Resumén del equipo Nº 1 (Los integradores)

Resumén del equipo Nº 1 (Los integradores)

1- En la fluidez y precision con la que se hace frente al desarrollo de proyectos, procesos, funciones y operaciones de sistemas de una organización, la gestión documental es considerada una estrategia muy importante.

2- La gestión documental es una estrategia para poder administrar los recursos informativos en una organización e inicia el enfoque clasico, el cual maneja la documentacion utilizada en una organización, lo cuál tiene que respetar los formatos requeridos.

3- Existen factores escenciales que se requieren prsa el uso de la gestion documental, los cuales son internos, como el instrymento juridico que los crea y factor externo por cambios en las condiciones del entorno.

4- El uso de formas impresas proporciona a las organizaciones documentar sus operaciones administrativas y de esa maera hace constar que dichas operaciones se han ejecutado.

5-Para preparar el diseño de un formulario es indispensable tomar en cuenta elementos funcionales de identificación y de orden de los componentes, ya que dichos elementos preoporcionan el objeto del formulario, equipo de informarción, etc.

6- Existen diversos tipos de formularios entre los cuales estan los lineales, en los cuales se ingresan datos fijos; su informacion es minima y los de columna con informacion más extensa.

7- Otro tipo de formulario es el de casillas, se utiliza cuando la información es excesiva, ubicando en forma adecuada y siguiendo las indicaciones previas al llenado puede resultar util.

8- El formulario combinado contiene o permite mas de una alternativa de presentación para combinar casillas y bloques, mientras que el de visualizacion estipula requisitos que deben ser homogeneos y coherentes para mantener el orden y la distribución correcta para el llenado de los datos.

9-  Cuando se utilizan formularios con la información especifica para ciertas areas es conveniente detallar en columnas datos variables como numeros para su facil comprensión.

10- Existen algunos formularios como por ejemplo, los de solicitud de tarjetas de crédito y los de solicitud de empleo. Ambos pueden ser combinados pero el llenado en algunos casos resulta confuso, pues la información requerida es especifica pero no se encuentra ordenada.

Grupo #2: Kaizen

1. Cuando un formulario se completa se convierte en un documento, siendo este una herramienta de comunicación, transmitiendo datos e información de forma ordenada, sistemática y orientada al manejo de información por cualquier medio.
2. Una vez se organiza y se almacena la información, se deben definir los mecanismos necesarios para su rápida y sencilla localización.
3. Al momento de revisar el contenido de un formulario es necesario tomar varias condiciones, considerando funciones y evitando así el exceso, la duplicidad, copias innecesarias y la falta de recopilación informativa.
4. Una de las estrategias para administrar los recursos administrativos informativos de una organización, es una buena gestión documental, que por su naturaleza el punto de partida radica en el punto clásico Para manejar la documentación.
5. Los requerimientos de formularios en una organización obedecen a sus necedidad específicas que son internas y externas, por ejemplo el instrumento jurídico que las crea.
6. Cuando la información que se desea recopilar es excesiva se hace necesario la utilización de los formularios de las casillas encerrando los datos fijos dentro de un cusdro o rectanguko al que se le denomina cadillas.
7. Se puede diferenciar la clases de formularios, entre estos se puede mencionar: De línea, columnas, casillas, combinados, visualización, unidad, división, modular, claridad, agrupación, jerarquización, saturación, movimiento, ritmo e imagen residual.
8. Se concluye que independientemente de la forma se debe de establecer el formato de recursos documentales estos deben respetarse, desde la secuencia de datos, instrucciones, formaa de llenados, tipo de datos, utilización de columnas, renglones, cuadros, casillas y bloques.
9. El formulario debe estar debidamente diseñado, de tal forma que sean intelegubles las instrucciones y los datos que requiere llenar.

