UNIDAD II Enfoque Sistemático Y Su Aplicación En Las Organizaciones.

UNIDAD II Enfoque sistemático y su aplicación en las organizaciones.

2.1. Conceptualización básica del sistema

Un sistema es un conjunto de elementos íntimamente relacionados que actúan e interactúan entre sí hacia la consecución de un fin determinado.

Para que esos elementos puedan actuar como un sistema, tienen que existir relaciones o conexiones de alguna forma u otra entre las partes individuales que constituyen el sistema.

Según Spedding en 1979 nombra a un sistema como: “Un sistema es un grupo de componentes que pueden funcionar recíprocamente para lograr un propósito común. Son capaces de reaccionar juntos al ser estimulados por influencias externas. El sistema no está afectado por sus propios egresos y tiene límites específicos en base de todos los mecanismos de retroalimentación significativos”

2.1.1. Elementos del sistema

El sistema se constituye por cuatro elementos para su existencia y una relación entre ellos, los cuales son:

Entrada o insumo: Es la fuerza de arranque del sistema, suministrada por la información necesaria para la operación del sistema. Abastecen al sistema de lo necesario para que cumpla su misión por ejemplo, capital, personal, materia prima.

Procesamiento o transformador: Es la transformación de los insumos, de acuerdo con ciertos métodos propios, con sistemas que son subsistemas, ejemplo, producción, ventas, finanzas y contabilidad.

Salida o producto: Es la finalidad para la cual se reúnen los elementos y las relaciones del sistema. Es el resultado del proceso y a su vez, es un insumo de otros sistemas, (empresas, clientes, etc.)

Retroalimentación: Se refiere a la función del sistema que busca comparar la salida con un criterio previamente establecido. Es la evaluación o aceptación de los productos o servicios por el medio ambiente para corregir procesos en la práctica, es el análisis de los resultados en relación con la aceptación del usuario, cliente o consumidor, respecto de lo que produce la empresa.

2.1.2. Clasificación general de los sistemas

Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con:

El grado de interacción con otros sistemas:

Sistemas abiertos: Se llaman sistemas abiertos a todas las estructuras, en las que intervienen seres humanos o sus sociedades, y que tienen íntima relación con el medio o ambiente en el que están inmersos. Con otras palabras, el medio incide en el sistema, y el sistema revierte sus productos en el ambiente. Ambos se condicionan mutuamente y dependen unos de otros. Para que exista un sistema, debe encontrarse siempre un sistema superior.

Sistemas cerrados: Sistemas que no intercambian materia, energía o información con el ambiente.

Por su composición material y objetiva:

Sistemas abstractos: Se presentan cuando están compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas.

Sistemas concretos: Se presentan cuando están compuestos por equipos, por maquinaria y por objetos y cosas reales. Pueden ser descritos en términos cuantitativos de desempeño.

Otras clasificaciones:

Sistemas naturales: Son los existentes en el ambiente.

Sistemas artificiales: Son los creados por el hombre.

Sistemas sociales: Integrados por personas cuyo objetivo tiene un fin común.

Sistemas hombre-máquina: Emplean equipo u otra clase de objetivos, que a veces se quiere lograr la autosuficiencia.

Sistemas temporales: Duran cierto periodo de tiempo y posteriormente desaparecen.

Sistemas permanentes: Duran mucho más que las operaciones que en ellos realiza el ser humano, es decir, el factor tiempo es más constante.

Sistemas estables: Sus propiedades y operaciones no varían o lo hacen solo en ciclos repetitivos.

Sistemas no estables: No siempre es constante y cambia o se ajusta al tiempo y a los recursos.

Sistemas adaptativos: Reacciona con su ambiente mejora su funcionamiento, logro y supervivencia.

Sistemas no adaptativos: Presentan problemas con su integración, de tal modo que pueden ser eliminados o bien fracasar.

Sistemas deterministicos: Interactúan en forma predecible.

Sistemas probabilísticos: Presentan incertidumbre.

2.2. La organización como sistema abierto y sus elementos.

Se basa en el modelo de organización más amplio y complejo que Daniel Katz y Robert L. Kahn desarrollaron, mediante la aplicación de la teoría de sistemas y la teoría de las organizaciones. Luego compararon las posibilidades de aplicación de las principales corrientes sociológicas y psicológicas en el análisis organizacional, proponiendo que la teoría de las organizaciones se libere de las restricciones y limitaciones de los enfoques previos y utilice la teoría general de sistemas.

Características típicas de un sistema abierto:

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:

1. Importación (entradas): La organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energía de otras instituciones, de personas, del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente ni auto-contenida.

2. Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.

3. Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente.

4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación- transformación- exportación.

5. Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico para reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional.

6. Información como insumo: Los sistemas abiertos reciben también insumos de tipo informativo que proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relación con éste.

7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energía

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