Teoría Administrativa

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ADMINISTRACIÓN

Cuando el hombre empezó a trabajar en grupo surgió entonces la administración, y, en este aspecto, los antiguos egipcios fueron excelentes administradores, dado que organizaron y controlaron a más de cien mil trabajadores por más de veinte años en la construcción de sus pirámides.

Etimología y concepto. El termino Administración proviene de los vocablos latinos Ad (dirección, tendencia), y Minister (obediencia, subordinación), significando por lo tanto "aquel que realiza una función para otro o aquel que presta un servicio a otro".

Varios entendidos han conceptualizado esta disciplina según su propio criterio, de tal manera que en la actualidad existen varias definiciones al respecto. La administración es " el esfuerzo humano coordinado para obtener la optimización de todos los recursos a través del proceso administrativo, a fin de lograr los objetivos constitucionales. Otros autores sostienen que es " el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos"; o bien que "consiste en planear, organizar dirigir, y controlar diversas actividades que permite a cualquier organización alcanzar el o los objetivos mediante la optimización de los recursos humanos, técnicos, materiales y económicos".

En cierta bibliografía se define a la Administración como " la manera en que se van a lograr los objetivos o las metas propuestas con el esfuerzo de los miembros de la organización, con la ayuda de recursos tecnológicos, financieros y físicos a través de un proceso de planeación, organización, dirección y control. Henry Fayol, el padre de la Administración moderna, afirmo que administrar es simplemente "prever, organizar, mandar, coordinar y controlar". Este personaje ejerció e interpreto la Administración como una manera de prever o ver el futuro y trazar la acción, organizar o construir el organismo material y social, dirigir o guiar al personal, coordinar o ligar todos los actos, y controlar o verificar que todo suceda según lo previsto o planificado.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Toda ciencia, disciplina y proyecto plantea sus objetivos, y la Administración pretende alcanzar los siguientes:

- Eficacia. Para que la empresa alcance sus metas.

- Eficiencia. Para lograr los objetivos con el mínimo de recursos.

- Permitir a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla.

- Asegurar que la empresa produzca y/o preste sus servicios.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

Es un organismo social encargado de hacer que los recursos sean productivos, así mismo es importante ya que busca el logro de los objetivos a través de personas mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave de un sistema organizacional, comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza los demás subsistemas.

Mediante el ejercicio de la Administración, la humanidad ha logrado desarrollo económico, político y social; por lo que es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad; e incluso, en la vida diaria es necesaria la administración.

Figura 1: Tipos de desarrollo que genera la Administración

Resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre, por lo que es necesario apuntar la importancia de esta disciplina:

- Universalidad. Esto valida que la Administración es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social.

- Simplificación del Trabajo. Esto se logra al establecer principios,

métodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectividad.

- Productividad y Eficiencia. Ambas están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

- Bien común. Con los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, pues ello proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

DIFERENCIAS ENTRE EFICACIA Y EFICIENCIA

A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia y se les da el mismo significado; y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos)

Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos la meta.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.

Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.

Se puede dar el caso que se alcanzó la meta de construir una autopista en un semana tal como se había previsto (fuimos eficaces), pero para poder construir la autopista, se utilizaron mas recursos de lo normal (no fuimos eficientes).

Caso contrario, se utilizaron un 10% menos de los recursos previstos para construir la autopista pero no se logró terminarla en una semana como estaba previsto (fuimos eficientes pero no eficaces).

Lo ideal sería construir la autopista en una semana y utilizar no más del 100% de los recursos previstos. En este caso seriamos tanto eficaces como eficientes.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS O PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas para llevar a cabo una actividad, y en el proceso administrativo se distinguen fases o etapas sucesivas

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