Qué es el presupuesto de ventas

CONTABILIDAD DE COSTOS Y PRESUPUESTO

¿QUÉ ES EL PRESUPUESTO DE VENTAS?

El presupuesto de ventas implica estimar futuros niveles de ingresos y gastos de ventas y, en consecuencia, las contribuciones de utilidades que hace la función de ventas. El resultado de presupuestar las ventas se ve en dos documentos: el presupuesto de ventas y el presupuesto de gastos de ventas. El primero de ellos comienza con el pronóstico de ventas, en el cual se proyectan los futuros volúmenes de ventas luego, se preparan los objetivos de utilidades. El presupuesto de gastos de ventas muestra los gastos necesarios para alcanzar los objetivos de utilidades. A través del presupuesto, la administración de ventas puede equiparar gastos y utilidades frente a la jerarquía de los objetivos de la firma.

Un presupuesto de ventas se expresa en términos financieros, de modo que puede llamarse “plan financiero” o “estado financiero de flujo de ingresos y gastos”. El presupuesto de ventas se relaciona con reduc¬ción de costos y aumento de la eficiencia en ventas.

Recapitulación

Presupuestar ventas: Estimar los niveles futuros de ingresos, gastos de ventas y contribuciones de la función de ventas a las ganancias.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

Un presupuesto es un documento formal en el cual se detallan las actividades financieras que pretende realizar una firma y sus consecuencias en el flujo de efectivo. Es un programa autorizado y detallado para la acción que convierte una decisión táctica en dinero constante y sonante. La mayor parte de los presupuestos en venta cubren un año, pero en ocasiones suelen dividirse en metas trimestrales é incluso mensuales. Las cifras de un presupuesto siempre deberán compararse con los resul¬tados reales, de manera que se pueda revisar mientras se realiza el esfuerzo de ventas.

El presupuesto de ventas es un proceso que conduce a varios presu¬puestos diferentes, los cuales pueden clasificarse de varias maneras: si sólo contienen los gastos o si, además, contienen las utilidades; por la clase de gastos que incluyen, por la rigidez de las cifras o por las razones para su elaboración.

Recapitulación

Presupuesto: Informe financiero que destaca las acciones que intenta realizar una firma y las consecuencias que tendrán en el flujo de dinero.

Distribución de los costos de ventas

Un prerrequisito esencial para elaborar un presupuesto de ventas exitoso es contar con un sistema de contabilidad capaz de separar costos e ingresos, de manera que puedan distribuirse hacia productos, pedidos, clientes, territorios o periodos. Los costos fijos, como salarios o depreciación de equipo, no varían con el nivel del resultado y se incluyen aunque se realice o no un esfuerzo de ventas. No obstante, los cambios en el nivel de costos fijos son posibles a largo plazo. Cambiar hacia un plan sobre comisiones o vender activos tangibles a inversionistas y luego pedirlos en préstamo puede reducir los costos fijos de modo notable. Sin embar¬go, un gerente de ventas deberá considerar los costos fijos casi como inalterables durante el periodo de vigencia del presupuesto.

Recapitulación

Costos fijos: Costos que no varían con el nivel del resultado y en los cuales se incurre exista o no un esfuerzo de ventas.

Los costos variables, como comisiones o gastos de viaje, fluctúan directamente con el nivel de la actividad de ventas. Estos costos son controlables y requieren una vigilancia constante por parte de la gerencia, pues se expanden y contraen en relación con el volumen de ventas, de manera que descienden a cero cuando no hay actividad de ventas. Aunque los costos variables pueden reducirse para aumentar la eficiencia de ventas, una restricción excesiva en este sentido puede tener el efecto de un bumerán, con énfasis en los pedidos a corto plazo, que ensombrecen los intereses de la compañía a más largo plazo en las áreas de servicio de cuenta y desarrollo. Los costos variables se determinan al multiplicar las cantidades anticipadas del producto por el costo variable por unidad.

Recapitulación

Costos variables: Costos que cambian de manera directa con el nivel de la actividad de ventas.

El tercer grupo de costos representa una mezcla de los otros dos. Los costos semivariables se mueven según los cambios de volumen, pero no varían en proporción directa a ellos. Al equilibrar los componentes fijos y los variables, los costos semivariables se mueven en una menor proporción. Debido a sus ingredientes fijos, regresan a un nivel que es mayor que cero cuando el volumen desciende a cero. Estos costos son menos controlables que los costos variables, pero más manejables que los costos fijos.

Recapitulación

Costos semivariables: Costos que varían pero no en proporción directa al volumen de ventas.

Principales categorías de los presupuestos

Como se indicó antes, los principales resultados de hacer presupues¬tos son el presupuesto de ventas y el presupuesto de gastos de ventas.

Ambos se relacionan con el pronóstico de ventas. El presupuesto de ventas proyecta los ingresos, calculados a partir de las ventas de la unidad pronosticada y los precios medios. El sistema de presupuesto de la firma gira alrededor del presupuesto de ventas, el cual debe diferenciarse no sólo de acuerdo con el producto sino según el periodo y el territorio; con frecuencia, también es necesario diferenciar a los clientes. Por ejemplo, un fabricante de accesorios para automóviles tiene que separar las estrategias de ventas y los presupuestos para fabricantes de vehículos, distribuidores de piezas de repuesto de automotores, minoristas espe¬cializados, almacenes de descuento y comerciantes en general.

Recapitulación

Presupuesto de ventas: Proyección de ingresos calculados a partir de los pronósticos de la unidad de venta y el promedio de precios.

El presupuesto de gastos de ventas, por el contrario, documenta los niveles de gastos aprobados y detalla para qué gastos está preparada la gerencia, con el fin de alcanzar los ingresos previstos en el presu¬puesto de ventas. Algunas firmas prefieren subdividir el presupuesto de gastos de ventas en gastos anteriores y posteriores a la venta, mientras que otras los estructuran

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