este es redactado, y así el texto queda adoptado por las partes.

Pero para que un Estado pueda invocar los acuerdos alcanzados en un tratado internacional es preciso que ese Estado preste su consentimiento. Una vez mánifestado el consentimiento, el Estado pasa a ser un Estado parte; es decir, un Estado que se rige por las disposiciones de ese tratado.

Planificación de, los congresos

Cuando no contamos con la experiencia suficiente para organizar un congreso lo mejor es requerir la ayuda de un OPC (organizador profesional de congresos) ellos elaboraran todas las fases desde su planificación hasta su puesta en marcha.

El tiempo previo para la planeación de un congreso o convención puede ser de meses o años dependiendo el tipo de congreso que deseamos organizar.

En primer lugar se debe definir de forma clara los objetivos que queremos cumplir con dicho congreso y también conocer los sectores que pueden estar implicados en tal evento. Además de los objetivos también se establecen otros puntos como las intenciones del congreso, la definición de los miembros que estarán en el desarrollo del congreso, las ideas sobre publicidad, cuotas de inscripción, marketing del congreso, ponentes a invitar, elección de fechas y lugar del encuentro, organización del comité etc.

Una vez conocidos los elementos humanos y materiales se hará una selección de lo que estará involucrado directamente en la organización del evento para que ede esta forma poder evaluar tanto el costo humano como el económico.

Como organizar el congreso

Se hace una elección del tema, que pretenda dar a conocer desde la perspectiva de sus ponencias, conferencistas y debates una serie de datos que faciliten no solo la información sino un contenido real sobre el tema central del congreso.

Hay que tener en cuenta el número de personas a las cuales el congreso pretende convocar o tener una idea globalizada del sitio que se va a utilizar y también teniendo en cuenta el tema que Vamos a abordar.

Debemos pensar en la fecha y lugar con mucho tiempo de anticipación, para poder preparar todo el material como es el cronograma de actividades y la planilla de inscripción entre otras. A la hora de escoger la fecha se recomienda tener dos o tres posibilidades por si alguna no sirve con el horario o tiempo de los ponentes que tenemos en mente para invitar. Para escoger el sitio se debe tener en cuenta algunas características como:

La concurrencia

Debemos prever la cantidad de personas que podrían llegar al evento de manera que se pueda calcular la capacidad del auditorio.

Mobiliario

Se debe tener en cuenta que los asientos sean los adecuados, si se dispone de un atril o una mesa de presidencia

...