Sistemas Y Procedimientos

Finalmente se abordan las dos últimas etapas del estudio de sistemas y procedimientos: implantación y mantenimiento. Ambas son por demás importantes y no deben descuidarse.

La implantación es la prueba de fuego de nuestras ideas; no basta con pensar las soluciones o los cambios, sino que hay que ponerlos en práctica, lo cual es difícil, si aceptamos que a los humanos nos gusta la rutina y que nos oponemos por lo tanto a los cambios. El analista aquí, por lo tanto, deberá convencer de la bondad de sus propuestas.

El mantenimiento es la última etapa de nuestro estudio, mediante la cual aseguramos que nuestros procedimientos son actuales o en caso contrario determinamos los ajustes pertinentes y esto a su vez es la retroalimentación para iniciar nuevamente el ciclo de estudio de sistemas y procedimientos, a través de la preparación y lo demás ya comentado.

1 Implantación del nuevo procedimiento

1.1 Modalidades

Ahora será necesario llevar a la práctica el procedimiento definido. En la implantación de un nuevo procedimiento se podrá adoptar cualquiera de las siguientes modalidades.

1.1.1 aplicación parcial

En los casos en que se prevé una fuerte reacción al cambio, podemos aplicar poco a poco el nuevo procedimiento y a medida que se obtienen los resultados previstos, se va ampliando su campo de acción.

1.1.2 aplicación en paralelo

A veces es conveniente dejar en operación el procedimiento anterior y simultáneamente hacer operar el nuevo procedimiento, de tal manera que se asegure que la información tenga la consistencia establecida a través del medio antiguo, el cual se sustituye cuando el nuevo opera en forma eficiente y eficaz. Este tipo de aplicación es normalmente empleado al cambiar de un sistema manual a uno electrónico para el procesamiento de datos.

1.1.3 aplicación total definitiva

Cuando se tiene la seguridad del éxito del nuevo procedimiento y existe la colaboración del personal, podemos decidir el cambio total del procedimiento de un momento a otro. Todo esto no quiere decir que no se requiera hacer pequeños ajuste en el procedimiento en el momento en que sean detectados; el mejor procedimiento no está exento de errores y es preferible corregirlos tan pronto como se conocen.

1.2 procedimiento para la implantación

Ahora bien, antes que nada queremos dejar establecido que la implantación de un procedimiento nuevo se podrá realizar sin mayores complicaciones si se toma en cuenta y se mantiene comunicación permanente a lo largo de todo el estudio, con las personas beneficiadas por el cambio y los jefes inmediatos de éstas. En esta forma todos estarán al tanto del avance de nuestro trabajo y podrán en todo momento presentar sugerencias de mejora, lo cual a la larga los sensibiliza para aceptar el procedimiento que finalmente se diseñe. Difícilmente alguien pueda rechazar algo que él mismo contribuyó en mayor o menor grado a formar.

En este orden de ideas, en la implantación se seguirán los siguientes pasos.

1.2.1 aceptación del personal beneficiado por el cambio y de sus representantes.

1.2.2 Adiestramiento del personal.

1.2.3 Verificación de la enseñanza.

Ahora explicaremos cada uno de esos pasos.

1.2.1 aceptación del personal beneficiado por el cambio y de sus representantes

Este paso puede estar ganado de antemano si se mantiene una comunicación estrecha con los beneficiados por el cambio. Hay que procurar siempre alentar las sugestiones de los empleados sobre las mejoras posibles y siempre que sean aceptables, deben adoptarse reconociendo su mérito. Las sugestiones importantes pueden incluso ser merecedoras de una recompensa económica.

En mucho casos puede presentarse una resistencia para aceptar el procedimiento propuesto, pero esto normalmente se trata de una reacción al cambio, que es afín a todos los seres humanos, la cual se elimina mediante un adecuado convencimiento por parte del analista, para lo cual una vez más hacemos hincapié en las necesidades de incluir a los usuarios durante la realización del estudio, proporcionando ideas para señalar los puntos ineficientes del procedimiento y la forma de corregirlos; otras veces hay que demostrarles con hechos objetivos las ventajas de los procedimientos propuestos: menos tiempo ocupado, posibilidades de hacer actividades más creativas, ocupar un puesto superior, entre otros; finalmente, también puede fomentarse la aplicación de las modificaciones, despertando un orgullo de ello en las personas elegidas para llevarlo a cabo. Lo que nunca deberá hacerse es imponer un procedimiento que de aceptar de antemano que se va a fracasar.

En resumen, para entender la reacción al cambio presentada por el personal, ante todo el analista debe “ponerse en los zapatos” de quienes la están sufriendo. Los representantes de los trabajadores cuando sea el caso, también deberán estar al tanto del nuevo procedimiento, con el fin de evitar así problemas obrero patronales.

1.2.2 adiestramiento del personal

Ante todo deberá contarse con el instructivo de procedimientos del nuevo trámite y disponer de copias suficientes para cada uno de los empleados. En el adiestramiento

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