Requerimientos De Un Sistema De Informacion

III. DEFINICION DE REQUERIMIENTOS.

Determinar cuáles son los requerimientos del sistema es fundamental en esta investigación; proceso que hemos podido determinar luego de realizada nuestra investigación, de haber comprendido su estructura, funcionamiento, procesos etc. Gracias a la presente investigación hemos podido identificar las principales problemáticas y deficiencias de D&S y en base a esto podemos establecer que requisitos debe cumplir nuestra posible solución.

Identificar las características que debe tener el nuevo sistema es un proceso detallado y muy bien analizado ya que de este depende en gran porcentaje el funcionamiento, éxito y eficiencia de los resultados finales, de la solución planteada y ejecutada.

3.1 REQUERIMIENTOS DE INFORMACION.

El sistema debe ser integral y otorgar información al usuario que proporcione una visión general de la cadena así como una visión particular de una sección o de una sucursal, es decir, debe cumplir como principal característica con la unificación de la información de toda la organización comprendida en una misma base, de manera tal que todas las sucursales de D&S tengan acceso a esta fuente de información tan importante para la cadena, de esta forma podríamos mejorar gran cantidad de problemáticas que presenta la empresa y sus sucursales.

Es importante que tengan a acceso a este sistema solo el personal cuyos cargos son importantes, y que por ende están relacionados con la toma de decisiones. Así pueden tomar como base de análisis la información establecida en esta base de datos, tales usuarios sería por ejemplo el gerente de ventas el gerente de contabilidad, el gerente de finanzas o el gerente de recursos humanos, e incluso el directorio de la organización.

El sistema debe considerar como fuente de entrada todas las transacciones de gran relevancia realizadas por la empresa, en sus distintas divisiones, ya sean transacciones comerciales, de inversiones, de inmobiliaria o de instrumento financiero, con el fin de generar salidas de información completas e integradas de cada departamento, de cada sucursal y de la empresa D&S en su conjunto.

Dentro de estas fuentes de información entrantes son importantes las ventas realizadas en cada una de las sucursales, cada venta e registrada en un sistema software indicado para ello, pero este sistema solo registra las ventas y sus medios de pago, la idea es que nuestro nuevo sistema utilice esta información de manera más eficiente, de manera que el sistema de ventas debe enviar resúmenes de sus movimientos al sistema nuevo, con sus respectivos montos, productos vendidos y marcas.

Con esta información el sistema puede establecer inmediatamente un análisis y una relación con el departamento de inventarios, rebajando de esta sección las existencias vendidas, y así facilitando el control de stock, de mermas y existencias, ya que ayuda a los usuarios encargados de bodega e inventarios a estar atentos y determinar fácilmente en qué momento el nivel de existencia se considera y mínimo y será necesario realizar un pedido a sus proveedores para que sea eficiente la llegada del o los productos necesarios. También debe registrar este nuevo sistema los medios de pago de los clientes, ya sea efectivo o al crédito, esta información también debe ser enviada al departamento de contabilidad y finanzas, para determinar los márgenes de utilidades, los ingresos, posteriormente calcular morosidad y ayudará como fuente para la creación de medios de cobranzas más eficientes.

Así también esta información ayudará a la organización ha mejorar su gestión de precios, calculando junto con otras informaciones, el precio más equilibrado y con mejor rentabilidad a cobrar por cada producto, incluso por los descuentos de mercaderías en exceso o en obsolescencia, estableciendo una base o rangos en común para todas las sucursales, cuidando el prestigio como marca D&S al mantener los mismos precios y condiciones en todas las sucursales de la cadena. De esta forma también se evitarán gran cantidad de reclamos de clientes disconformes por diferencias en precios.

Debe considerar como fuente de información entrante, las transacciones realizadas con los proveedores, dichos movimientos hacen referencia a las ordenes de pedidos realizadas por el departamento de compras con respecto a determinadas marcas y productos, incluyendo dentro de este registros los medios de pago y sus respectivos montos, también los tiempos que demora el proceso con proveedores, desde que nace la necesidad de comprar hasta que el producto esta listo para ser vendido, esta información temporal incluye tiempos de tramitación de la orden, tiempos de traslado de los productos, tiempos de bodegaje o almacenamiento y de reposición. Toda esta información es fundamental para una empresa que se dedica a la compra y venta de mercaderías, si no se cuenta con buena gestión de esta misma afectaría en un corto plazo a la continuidad de la empresa.

El sistema también debe requerir el registro de información en cuanto al personal contratado, o que estuvo contratado, es importante entonces ingresar los datos de cada empleado de cada una de las sucursales y de la cadena en general, con sus respectivas especificaciones, que definiremos detalladamente en los siguientes párrafos de requerimientos administrativos. Lo importante de este punto es que esta información es primordial para el sistema ya que nos ayudará a determinar los gastos en remuneraciones, gastos en horas extras, y si estas realmente han sido necesarias, gastos en bonos, desembolso en vacaciones… etc. Ayudará a determinar que tan eficiente es el personal respecto a las ventas, el nivel de su productividad, es información que permitirá a la empresa visualizar si el personal es realmente necesario, haciendo ciertos análisis, como por ejemplo:

En la sección de bodega y control de inventario se cuenta con un personal especializado y altamente calificado, que en total contabilizan 13 personas, quienes como principal función deben recibir y organizar un pedido de magnitud baja mensualmente.

Este ejemplo que podría ser un caso descubierto por nuestro sistema, nos muestra que debemos prescindir de este personal innecesario, debido a sus altos costos y baja productividad.

También cabe destacar que hay cierta información que debe ser incluida en el sistema referente a los otros rubros a los que se dedica D&S, en cuanto a sus inversiones inmobiliarias, inversiones en otros rubros, e instrumentos financieros. Con estas fuentes podemos tener una visión global de las gestiones de la empresa, de su crecimiento y rentabilidad.

3.2 REQUERIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Nuestro sistema también debe cumplir con requerimientos administrativos,

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