Relaciones Interdepartamentales

HOTEL SOL DE ALCUDIA

INTRODUCCIÓN

Nuestro hotel es el Hotel Sol de Alcudia, cuya situación geográfica es el Puerto de Alcudia (Mallorca) en la calle Vía Venecia, 3. El hotel pertenece a la cadena hotelera JUKAMAR S.A.

Y cuyas características son las siguientes:

• Hotel de 3 estrellas

• 220 habitaciones dobles.

• 37 empleados

El hotel consta de los departamentos siguientes:

• Economato

• Cocina

• Cafetería

• Bar

• Comedor

• Pisos

• Recepción

• Servicios Técnicos

• Departamento Comercial / Gestión de Personal

• Dirección.

Al ser un hotel de dimensiones reducidas, nuestro hotel carece de algunos departamentos, entre ellos el de animación, el cual está en forma de subcontratación.

La relación de empleados por departamentos es la siguiente:

• Cocina: 1 jefe de cocina; 1 ayudante; 2 cuarto frío; 1 pinche; 3 lavaplatos

• Comedor: 1 Maître; 1 jefe comedor; 1 2º jefe comedor; 4 camareros

• Bar: 1 barman; 3 camareros

• Pisos: 1 gobernanta; 10 camareras de pisos

• Recepción: 1 jefe recepción; 2 recepcionistas; 1 portero de noche

• Servicios técnicos: 1

• Economato: 1 encargado

• Departamento Comercial: 1 contable

• Dirección: 1 director

El precio de las habitaciones en temporada alta son los siguiente:

Habitación Doble: 11.000 pts./ Pax

Habitación Individual: 6.500 pts./ Pax

Deberemos tener en cuenta que esta relación de precios no se corresponde con nuestros ingresos ya que nuestro hotel trabaja únicamente con Tour Operators. Los precios se corresponden cuando recibimos algún cliente que no provenga de los TTOO.

Nuestro hotel trabaja con los siguiente TTOO:

Neckerman (Alemanes y holandeses)

Altours (alemanes)

Air Marin (alemanes)

Transair (alemanes)

Bucher (alemanes)

Club Blaues Meer (alemanes)

Airtours (ingleses)

Heining (daneses)

Viajes Marsans (alemanes)

Viajes Cosmelli (alemanes)

El funcionamiento de nuestros clientes es el siguiente:

El Tour operator nos contrata X habitaciones por X días. Sus clientes son recibidos por nuestro hotel, normalmente a través de un guía. Su sistema de pago es a través de bonos.

El cliente nos entrega un bono y nosotros le entregamos la llave del hotel. Si consumieran algo fuera de este bono deberán pagarlo inmediatamente en nuestros diferentes puntos de cobro (cajas registradoras). De no ser así, excepcionalmente, se lo apuntamos en un bono nuestro. Estos bonos se van acumulando y al final de la estancia de este cliente le pasamos la factura.

Normalmente antes de contratar con nuestro hotel, el Tour operator envía algunos de sus emisarios para inspeccionar nuestro hotel. Otra curiosidad es que sus clientes, que ahora son los nuestros, al tener alguna queja, primero se dirigen al guía que los acompaña, le exponen sus quejas y este nos las transmite a nosotros.

Aquí tenemos dos ejemplos del bono que nos hacen los TTOO entregado a través de sus clientes:

DESARROLLO

GESTIÓN DE EXISTENCIAS

Para poder empezar a gestionar las existencias primero debemos tenerlas. Para ello lo primero de todo será hacer una lista/ relación de existencias para saber lo que necesitamos. Seguidamente, tras la confirmación del departamento comercial o de compras, haremos el pedido.

En nuestro hotel no tenemos hojas de pedidos. Los pedidos se realizan telefónicamente y directamente con el proveedor. Esto puede ser un problema a la hora de recibir las mercancías y comprobar los que nos ha traído el proveedor con lo que nosotros le hemos pedido.

Cuando el proveedor nos trae las mercancías, comprobamos que estas estén en buen estado y comprobamos también la fecha de caducidad. Todas estas mercancías entraran el economato y allí quedaran almacenadas hasta ser demandadas por otro departamento.

EL ECONOMATO: es el almacén general del hotel. En este departamento se realizan todos los pedidos a los proveedores, se reciben todas las mercancías compradas por el hotel y desde el mismo se distribuyen a los demás departamentos.

Las existencias se almacenan en el economato hasta que algún departamento las reclama. El economato nunca consume nada.

El economato distribuye las existencias a: cocina, cafetería, pisos, bar, servicios técnicos, animación, etc.

Una vez hecho el pedido realizaremos una ficha de proveedor (si es la primera vez que trabaja con nosotros) y una ficha de productos (si es la primera vez que los pedimos).

La ficha de productos es la siguiente:

Esta ficha nos servirá para saber cuantas unidades de este producto tenemos en el economato. En la ficha observamos que en principio describimos el producto y el coste inicial. A modo de base de datos encontramos primeramente las fechas en que se realizan los diferentes movimientos del productos. Seguidamente aparece el numero de albarán y la persona o departamento que ha utilizado el producto. Es decir, a partir de este punto registramos las entradas y salidas de las unidades del producto calculando cada vez el total de productos que tenemos. Es imposible que el saldo nos de alguna vez negativo, ya que no podemos dar lo que no tenemos.

La siguiente ficha es la ficha que hacemos para los proveedores.

En esta ficha registramos el nombre del proveedor. También le asignamos un numero de código para así tener mas fácil acceso a su ficha. A modo de base de datos primeramente aparece la fecha en que se realizan los diferentes movimientos. Seguidamente aparece el concepto del movimiento. En este caso es el numero de la factura; seguido de la cantidad que debemos a nuestro proveedor.

Cuando recibimos el pedido, y una vez comprobada la mercancía, lo que no solemos hacer es pagarle inmediatamente al proveedor. El proveedor, en este caso un encargado, nos entrega un albarán. Aquí presentamos algunos ejemplos:

En el albarán aparece a modo de sello el nombre de nuestro proveedor. En un lado de este aparece a quien va destinada la mercancía. En este caso a nuestro hotel. Su sistema de base de datos funciona con un código de cliente, la fecha de entrega, el tipo de documento (albaran), el numero de albaran. A modo de base de datos encontramos: la unidades y el producto que nos entrega, así como el precio por unidad y el precio total y el tipo de IVA que aplica.

El encargado del economato da su conformidad aplicando su firma sobre el albaran, del que nosotros nos quedamos una copia.

También puede darse el caso que una vez dada la conformidad del pedido

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