Tecnicas Para La Gestion

Para la gestión y administración de programas y proyectos se han desarrollado varios métodos o técnicas utilizados para planificar, ejecutar y monitorear la secuencia temporal de una serie de actividades, entre las que se establecen relaciones a realizarse en un tiempo limitado y con medios limitados.

Examinaremos tres métodos: el diagrama de Gantt, la técnica de evaluación y revisión del programa (PERT) y el método de la ruta crítica (CPM).

2.1. EL DIAGRAMA DE GANTT

El Diagrama de Gantt, denominado también, cronograma de actividades o gráfico de barras, fue desarrollado a principios de 1990, por el teórico de la dirección científica Henry Laurence Gantt, quien propuso un sistema de gestión y administración, que representaba gráficamente un modelo de planificación de todas las actividades, tareas y acciones organizacionales, programadas para la realización de un proyecto, permitiendo su visualiza-

ción, seguimiento y control, con el propósito de contrastar su progreso real de acuerdo con lo previamente programado.

2.1.1. Funciones del diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt, como sistema o herramienta de planificación, per-mite al director del proyecto representar gráficamente un programa de trabajo correspondiente a un proyecto y hacer un seguimiento a su progre-so, igualmente, es un buen medio para comunicar al equipo de trabajo del proyecto.

a) Monitorear el progreso periódico (días, semanas, meses) de las actividades consideradas en el programa de trabajo del respectivo proyecto;

b) Hacer seguimiento al uso de los recursos, según las asignaciones propuestas, y efectuar los ajustes cuando el caso lo amerite;

c) Adoptar las decisiones cotidianas para modificar el ritmo de trabajo en función de los recursos disponibles y el tiempo;

d) Guiar las decisiones que deban tomarse en consideración a las reprogramaciones futuras de las actividades o tareas respectivas.

2.1.2. Descripción del diagrama de Gantt

No existe una estandarización del diagrama de Gantt, este depende del profesional que lo diseñe y/o ejecute, los datos que quieran incluir, y la forma de grafiarlo. Normalmente consta de un conjunto de columnas. En la columna de la izquierda se consigna la información referente a las actividades o tareas a desarrollar, que puede estar numerada o codificada; en algunos casos o cuando sea necesario, se agrega la columna de los recursos a utilizar en su ejecución; en las columnas de la derecha se incluye las barras que indican la duración de las actividades o tareas, conforme a la unidad de tiempo más adecuada con base en la magnitud (días, semanas, meses).

Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha qué desciende de las tareas más importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la más importante.

2.1.3. Construcción del diagrama de Gantt

Para la construcción del diagrama de Gantt los responsables del programa o proyecto, deben realizar previamente un plan estratégico de actividades o tareas pre-operativas y operativas, en un secuencia lógica y asignarles la duración estimada para su cumplimiento, con el fin de evaluar si todo lo programado efectivamente se logra.

Es importante tener en cuenta que la gráfica debe mostrar claramente los tiempos de inicio y terminación de cada actividad o tarea, estimados en función de los recursos disponibles. Es necesario incluir tanto las tareas o actividades controlables de la ejecución del proyecto o programa de trabajo, como aquellas que son ejecutadas en otras unidades de la organización y que, si bien escapan a su control, condicionan el cumplimiento de los objetivos trazados.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es que en la gráfica deben aparecer claramente definidas y plasmadas la denominación de cada actividad y la holgura existente entre su terminación y el inicio de una actividad posterior.

Para la construcción del diagrama de Gantt en primer lugar dibujamos las columnas, atendiendo el plan estratégico de actividades o tareas y la du-ración de cada una de ellas.

ACTIVIDADES

En segundo lugar se escriben los nombres de las actividades o tareas en la primera columna, ordenadas según su ejecución, algunos incluyen una columna de códigos para las actividades, como aparece en la ilustración; y en tercer lugar se coloca la unidad de medida de la duración o tiempos (días, semanas, meses), que luego se van se van asignando en las columnas siguientes conforme a lo estimado para la realización de cada actividad. Como la ejecución de las actividades o tareas incluye

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