CONCLUSIONES  GRUPO #3    “LOS ANALISTAS”

1. Los formularios son muy útiles para las empresas porque mediante ellos permiten al cliente conocer la información que se le solicita de manera sencilla y ordenada.
2. Cuando los formularios se hacen de una manera más fácil contribuyen a que las empresas se hagan más competitivas porque le ayudan al cliente a realizar sus trámites de una manera más rápida.
3. El formulario posee elementos funcionales que son importantes para las empresas porque por medio de ellas se identifican y hace lucir el formulario de una manera más ordenada.
4. Un formulario es capaz de generar un procedimiento el cual puede ser presentado en forma de diagrama ya que es una serie de pasos que se lleva a cabo.
5. El formulario permite dejar ideas claras de lo que el cliente quiere solicitar de los requisitos necesarios para ser realizado.
6. Dentro de las clases de formularios podemos encontrar un formulario de líneas de columnas de casillas, cuando estas casillas se convierten en campos significan que los formularios tienen complementación.
7. Los formularios a veces deben integrarse en uno solo esto quiere decir que se deben rediseñar según los cambios que vayan surgiendo en la organización.
8. Cuando se crea un formulario se deben tomar en cuenta a las personas que lo usan, la impresión del diseño, la cantidad, la calidad, la secuencia de los datos, la distribución y el nombre.
9. El formulario de casillas es importante utilizarlo cuando la información es abundante ya que sus datos son fijos y se llenan de manera legible según el espacio que contenga.
10. Generalmente las empresas utilizan los formularios para comunicarse y almacenar información y esto es clave para homogenizar ya racionalizar el trabajo. Aunque puede generar retraso del trabajo y elevar los costos administrativos.

RESUMEN DEL EQUIPO Nº 4

ALTA GERENCIA ADMINISTRATIVA

1. Como todos sabemos la gestión documental es necesaria en toda empresa ya que nos facilita la información y así podemos sacar en mayor aprovechamiento de la misma, ser más eficientes en el trabajo y en la información que manejamos
2. En toda empresa se procesan documentos y archivos, cuyo función principal es comunicar o almacenar información, por tal motivo, la gestión documental es fundamental para homogenizar y racionalizar el trabajo, evitando así el retraso o entorpecimiento de la actividades que necesitamos realizar
3. En la mayoría de empresas existe un gran volumen de información, esto hace que sea indispensable contar con un medio de centralización y protección de archivos, pero debe de organizarse para que sean de fácil acceso y que cualquier persona puede encontrarlos cuando se necesiten.
4. Un formulario será un documento cuando este completo y de acuerdo a lo que contiene y su complejidad para llenarlo puede integrar o acompañarse de un instructivo para ayudar al usuario a completarlo
5. Al utilizar los formatos adecuadamente podeos tener una mayor gestión de los procesos y procedimientos que harán disminuir las cargas de trabajo y ayudaran a saber administrar los recursoscon los que cuenta la organización
6. Toda organización tiene que saber utilizar el enfoque digital, esto ayudara a incrementar la cantidad de datos y administrar la información que se tiene. De esta manera podremos comparar cada dato anotado
7. Existen 4 clases de formulario, (De línea, de casillas, de columnas y combinados)  en dichas clases o categorías se encuentran todos los formularios o documentos para que una organización funcione ordenadamente
8. Sobre las distintas clases de formularios que existen podemos concluir que la más fácil de llenar son los de línea ya que cualquier persona de la organización o ajena a esta (como un aspirante a un puesto) pueden llenarlos, los más complejos son los combinados

