ESTUDIO DE SISTEMA Y PROCEDIMIENTO

ESTUDIO DE SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS

Concepto de "sistema".

De acuerdo a tos postulados de la teoría administrativa el concepto de "sistema" más aceptado es el siguiente: "Un ente formado por un conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes, con un objetivo determinado".

Según Rodríguez Valencia:

"Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus

partes están interrelacionadas a través de un orden lógico, que concatenan sus

actos hacia un fin determinado".

Según Barisch:

"Son los medios por los cuales el personal de una empresa opera para

lograr los objetivos de ella".

A mi forma de entender un sistema, lo describiría también como la "unidad

en la diversidad para el logro de un objetivo común"

Concepto de "procedimiento".

Dentro de la operación cotidiana y regular de cualquier organismo social, existen conjuntos de actividades que es necesario realizar rutinariamente, una y otra vez. Por ejemplo para comprar, contratar personal, elaborar nóminas, promover al personal, tramitar un pedido, realizar un inventario, autorizar inversiones, obtener material de los almacenes, autorizar gastos de viaje, reportar la producción diaria, solicitar la reparación de una máquina, etcétera. A estos conjuntos de actividades en secuencia, en cuya ejecución participan generalmente personas de diferentes departamentos, oficinas o secciones se les conoce con el nombre de procedimientos.

También el "procedimiento" puede definirse como: "la secuencia cronológica de pasos que se tienen que seguir para alcanzar el objetivo del sistema". Se puede entender también como "el lazo de unión entre todos los elementos de un sistema ya que indica el momento y la forma en que cada uno debe participar".

En relación a las actividades de un organismo social y con objeto de evitar improvisaciones y pérdidas de tiempo, es preferible invertir el tiempo que sea necesario en estudiar cuál es la mejor forma de hacer las cosas, que tipo de información se requiere, qué "machotes", reportes o formas son convenientes, qué personas de acuerdo con su puesto de trabajo deben participar, cuál debe ser la secuencia de actividades, con qué frecuencia o en qué casos se requiere la ejecución de las actividades, etc., y elaborar el procedimiento correspondiente. Es primordial que los procedimientos se establezcan por escrito y conveniente que incluyan los objetivos o antecedentes, las políticas relativas, una gráfica en donde se muestren todas las actividades que regularán, las formas o documentos de trabajo qué serán utilizados, el número de copias de cada documento, instrucciones detalladas para el llenado de formas, su

distribución, las acciones que cada involucrado en el procedimiento debe de realizar, etcétera.

Objetivos y ventajas de los estudios de sistemas y

procedimientos.

Objetivos

Es conveniente en esta fase precisar con toda claridad los problemas detectados. Esto permitirá fijar bases para determinar el objetivo del estudio, a fin de evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo posterior. Es recomendable que antes

de iniciar el estudio, el jefe del proyecto junto con los responsables afectados estén convencidos de la definición del objetivo.

Ventajas

Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejorar el proceso y su deficiencia.

Metodología en el estudio de sistemas y

procedimientos.

Para realizar un estudio de sistemas y procedimientos administrativos, se requiere de un marco de referencia metodológico que permita identificar claramente los factores bajo estudio y analizar en forma ordenada y sistemática sus componentes del modo racional más posible utilizando las técnicas más adecuadas.

Se propone llevar a cabo la siguiente metodología (figura 1.1) que

contemple los siguientes pasos:

1.-Visión del estudio.

2.- Planeación del estudio.

3.- Registro de los datos.

4.- Análisis de los hechos.

5.- Desarrollo de la mejor solución. 6.- Implantación del nuevo procedimiento.

7.- Mantenimiento de los procedimientos.

A continuación daremos una breve explicación de cada paso, y en los siguientes capítulos profundizaremos en ellos:

1.10.1 Visión del estudio.

Constituye la etapa inicial de un estudio, a partir de la cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propósito.

1.10.2 Planificación del estudio.

Para iniciar la preparación del estudio de sistemas y procedimientos se debe contar primeramente con el apoyo de la dirección. En este sentido, las condiciones para ejecutar este trabajo son ideales ya que se puede coordinar al personal con más facilidad.

Este es el segundo paso para realizar un estudio, y precisa su naturaleza y alcance, es decir, establece los "términos de referencia" para orientar su ejecución.

1.10.3 Registro de los datos.

El analista de sistemas y procedimientos debe tomar en cuenta la gran variedad de diagramas que existen para recopilar los datos y hechos. Para cada estudio concreto debe determinar los que le conviene aplicar para captar mejor la situación que se debe estudiar. Así como no es conveniente utilizar todos los diagramas en un solo estudio, tampoco conviene no utilizar ningún diagrama. Cualquier dato registrado debe ser resultado de la observación directa y no de la imaginación.

1.10.4 Análisis de los hechos.

El análisis de la información recabada debe efectuarse mediante la

aplicación sistemática de la "Actitud interrogante", la cual consiste en cuestionar

el porqué y para qué de las cosas.

1.10.5 Desarrollo de la mejor solución.

En esta etapa hay que ver otras formas alternativas para realizar el procedimiento, tratando de eliminar los problemas detectados, y posteriormente se determina la mejor solución.

Para encontrar la forma más adecuada en que debe llevarse a cabo una actividad, el analista de sistemas y procedimientos debe contestar a las

siguientes preguntas.

¿Qué debería hacerse?

¿Quién debería hacerlo?

¿Dónde debería hacerse?

¿Cuándo debería hacerse?

¿Cómo debería hacerse?

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