Reglamentos para un hotel y restaurante.

CONTROL INTERNO GENERAL

 Incluir en el archivo del Departamento Contable y Financiero la gráfica de organización de la empresa.

 El Director del Departamento Financiero debe ser una persona idónea para el cargo, competente, que planifique, organice programas y actividades de mejoramiento continuo, en aras de garantizar un funcionamiento óptimo ante los entes de control y las directivas del hotel.

 Establecer un manual de funciones que detalle específicamente cada una de las tareas, obligaciones y responsabilidades de los funcionarios y los empleados no solo del Departamento Contable y Financiero de la entidad sino de todos usuarios externos a este. Utilizar instructivos en el Departamento Financiero.

Los registros de contabilidad deben ser adecuados, llevarlos al día, y balancearlos cada mes.

 Los gastos deben ser presupuestados.

Los asientos de diario deben estar explicados y comprobados.

 CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

Definir y separar las funciones de las personas que manejan el efectivo, expiden cheques, operan auxiliares y efectúan conciliaciones.

Constituir un fondo de caja menor, para cubrir gastos de cuantía menor.

Implementar un flujo de caja.

 Realizarse conciliaciones bancarias los primeros días de cada mes, una vez se tenga acceso a los extractos bancarios.

 Los cheques girados a los proveedores deben ser cruzados o con sello páguese al primer beneficiario.

 Manejar los fondos de caja menor a través de fondos fijos.

Determinar la responsabilidad principal del fondo de caja menor sobre una sola persona Los fondos de caja menor de la empresa deben ser razonables para sus necesidades.

Deben estar los pagos individuales de los fondos efectivos limitados a una cantidad máxima.

Los desembolsos de caja menor deben estar respaldados por comprobantes o facturas que justifique el valor entregado.

Los comprobantes deben hacerse de tal forma que dificulten su alteración y estar firmado por la persona que dispuso del efectivo.

Expedir los cheques de reembolso a favor de la persona encargada del fondo.

Prohibir el uso de los fondos de caja para hacer efectivo cheques de proveedores, funcionarios y otras personas.

 La empresa debe realizar arqueos sorpresivos, por un funcionario autorizado.

Actividades de Control

Debe implementarse el Arqueo de caja como el principal procedimiento aplicable al examen del efectivo y consiste en un recuento físico del mismo. Al llevarse a cabo el arqueo deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:

Debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del auditor y atienda las aclaraciones o las dudas que surjan durante el arqueo.

Debe reconocerse el importe a arquear que muestrean los registros, para compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean necesarias.

Al concluir el arqueo debe exigirse la firma al responsable del fondo, para que quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad.

Los cheques de las cuentas bancarias deben expedirse con dos firmas y no con una, tal como acontece actualmente, donde los cheques son elaborados y firmados por la Administradora.

Debe existir un límite en las firmas autorizadas para hacer el pago a proveedores.

Las cobranzas, ventas y otros ingresos deben depositarse diariamente o más tardar al día siguiente en una cuenta de banco.

Implantar pagos a través de datafonos con las diferentes entidades financieras.

Las cuentas bancarias deben conciliarse mensualmente y las partidas de conciliación aclararse plenamente.

Estos trabajos deben hacerse diariamente por personas diferentes de quienes manejan los fondos.

Registrar en libro transferencias de un banco a otro.

Prohibir la firma de cheques en blanco.

Los cheques anulados deben anexarse a sus respectivos comprobantes de pagos y conservar su numeración.

Tomar medidas de seguridad para pagar los cheques a las diferentes personas

Guardar los cheques sin usar, de tal manera que se evite que sean usados sin autorización.

CONTROL INTERNO DEL PASIVO

Actividades de Control  

La Dirección del Departamento Financiero debe autorizar la contratación de todos los préstamos.

La misma Dirección Financiera debe designar los funcionarios designados para firmar los distintos documentos.

Cancelar y archivar adecuadamente los documentos pagados.

Deben existir limitaciones estatutarias para solicitar préstamos.

Tener un adecuado control contable de las obligaciones bancarias.

Tener un control contable, que le permita determinar los bienes dados en garantía, tasas de interés, vencimientos, pagos y demás condiciones pactadas en el banco.

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