Resumen grupo #5Los eleméntales

1. La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos informativos con que cuenta una organización, por su naturaleza, por el punto de partida radica en el enfoque clásico para mejorar la documentación  
2. Las alternativas para su elaboración incluyen algunos procesos que se consideran tradicionales los cuales tienden  utilizarse con menos frecuencia  para que por costumbre , confianza y costo aun representa un recurso por que optan  muchas instancias
3. El formulario como medio de comunicación y almacenamiento de información para ser efectivo debe de homogenizar el trabajo para no entorpecer Las actividades y evitar aumento de costo o carga laboral
4. Es de vital importancia  al contar con los formularios adecuados según las necesidades que pueda tener La empresa ; tener claro el llenado de cada forma así como tener bien definido para una rápida localización y adecuada y fluida distribución
5. Sabemos que es muy importante lo que tenemos que llenar en una organización de una empresa son sin finidad de pasos y procesos para poder tener una buena estabilidad o función certera , también nos habla de diseño  de un documento que consta de muchas partes o elementos
6. Aquí nos explica la secuencia de  los datos ose el orden que se debe de llenar los formularios nos damos cuenta que todo lleva ,también las instrucciones que se detallan al final del formulario
7. Las empresas poseen diversidad de formas estas varían de acuerdo a las condiciones de su llenado ya sean manual a máquina o en impresoras  de equipo de cómputo sin embargo todas deben poseer un espacio adecuado para que la información sea muy clara
8. La clase más sencilla de formularios son los de línea debido  a que su contenido son datos fijos que pueden parecer varios datos en un mismo reglón , estos son los llenados de referencia a mano y se utilizan cuando la información es mínima
9. Uso de documento cuya información es exhibida y trata de encerrar datos , fijos , información de los movimientos o cualquier gestión realizada en una empresa  detallando paso a paso el mejor control de los movimientos realizados
10. Incluye más de alguna alternativas de presentación donde se pueden combinar casillas o bloques creando una imagen coherente y permite ordenar y estandarizar los datos en función de lo que se pide

Conclusiones del equipo #6 ‘’los Proactivos’’

1. La gestión documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas a la planificación, manejo y organización de la documentación  recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final facilitando su utilización y conservación.
2. Las gestión documental corta ventajas como ahorro de tiempo, organizar y mantener correctamente los documentos de la empresa y es una tarea clave que los puede ahorrar muchísimo tiempo y dinero al querer encontrar un documento o información.
3. Podemos determinar que la gestión documental es de gran importancia para la administración de una organización puesto que constituye una parte fundamental de los recursos informáticos de la misma.
4. En las operaciones operativas de toda organización se requiere de documentos para dejar constancia de su ejecución. Se refiere a formas impresas cuando estas actividades son numerosas y repetitivas, es muy importante considerar su contenido y el costo que representa.
5. Gracias  a este  formulario que es de fácil comprensión y además su contenidos es de datos  fijos, podemos llenar y comprender  muy bien la información dada. También elimina desventajas; ahorrando espacios en blanco que no permitan la comprensión.
6. El diseño de los formularios reside en el proceso del diseño mismo, en el cual se siguen pautas  para el desarrollo exitoso del proceso y para ellos debe cumplir con elementos fundamentales en los cuales ha de dar sensación de claridad una secuencia lógica de datos y demostrar el logotipo a que empresa pertenece.
7. Para una organización es importante determinar los formularios de poco uso, la duplicación de formas para un mismo fin y todos aquellos que no satisfacen el propósito del procedimiento.
8. En definitiva podemos concluir que la gestión documental está determinada por  dos enfoques, el clásico el cual basa su importancia en los posesos administrativos que requieren documentos como constancias de su ejecución y el enfoque digital que permite automatizar la recuperación y la depuración de los datos.
9. En conclusión hemos determinado que la gestión documental permite que la información sea presentada  de una manera inteligible para ser aprovechada de forma eficiente dentro de la organización.
10.  En conclusión podemos definir que la gestión documental dentro de la organización es un conductor que interrelaciona los procesos con la finalidad de suprimir las tareas operativas para generar la mayor eficiencia en las actividades más productivas dentro de las misma.

