Resumen Auditoria Operativa.

1. Concepto de compras

La operación de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos

2. Alcance de la operación de compras

Comprende entre otras, las siguientes actividades:

• Proponer objetivos, políticas y  metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
• Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
• Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran la operación de compras y proponer los cambios pertinentes.
• Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artículos, que de manera repetitiva, se requieran en la empresa y mantener información histórica de estos artículos.
• Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos y servicios que las diversas áreas de la empresa requieran.
• Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones adecuadas de los artículos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal.
• Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos y servicios.
• Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada artículo requerido.
• Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido, así como las propias de su empresa, garanticen una compra  óptima al menor costo y aseguren el abastecimiento óptimo de los artículos adecuados.
• Vigilar que los pedidos realizados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.
• Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolución de artículos surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.
• Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de Tesorería de la empresa para aprovechar al máximo las posibilidades de negociación de las compras.
• Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente, producción, ventas, almacén, control de calidad y tesorería.

3. Objetivos de la auditoría operacional de compras

La auditoría operacional de compras, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operación de compras, con el propósito de detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes o en la realización misma de las operaciones, de cuya solución puedan surgir disminuciones de costos o aumentos de la eficiencia operativa.

4.Familiarización

Estos son los puntos a tener en cuenta en el desarrollo de la auditoría operacional en la fase de familiarización:

• El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operación de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación de compras en el flujo de las operaciones.
• Estudiar los expedientes de auditorías e informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable.
• Visita a las instalaciones: Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las áreas de recepción, almacenaje, etc.

5. Investigación y análisis

En la fase de investigación y de análisis, estos tres pasos se deben tener en cuenta:

1. Análisis financiero y de información operativa
2. Entrevistas
3. Examen de la documentación e investigación específicas

1. Análisis financiero y de información operativa

Puntos clave para analizar:         

• Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno como externo.
• Deberá analizarse si el tipo de estadísticas que la empresa mantiene es el adecuado a sus necesidades como pueden ser compras de artículos por áreas geográficas, por clase de proveedor, etc.
• Estudiar las cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.
• Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precios de algunos artículos, etc.

5.2 Entrevista

Elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer cómo se realiza la operación de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecución de las compras y verificar la aplicación de las políticas en esa operación.

Estas entrevistas deberán hacerse tanto con las personas que deciden las políticas de compras como con las que las ejecutan, así como con las que tienen como las de producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.

En algunos casos es conveniente realizar encuestas o entrevistas con proveedores.

5.3 Examen de la documentación e investigación específicas

Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, análisis de precios, condiciones de compra, estadísticas,  análisis de casos significativos, etc. Esta revisión debe abarcar entre otros aspectos la verificación de que existe el número suficiente de proveedores para cada artículo, que se haga una investigación de nuevos proveedores, periódicamente, que no hayan surtido en los últimos meses el artículo que se estudie.

Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en las entrevistas. Analizar los programas de auditoría interna y de ser posible los papeles de trabajo que origine para detectar operaciones en que se puede sugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse de que las políticas establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente. Investigar que el tipo de relación y control que exista en el trato con los Agentes de Aduana para el caso de compras del exterior asegure un procedimiento eficiente en las importaciones realizadas por la compañía.

Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operación, lo cual facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente, pueden elaborarse memorandos descriptivos de la operación para su estudio y análisis. Por último se podrá analizar la mejor conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean éstos almacenes centrales o unidades de consumo (de fabricación o de venta).

6. Diagnóstico

Estudiar la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operación de compras.

Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar alguna omisión en el trabajo desarrollado.

Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su participación y afinar la interpretación del auditor.

7. Informe

A continuación se presentan algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse en una auditoría Operacional de Compras:

• Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre las mismas.
• Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operación de compras.
• Falta de coordinación con departamentos directamente relacionados con la operación de compras.
• Falta de definición de líneas de autoridad o fallas en la organización del personal que atiende las compras.
• Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artículos que se compren.
• Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algún artículo (archivos de proveedores).