Tecnica Scamper

ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE AHORRO EN UNA EMPRESA DEL RAMO METALMECÁNICO

Franc nos muestra la forma en poder resolver los conflictos en las organizaciones por medio de una Técnica llama SCAMPER la cual consiste en “orientar a los equipos en la aplicación de la misma en un problema que resulte significativo para todos los integrantes” (Ponti, 2012).

La administración de los Fondos de Ahorro de los trabajadores estaba a cargo de los departamentos de Recursos Humanos de las distintas localidades del Grupo.

Cada departamento de Recursos Humanos tenía la responsabilidad de:

a) conservar los estatutos de conformación de los fondos de ahorro, tanto del personal sindicalizado como no sindicalizado.

b) Hacer la retención vía nómina de los porcentajes destinados al fondo tanto de la nómina semanal como mensual.

c) Solicitar vía transferencia, el depósito de los importes que integran el fondo (lo retenido a los trabajadores y lo que la empresa tiene la obligación de aportar al fondo).

d) Verificar que esa transferencia quede hecha en tiempo y forma a Banamex por parte del departamento de Tesorería. e) Recursos Humanos solicita al banco invierta los fondos para lograr mayores rendimientos.

f) En caso de baja de algún trabajador, extender el cheque para retiro del fondo.

DESARROLLO

Controles clave:

Dentro de los estatutos se especifica quienes serán los encargados de solicitar las inversiones, extender los cheques y las firmas de autorización para el retiro de los fondos. Con el fin de evitar fraudes, se estipuló que gente de contraloría o la gerencia de planta serán las firmas titulares y la firma de Recursos Humanos será la segunda firma.

Conflicto con los controles clave

En los estatutos de negocio, quedo establecido que gentes de Departamento de Recursos Humanos podían firmar los cheques de retiro, sin la necesidad de autorización adicional. Tanto, la firma titular (Primera), como la mancomunada, las tenían en RH, quedando como opcionales tanto las firmas de contraloría como la de Gerencia de Planta. Derivado de este descuido, no identificado por auditoria, el personal defraudo al fondo con una cantidad aproximada de $ 450,000.00. Se procedió penalmente en contra de la responsable de Recursos Humanos de esa Planta.

Análisis de causa raíz:

Falla en el control clave, no se puede permitir que firmen dos personas de una mismo Departamento, se observa mucho riesgo de reincidencia por lo endeble del control, se propone cambiar la forma de administrar los fondos.

Solución:

Se busca la administración externa de los fondos en una casa de bolsa; con el fin de eliminar la posibilidad de defraudar a los trabajadores. Se analizan tres casas de bolsa que tienen dentro de sus servicios la administración de este tipo de fondos con la garantía de constituirlos notarialmente. La empresa se inclinó por la casa de Bolsa Valmex, pues ofrece los mejores rendimientos y garantías. La responsabilidad de Recursos Humanos recae en la administración del software destinado para cargar archivos con aportaciones, tanto de la empresa, como del trabajador, solicitar a la administradora de los fondos las aportaciones de los trabajadores dados de baja y notificar a través del sistema la baja.

APLICACIÓN DE LA TECNICA SCAMPER PARA LA SOLUCION DEL PROBLEMA

SUSTITUIR

¿Qué cambiar primero, la forma del ahorro del dinero o el personal encargado de RH?

Es importante sustituir inmediatamente al encargado del manejo del fondo de ahorro, ya que esto es una acción inadmisible dentro de cualquier organización.

Posteriormente buscar la mejor solución en cuanto al manejo del fondo, ya sea que lo administre un banco o la casa de bolsa.

En este caso se opto por la casa de bolsa que da mayores beneficios y un seguro en cuanto al dinero.

¿Sustituir inmediatamente las firmas autorizadas en los cheques de la administración de la cuenta, mientras se encuentra la mejor solución?

Realizar la sustitución

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