LOS VISIONARIOSEquipo 7

1. La clase de formularios de línea es de las más prácticas y sencillas en su utilización, sin embargo de be utilizarse únicamente para aquellos datos en menores cantidades, también con algunas variantes en su esquema se pueden acomodar mayor cantidad de datos.
2. La documentación y formularios son de vital importancia en una organización debido a la cantidad de información que almacenan, pero con el paso del tiempo incrementan costos y pierden competitividad con respecto a los sistemas informáticos.
3. Muchas empresas son muy tradicionales y mantienen el uso de la documentación al momento de ejecutar sus procesos aunque esto de incremente costos, consideran que es así como mantendrán competitividad y orden.
4. Una gestión documental es parte de las estrategias para administrar recursos informativos con que cuenta y leva una organización, podemos decir que es un enfoque clásico e importante para manejar una documentación que siempre tiene que sobrellevar la organización, tienen que tener en cuenta: giro industrial, tamaño de empresa, número de empleados, etc.
5. En conclusión todas  las empresas documentan y archivan para no tener algún tipo de atrazos o entorpecimientos por la gran cantidad de información que tiene, eso ayuda a desahogar y se hace más fácil la búsqueda ya sea para copiar o moverlas a otros documentos y poder manejar todo tipo de gestión en los procesos y procedimientos.
6.  Toda empresa por su gran mayoría de información que manejan tienen que contar con un medio para poder proteger todos los archivos que contienen información, ya sea en físico o electrónicos. Para la búsqueda se hará más fácil poder encontrarlos, esto ayuda con una mejor fluidez para el desarrollo de cualquier tipo de proyectos.
7. El documento combinado sintetiza toda la información necesaria que se solicita a una persona, y de esa manera ayuda a facilitar la compresión y utilización de datos de manera ordenada al receptor para manipularla.
8. El documento de columnas y reglones lo utilizamos cuando hay mucha información y necesitamos centrarlas en datos puntuales, con este documento concretamos lo importante de forma legible y ordenada

LABORATORIO No. 1

GRUPO: #8 LOS ESTRATEGAS

1. Una gestión documental se vuelve imprescindible para la centralización de la información en una organización y al mismo tiempo protege todos los archivos importantes, ya sea por un medio físico o electrónico, ayudando así a una sencilla y rápida localización.
2. Viéndolo desde el enfoque clásico, los elementos importantes de las formas impresas son: su contenido, la cantidad que se utiliza, el costo que representa, el grado en que permite imprimir celeridad y cohesión a las acciones y constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.
3. Manejar una excelente gestión documental dentro de las organizaciones radica en que esta ayuda a optimizar el tiempo que se invierte en cierto tipo de tareas, para lograr centrarse en actividades más productivas e importantes para los trabajadores.
4. Se puede observar que la gestión documental que se genera dentro de las áreas de la empresa muestra como todas y cada una de ellas de interrelacionan y complementan el trabajo de otros.
5. Los formularios que solo se emplean cuando la información es mínima y  se llenan preferentemente a mano, y solo se ocupan letras, son los formularios de línea, siendo estos los más sencillos.
6. Sabemos que es importante llevar al día el tratamiento y manejo de la información y prescindir de un enfoque digital, ahorrándonos tiempo y trabajo ya que con esta herramienta confirmamos y depuramos datos automáticamente.
7. En una organización los formularios más diversos a ser utilizados son los de uso interno, de uso comercial, diseñados para presentaciones de resultado y requeridos para una instancia externa.
8. Los elementos fundamentales de la documentación son la identificación, orden de los componentes, condiciones para su llenado y las clases de llenado.
9. Los requisitos para la facilidad de compresión y utilización de los formularios son la unidad homogénea, coherente y proporcional; una división modular que permite ordenar y estandarizar y la claridad que facilita la compresión de los datos.
10. La gestión documental es parte fundamental para que una empresa u organización pueda administrar los recursos informativos con que cuenta para manejar la documentación de la plataforma de las operaciones.

CONCLUSIONES EQUIPO 9 LOS EMPRENDEDORES

1. Las oficinas generan y procesan documentos y archivos, lo hacen para guardar y comunicar información, repercute directamente en todas las organizaciones ya que depende de la facilidad y precisión donde se encuentre cuando se busque tal información.
2. Para la localización de los documentos de una manera rápida y sencilla se utilizan los índices, las fechas de la creación de documentos, comodines que cumplan con los criterios del documento que se busca.
3. Dicha gestión documental forma parte de una estrategia que sirve para administrar los recursos informáticos con los que cuenta una organización por su naturaleza radica en el enfoque clásico que maneja la documentación de la plataforma
4. En el enfoque digital meramente la calidad de datos  es decir permite depurara y conformar automáticamente información que contenga distintas bases de datos ya sea aplicaciones  que nos permitan analizar y administrar de una mejor manera imágenes y documentos dados
5. El documento es la herramienta que se utiliza como medio de comunicación puede ser impreso  o electrónico, transmite datos o información de la organización con los propósitos de facilitar y agilizar los procesos procedimientos, disminuyendo la carga de trabajo, con la eficaz administración de todos los recursos y la rápida identificación y protección de la información.
6. Dentro de los elementos funcionales en los formularios la identificación es de suma relevancia para dar a conocer   su procedencia y funcionalidad dentro de los procesos
7. la secuencia de los datos que componen un formulario demuestra el orden lógico con que se ha diseñado llevando el control de sus componentes y el fin con que se ha creado.
8. las instrucciones claras y precisas guías al usuario para llenarlos de una manera mas practica y entendible con los espacios suficientes sobre la información evitando errores de interpretación.
9. Hay tres tipos de formularios: de líneas de columnas y de casias.

