Uso De Excel Para La Toma De Decisiones

Uso de Hoja de Cálculo para la Toma de Decisiones

En un mundo incierto, de constantes cambios tecnológicos y crecimiento competitivo, se requiere de un enfoque sistemático y de un razonable análisis para la toma de decisiones directivas, donde las buenas decisiones pueden asegurar el desarrollo y crecimiento de la organización y en el peor de los casos pueden afectar el futuro de ésta. Tanto para las personas como para las organizaciones, es necesario estar seguro que se está tomando la mejor decisión frente a un conjunto de posibles alternativas. El presente ensayo se enfocará en la toma de decisiones de contexto organizacional haciendo uso de la herramienta de hojas de cálculo, aplicados a modelos que optimicen el resultado esperado.

Salina J. (2008) sostuvo que la distinción más importante requerida en el Análisis de decisiones estratégicas es entre decisiones y resultados, ha surgido de la teoría a la práctica para formar una disciplina que permita equilibrar los diferentes factores que existen en una decisión. (p.1). Adicionalmente Lawrence J. y Pasternack B. (2004) indica que las buenas decisiones no se logran fácilmente, son el resultado de un arduo y ordenado proceso mental, donde se requiere del análisis de decisión como punto de partida para tomar decisiones óptimas. (p. 384)

Según Lawrence J. y Pasternack B. (2004), definió la toma de decisiones con certidumbre e incertidumbre. La toma de decisiones con certidumbre, es cuando se sabe con certeza que estado de naturaleza ocurrirá, esto facilita la elección de una alternativa de decisión apropiada y significa que muchos modelos suponen que el futuro se conoce con certeza. Si la toma de decisiones es con incertidumbre o toma de decisiones ante riesgo, es cuando no se sabe con certeza que estado de naturaleza ocurrirá, cuyos modelos se calculan usando estimados probabilísticos. Por consiguiente, entre los modelos que utilizan herramienta de cálculo presentan esta característica.

Al hablar de hojas de cálculo, lo primero que se viene a la mente es el Excel, sin embargo existen numerosos tipos de hojas de cálculo como Quattro Pro, Lotus 1-2-3, entre otros. El Excel es la herramienta más usada en los negocios y la industria, donde se emplean funciones aritméticas. Las razones de su crecimiento e importancia se debe: a) Frecuencia de datos para el análisis en la hoja de cálculo, b) Los datos se pueden convertir con facilidad en información en las hojas de cálculo mediante fórmulas, funciones incrustadas y subrutinas estadísticas o de optimización, c) Los datos e información se pueden convertir con facilidad en pantallas visuales informativas mediante las funciones para tablas y gráficas de una hoja de cálculo y d) Las hojas de cálculos se han convertido en la toma de decisiones para los negocios. Según Lawrence J. y Pasternack B. (2004, p. 38).

Las hojas de cálculo pueden proporcionar una forma cómoda tanto para desplegar como para resolver modelos matemáticos. Pueden variar desde hojas de cálculo sencillas para obtener sólo la solución de un modelo, hasta hojas de cálculo hechas con todo cuidado y diseñadas para llevar desde información de entrada hasta obtener el resultado final, en una presentación agradable a la vista y de fácil lectura de la información.

Lawrence J. y Pasternack B. (2004) señaló que las hojas de cálculos proporcionan el paquete estadístico de “Análisis de Datos”, el paquete de optimización “Solver”, así como la presentación visual de la información en gráficos y tablas. El “Análisis de Datos” en la hoja de cálculo, proporciona a) Estadística descriptiva, permitiendo el cálculo estadístico de muestra; b) Regresión, permitiendo el cálculo estadístico y la ecuación de regresión, así como valores de prueba; c) Suavizamiento exponencial, permite el cálculo de valores exponencialmente suavizados de una serie de tiempo para un valor dado; y d) Anova, que calcula los valores para pruebas de diferencias entre medios de tratamiento de factores individuales o de bloques aleatorios. (p. 44).

Complementando lo antes mencionado, El uso del “Solver” en la hoja de cálculo, determina una solución óptima de la información generada por sus reportes de sensibilidad. Se puede usar para resolver cualquier modelo lineal determinando la optimización mínima o máxima con cualquier número de variable de decisión (ver figura 1), modelo de distribución y redes, modelo de pronóstico mediante la constante de suavizamiento exponencial, modelo de inventario para obtener el valor Q* que representa la variabilidad de la demanda real, para hallar los mejores parámetros que se pueden usar. (p. 84).

Siempre que se realice un análisis cuantitativo con Excel, se recomienda introducir los datos del problema, en la parte superior de la hoja de cálculo y se reserva la parte inferior para el desarrollo del modelo. (Anderson, Sweeney, Williams, Camm, & Martin, 2011)

Figura 1. Solve. Parámetros de Solve. Tomado de la opción del menú de Excel

Cabe indicar también que, la solución a los modelos debe incluir exámenes de análisis apropiados, reportes que puedan utilizar gráficos y tablas para presentar los resultados del modelo. Las hojas de cálculo se han convertido en un vehículo común para exhibir, modelar y resolver numerosos problemas para la toma de decisiones. Los modelos ofrecen a los gerentes la oportunidad de crear buenas soluciones a problemas complejos con base en el apoyo de datos cuantitativos. (p. 46).

Tanto, estudiantes del MBA como profesionales con responsabilidad para la toma de decisiones estructuradas y relativamente complejas en empresas, en las que es preciso contar con un mínimo de información cuantitativa, usan las hojas de cálculo para la toma de decisiones.

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