TAREA 2 APA 2

PERLA JAZMIN MORALES RODIGUEZ

IDE: 14000352

HORARIO : DABADO DE 10:00 A 11:00 AM

AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

TAREA 2

OBSERVACIONES:_________________

PUNTEO:________________________

GUATEMALA MAYO DEL 2014

A )

Al momento que el empleado ingresa a la empresa, inicia un proceso por el cual deberá pasar, por este mismo se anota en un libro donde se refleja la hora de ingreso de este mismo, y este es firmado por el para dar constancia de que no es falsificado. Continuamente una persona de seguridad es encargada de revisar estos informes diariamente.

Propuesta

Con el reloj de control de entrada y salida, al momento del ingreso del empleado, la hora será automáticamente registrada justo con la huella digital, con esto se ahorrara el tiempo que la persona de seguridad toma para hacer revisión de todos los datos diariamente.

No es necesario

No es necesario que se anote en el libro, y ponga la hora exacta de su entrada, ya que esto demora mucho tiempo de productividad.

Si es necesario

Es necesario que se automatice este proceso debido a que no demorara el empleado en anotarse en el libro, ni hacer la cola de empleados diariamente para poderse anotar.

Costo

Se podrá ahorrar el salario de la persona de seguridad, ya que este mismo podrá hacer otras tareas, y no se tendrá que contratar a otra persona que se haga cargo de la seguridad mientras este supervisa el libro.

El aparato de control de ingreso y egreso, tendrá un alto costo pero luego se podrá observar la inversión que le dará valor a la empresa.

Inciso B

Luego de transcurridos 15 minutos después de las 8 de la mañana el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.

Explicación

Luego de que el agente de seguridad privado supervisa la hora de ingreso de cada empleado de la empresa, este mismo lo tiene que llevar a un departamento especial (Jefatura de personal)

Propuesta

Con el mismo reloj de control de ingreso y egreso, esta tarea ya es automatizada porque en el software del programa es enviado automáticamente al departamento de Jefatura de personal y queda guardado en su computador.

No es necesario que se tenga que llevar este reporte diariamente, usando la tecnología de computadores, en cuestión de segundos la información podrá llegar a manos de la jefatura de personal.

Si es necesario que esta información le llegue a la jefatura de personal, pero de una forma automatizada para no desperdiciar el tiempo en el traslado.

Costo

Esto no tendrá ningún costo, pero si tendrá ganancias con respecto al tiempo que se ahorrara enviándolo por medio de correo electrónico.

Inciso C

En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un tiempo aproximado de 3 horas traslada los datos a una hoja de Excel, denominado reporte de asistencia.

Explicación

El analista de RRHH toma mucho tiempo de sus horas laborales, ingresando datos por datos en un software, para poder obtener el reporte de asistencia.

Propuesta

El analista de recursos humanos, como ya tendrá los datos diarios, este mismo ya solo tendrá que imprimir la hoja con todos los datos de la mañana y tendrá el reporte de asistencia impreso y en su computador.

No es necesario que tome las 3 horas para colocar los datos en una hoja de Excel

Es necesario que estas automáticamente sean enviadas, como resultado final y ahorrar tiempo ya solo imprimiendo los datos finales semanalmente.

Costo

Aunque sea el cambio diminutivo se podrá ahorrar aproximadamente 2 horas y 45 minutos de luz, porque el analista no tendrá que usar el computador por tanto tiempo, este solo tendrá que tomar unos pocos minutos para imprimir el reporte de asistencia.

Inciso D

El reporte es trasladado al Jefe de Personal de la Empresa, donde es archivado, para que al final de la semana sea totalizado el número de minutos ingresados después de las 8 de la mañana.

Explicación

El analista, le entrega los datos diarios al jefe de personal de la empresa. Y este mismo los tiene que guardar en un archivo para que no se pierda ningún dato importante, y así mismo al final de la semana este pueda tener los minutos perdidos de las personas que ingresaron tarde a laborar.

Propuesta

El analista le envía una copia a su correo electrónico, de los informes diarios al jefe de personal, y este mismo ya solo los adjunta semana por semana en una carpeta en su computador teniendo otra copia en su mano.

No es necesario que la información, sea solamente en papel archivado, sino que puede ser archivado en el computador.

Si es necesario que la información llegue al jefe de personal, para que el lleve un control.

Costo

Se podrá ahorrar gran cantidad de hojas diarias con respecto al control de ingreso y salida del personal que labora para le empresa.

Inciso E

Al final de la semana se consolida y se espera a tener los reportes semanales para consolidar el mes de llegadas tardes y luego informarle al empleado.

Explicación

Los empleados, esperan el reporte semanal de sus llegadas tardes.

Propuesta

Enviar un correo a cada empleado con sus resultados semanales, de sus llegadas tardes y llegadas a tiempo, si este tuviera alguna llegada tarde, el mismo sabrá que tiene ya un memo en su perfil en la empresa, el cual le quita cierto porcentaje de su sueldo mensual.

No es necesario que una persona le informe al empleado acerca de sus faltas o llegadas tarde a trabajar.

Si es necesario que el empleado tenga un acceso a una cuenta de perfil en la empresa para que pueda ver el mismo su record semanal, memos si en caso es necesario o sanciones por llegadas muy tarde a la empresa.

Costo

El costo de esto no será ninguno debido a que se podrá enviar al perfil

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