• Líneas: su contenido se hace en datos fijos seguidos de líneas.
• Columnas: se usan cuando los datos son afectados por varios datos fijos
• Casillas: se usan cuando hay información excesiva

1. La estructura de un formulario debe facilitar su comprensión y utilización, aplicando unidad, división modular, claridad, dando de esta manera una  imagen y diseño con la aplicación  de una buena técnica.

CONCLUCIONES GRUPO # 10

1. Los formularios son una herramienta básica y fundamental para una organización en la creación de diseño flujo y resguardo correcto de su documentación. También es de mucha importancia para la optimización de tiempo durante los procesos y procedimientos.
2. Un documento nos sirve para comunicar de forma breve y concisa denotando información gráfica, impresa o en formato electrónico según sea la necesidad en la que deseamos presentar los formularios o ahorro de tiempo o espacio.
3. Los formularios no ayudaran a administrar los recursos informativos de una forma estratégica el cual se puede enfocar en las competencias centrales de las operaciones en el día a día de las organizaciones.
4. Los formularios tienen como propósito contar con los formatos adecuados de las necesidades de la organización por lo que mejora la función de los procesos para contribuir a la racionalización y distribución de las cargas de trabajo para la estandarización.
5. Para el diseño de un formulario deben considerarse y analizarse aspectos importantes como el tamaño, formato, dimensión usos y copias y numero de estas.
6. Los formularios que utilizan las organizaciones pueden ser diversos y utilizados para cada área entre estas están los internos para controlar procesos y procedimientos de la misma empresa.
7. Para la implementación de los formularios a los procesos y procedimiento es necesario la adecuación idónea para cada información para que esta sea representada de una forma clara y comprensible para la fácil interpretación y análisis.
8. Los formularios pueden también expresarse en forma de columnas de notando la información completa por datos fijos presentes de forma interactiva, mostrando un documento dinámico que pueden llegar a variar en cada renglón según la información o sucesos que queramos dar a entender.
9. Para el formulario de casillas la información puede ser excesiva, pero en forma resumida para la facilitación de su comprensión ya que define la información de una manera más precisa y puntual.
10. Para todo formulario que deseamos realizar es necesario llevar un orden desde el principio y así facilitar su interpretación a la hora de necesitar la información requerida, y utilizar los datos precisos que necesítanos y operar con un margen mínimo de tiempo.

Conclusiones del grupo 11

1. Cuando logramos completar un formulario estamos convirtiendo este en un documento
2. Podemos identificar dos tipos de formularios que son: el de línea- que es el formulario más sencillo que existe y el de columna- que se utiliza en los datos que se anotan regularmente en la parte superior del formulario o en casos especiales al pie.
3. Los documentos pueden acompañarse de un instructivo para poder completar su llenado de acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad.
4. Para que un formulario sea más fácil de comprender y utilizar es necesario que cumpla los siguientes requisitos: unidad, división modular y claridad.
5. Toda entidad crea documentos y archivos para comunicar y almacenar información, los archivos en papel y de los electrónicos es clave para homogenizar y racionalizar el trabajo
6. Para la protección de los archivos físicos y electrónicos es necesario la centralización y protección de los archivos debido al gran volumen de documentación que existe en toda organización.
7. En resumen la importancia que se le otorga a la gestión documental está enfocada en la fluidez y precisión con la que se puede hacer frente a los asuntos: proyectos de procesos, funciones y operaciones de sistema.

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