Subsistemas De Informacion Interna

INTRODUCCIÓN.

Los subsistemas de información interna tienen como misión fundamental proporcionar medidas de la actividad y rendimiento presentes: ventas, costos, inventarios, etc. Su función es controlar y comprobar que la información interna cumpla las misiones para las cuales están pensadas, tales como artículos sobre los que informar, tipo y cantidad de información, así como agilidad y desfase de la información tanto por exceso como por defecto.

Hoy el hombre de negocios que trabaja 30 años utiliza mas de 1 millón de hojas de papel que pesan 4 250 kg. Más de 120 millones de cheques se elaboran y se cobran cada día. Más de 35 mil millones de documentos se procesan anualmente en estados unidos. Y más del 75% de la información de que actualmente dispone el género humano ha sido producida en los dos últimos decenios. Dado que al año se generan 75 mil millones de datos nuevos, es difícil entenderlos y mucho más aun usarlos. Los gerentes de hoy día, reciben montones de datos, que pueden ser convertidos en enormes cantidades de información.

Estados unidos ha dejado de ser una sociedad industrial para transformarse en una sociedad de la información. Ese cambio se produjo en 1950, cuando el número de norteamericanos que trabajaban en empleos dedicados al procesamiento de la información rebaso al de los que forman parte del sector industrial. En el futuro, superaran también al número de quienes están en los otros tres sectores considerados globalmente: agricultura, industria y servicios.

Las sociedades modernas están orientadas a la tecnología y empiezan a modificar sus características a ritmo acelerado. Algunos hechos en el sector de la información repercutirán de modo profundo en la sociedad y en las empresas.

A medida que aumentan la cantidad y la velocidad con que la información se pone al servicio de los gerentes, el flujo de ella debe ser más selectivo. Los modernos y refinados sistemas de información suministran información generada internamente y en el ambiente, algunos de los cuales mencionamos en el presente documento.

CONCEPTO DEL SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN INTERNA.

El ambiente de mercadotecnia se divide en dos grandes subsistemas: subsistema interno (que se halla en el seno de la organización) y el subsistema externo (que está fuera de ella).

Para comenzar vemos que:

Sistema es un todo organizado (o un grupo de unidades distintas que constituyen un todo integrado que funciona u opera en armonía y sincronía, casi siempre en respuesta a cierto tipo de control.

Información son datos debidamente organizados y que aportan utilidad o adquieren un carácter relevante para una persona determinada.

Entonces tenemos que:

Un Subsistema de Información de Interna es una estructura permanente e interactiva compuesta por personas, equipo y procedimientos, cuya finalidad es recabar, clasificar, analizar, evaluar y distribuir información pertinente, oportuna y precisa que servirá a quienes toman decisiones de mercadotecnia para mejorar la planeación, ejecución y control. Su costo es bajo y se obtiene de forma rápida

Los sistemas de información de la empresa son los encargados de gestionar la información y hacer posible su utilización.

La información interna es inherente a las organizaciones. Y es que, una organización es, al fin y al cabo, un conjunto de personas que interaccionan intercambiando información. Por ello, la información interna en una organización se considera mucho mas importante (su volumen es generalmente mayor) que la información externa

Las direcciones de las entidades, en la mayoría de las ocasiones, no disponen de una información que les resulte verdaderamente útil para dirigir y tomas decisiones ya que estas son muy voluminosos o no son veraces.

DISEÑO DEL SUBSISTEMA.

Diseños de sistemas comprende la determinación de los requerimientos del nuevo sistema, esto incluye el trabajar con las personas y resolver los problemas de las áreas.

Diseño del sistema mejorado de información. Conforman esta etapa las siguientes actividades: Utilización de gráficas de flujo de sistemas, diagramas de flujo del proceso y gráficas de distribución, para describir las etapas generales de procesamiento de la información. - Descripción de la entrada, la salida, los requisitos de archivo, las etapas de procesamiento, los requisitos de comprobación y la documentación para todos los programas de computadoras y los procedimientos de hombres y máquinas que se requieran. - Bosquejo de los procedimientos necesarios para asegurar las posibilidades de mantenimiento, la compatibilidad y las posibilidades de ampliación de los métodos y los procedimientos que constituyen el sistema de información para la administración.

El objetivo del diseño de todo sistema de información debe satisfacer las necesidades de información del usuario. La productividad de la empresa depende de que el suministro de información de calidad se produzca puntualmente, esto es, información adecuada al usuario en el momento preciso.

A) INFORMACIÓN ORIGINADA EN LA CONTABILIDAD.

El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar la información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de las organizaciones. La información financiera también la requieren personas externas-propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el público, quienes han proporcionado dinero a las empresas o quienes tienen algún interés en el negocio que pueda servirse de información sobre su posición financiera y resultado de sus operaciones.

El sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad. Para seguir la huella de las actividades financieras y resumidas en forma útil para quienes toman las decisiones.

Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede hacer uso de computadores y pantalla de videos, como también de registros manuales e informes impresos.

Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información. (Soriano, S.C., 1990)

El tipo de información que un usuario determinado necesita, depende de los tipos de decisiones

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