CONTENIDOS EXPLICADOS DE NORMA FUNDAMENTAL

CONTENIDOS EXPLICADOS DE NORMA FUNDAMENTAL:

Objetivos:

En el objetivo  se fijan unos  parámetros, para que  el uso de los documentos del sistema de gestión de la calidad cumpla con los requisitos de la norma técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008.  

Alcance:

La  norma fundamental  dice que es aplicable para todos los documentos relacionados con el sistema de gestión de la calidad.

Normatividad legal y reglamentaria:

La norma fundamental  está basada en las siguientes normas:

Norma técnica Colombiana NTC-ISO 9001 2008 Sistema de Gestión de Calidad- