Auditorias internas

AUDITORIAS INTERNAS

1. OBJETIVO

Establecer las etapas y actividades generales para realizar las Auditorías Internas de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad con la finalidad de determinar si éste es conforme con los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y  las disposiciones establecidas por la organización y si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

1. ALCANCE

Este Procedimiento aplica a todas las áreas involucradas dentro del Sistema de Gestión de Calidad de LUBRICANTES RIGOSA DE CV.

1. DEFINICIONES

1. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado con el que cumple los criterios de auditoría.
2. Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
3. Evidencia de Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
4. Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoria.
5. Equipo Auditor: Dos o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo si es necesario de expertos técnicos.
6. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado y contenidos en los documentos del Sistema de Gestión.
7. Observación: Deficiencia que aunque actualmente no es un incumplimiento a los criterios de auditoría, puede conllevar en un futuro a incumplimiento.
8. Oportunidad de Mejora: Sugerencia por parte del equipo auditor para alcanzar alguna mejora en el proceso.
9. Hallazgo de Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditorías.
10. Programa de Auditoria: Conjunto de uno o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
11. Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.
12. Alcance de Auditoria: Extensión y límites de una auditoria.

1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NO APLICA

1. RESPONSABLES

• El auditor líder, dirige las actividades de planificación y preparación de la auditoria y presenta el informe de auditoría al READ.
• Los auditores revisan la documentación y preparan de ser necesario la Lista de Verificación SGC-RE-006 de los procesos que van a auditar, conjuntamente con el auditor responsable.
• Los auditores ejecutan el Plan de Auditorias y elaboran el informe emitiendo las acciones correctivas y/o preventivas.
• Los auditados facilitan las instalaciones y proporcionan la información que soliciten los auditores.
• Los auditados ponen en marcha las acciones correctivas /preventivas que se deriven del informe de Auditoría Interna.

1. DESARROLLO

1. CALIFICACIÓN DE AUDITORES INTERNOS

1. SELECCIÓN

        El READ selecciona, dentro del personal de la empresa a los candidatos a auditores internos, teniendo en consideración su formación, experiencia y personalidad entre otros atributos.

1. REQUISITOS

El RED selecciona para cada auditoria, el equipo auditor y nombra al auditor líder para que lidere el proceso de auditoría interna, pudiendo ser el READ el auditor líder. Los auditores no auditarán su propio trabajo. Los criterios de selección de los Auditores son:

(*)

El READ emite las nominaciones de los respectivos auditores internos seleccionados de acuerdo a calificación.

1. CAPACITACION

El READ determina las necesidades de capacitación en auditorias y coordina la ejecución de las acciones de capacitación.

Durante el proceso de capacitación se evalúa y califica a los auditores internos. Esta evaluación es extensiva a los auditores ya calificados a través de los cursos de actualización y desempeño en auditorias anteriores. Los registros que evidencian la capacitación y calificación de los auditores internos son conservados en el file personal correspondiente.

1. PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA INTERNA

1. El Representante de la dirección en coordinación con el Coordinador de Calidad elabora el Programa Anual de Auditorías Internas SGC-RE-004, donde se definan las áreas a ser auditadas y los meses planificados, tomando en cuenta el estado y la importancia de los procesos a auditar, así como los resultados de las auditorias previas. Las auditorias se realizan mínimo una vez al año y las veces que el READ lo requiera.
2. El READ selecciona al equipo de auditores internos y controla que las acciones correctivas /preventivas  propuestas se ejecuten.
3. El READ comunica la programación al GG, si está de acuerdo con las fechas propuestas, autoriza al READ  que apruebe el programa, caso contrario indica las modificaciones.
4. Días antes a la auditoria se elabora el Plan de Auditoría Interna SGC-RE-005.
5. El Gerente, Director o Jefe de cada área auditada acompaña al equipo auditor durante la ejecución del proceso de auditoria; en caso contrario nombra a una persona de su área en la cual delega esta función
6. El Coordinador de Calidad, prepara el siguiente material a ser entregado a los auditores antes de la auditoria:

• Reporte de Acciones Correctivas /Preventivas de anteriores auditorias no cerradas a la fecha de la nueva auditoria.
• Lista Maestra de Documentos vigentes contra los que se va auditar.

1. La Auditoria Interna debe contener tres etapas: una reunión de apertura, la ejecución de la propia auditoria y una reunión de cierre.

1. PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA

1. El equipo auditor antes de la auditoria realiza una revisión y estudio de la documentación de cada área a ser auditada y elabora  de ser necesario la Lista de Verificación SGC-RE-006, teniendo en consideración los resultados de auditorias previas, cláusulas de la ISO 9001:2008, documentos aprobados incluyendo la política, los objetivos, entre otros.
2. A la reunión de apertura asisten los Directores, Gerente, Coordinador de SGC, Comité de SGC y jefes de área involucrados en el SGC.

1. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

1. El Equipo Auditor procede a recoger evidencias objetivas a través de entrevistas, observaciones u otros mecanismos, de las actividades del área auditada y llenan el formato Solicitud de Acciones Correctivas /Preventivas SGC-RE-009, en el caso de detectarse una situación que amerite ser considerada como una no conformidad real o potencial del Sistema de Gestión de Calidad. En caso que el auditado no este de acuerdo con la no conformidad encontrada, podrá solicitar en la reunión de cierre que se reconsidere la no conformidad. Si no se llega a ningún acuerdo, el READ tiene la decisión final.
2. El auditor debe registrar en el informe de auditoria quienes fueron las personas entrevistadas y las   no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora encontradas.
3. Para la evaluación de las situaciones registradas, se consideran los siguientes criterios:

• Conforme: Cuando el proceso esta controlado y existe pruebas
• No conforme: Cuando el proceso no esta conforme y no existe registro que demuestren que se efectuó la actividad. Dependiendo de la criticidad de la no conformidad, esta puede clasificarse en No Conformidad u observación

1. REUNION DE CIERRE

1. En la reunión de cierre estarán presentes conjuntamente con los auditores de ser posible los Auditados, Directores. Gerentes, Coordinador del SGC y el Comité de SGC.
2. El Auditor Líder comunica los resultados de la auditoria interna, las no conformidades detectadas y en la medida de lo posible las propuestas de acciones correctivas /preventivas planteadas por los auditados.
3. Se deja como evidencia de la reunión de cierre un acta firmada por los que asistieron a la reunión, la cual también forma parte del informe.
4. Para cada no conformidad el auditor responsable y/o el READ evalúa la causa y la acción correctiva /preventiva planteada o tomada. En caso de considerarlas como no satisfactorias, se contacta con el auditado, solicitando nuevas acciones correctivas /preventivas o la implantación del análisis de causa correspondiente.
5. El seguimiento de las auditorias internas ejecutadas, se hacen a través del responsable del área y se verifica en la siguiente auditoria conjuntamente con la efectividad de las acciones tomadas.
6. La auditoria se considera cerrada cuando todas y cada una de las no conformidades han sido cerradas satisfactoriamente.
7. El Coordinador del SGC envía copias del informe a la GG y a los responsables de cada área auditada.

1. INFORME DE AUDITORIA

1. Finalizada la auditoria, el Auditor Líder entrega un Informe de Auditoria Interna SGC-RE-007, al READ quien lo deriva al Coordinador del SGC para que proceda a redactar las solicitudes de acción:

1. Para las No Conformidades encontradas se generarán acciones correctivas.
2. Para las Observaciones se registran acciones correctivas o preventivas según lo determine el READ.
3. Para las Oportunidades de Mejora, se abrirán acciones preventivas solo si la organización está de acuerdo con la sugerencia presentada.

1. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL AUDITOR

1. Finalizada la auditoría interna el equipo auditor es evaluado, a través del formato Evaluación de Auditores Internos SGC-RE-008 (solo en el caso de personal interno de la organización), el auditor líder es evaluado por el READ o la GG y el equipo auditor por el auditor líder.  

1. REGISTROS

1. Programa Anual de Auditorías Internas SGC-RE-004 (anexo 1)
2. Plan de Auditoría Interna SGC-RE-005                    (anexo 2)
3. Lista de Verificación SGC-RE-006                           (anexo 4)
4. Informe de Auditoría Interna SGC-RE-007               (anexo 4)
5. Evaluación de Auditores Internos SGC-RE-008         (anexo 5)
6. Acta de Reunión de Cierre                                (anexo 6)

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