Rol Y Funciones Del Analista De Organización Y Funciones

ROL Y FUNCIONES DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Objetivos

Los principales objetivos del Departamento de Organización y Métodos, se traducen fundamentalmente en:

•Fortalecer la gestión universitaria, a través del análisis y la modernización de las estructuras organizacionales, la integración e implantación de los sistemas de administración y control interno, evitando la duplicación y dispersión de funciones.

•Analizar y desarrollar la estructura organizacional de la Universidad bajo criterio y metodología de orden técnico.

•Desarrollar la capacidad administrativa y gerencial en la aplicación de los sistemas de administración

•Compatibilizar las normas básicas de los sistemas de administración y control interno de la Universidad, para lograr una administración transparente, eficiente y eficaz.

Funciones

Las principales funciones del Departamento de Organización y Métodos son:

1. Compatibilizar y/o emitir normas básicas de los sistemas de administración.

2. Elaborar normas, reglamentos, manuales de organización, de funciones y de procedimientos y la implantación progresiva de los sistemas de administración.

3. Vigilar y mantener el funcionamiento adecuado de los sistemas e integrar la información generada por los mismos.

4. Realizar diagnósticos generales de la estructura orgánica de las distintas unidades académico-administrativas de la universidad.

5. Coadyuvar en la evaluación de las tareas relacionadas con la racionalización administrativa.

6. Participar en la capacitación y adiestramiento de personal, para estandarizar los sistemas administrativos en cuya formulación haya participado.

7. Sugerir modificaciones en las reglamentaciones, formas de operación y otros procedimientos que tiendan a mejorar los procesos administrativos.

8. Estudiar y recomendar procedimientos de simplificación del trabajo en el diseño de formularios y flujogramas que tiendan a mejorar la eficiencia y calidad entre las unidades.

9. Proporcionar asesoramiento a todas las dependencias de la Universidad en materia de métodos y procedimientos administrativos.

Organigrama

La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesoría al nivel jerárquico de la Organización, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran nuestros Analistas de Organización y Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la Organización, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo.

Los Estudios de Organización y Métodos representan el análisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.

El alcance de los estudios de Organización y Métodos comprende desde los cambios estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa, va desde la simplificación de trámites hasta la reforma total de la organización. El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y Métodos, para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características que debe contener los análisis del mismo.

Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.

Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano.

1.1 Concepto

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Métodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea

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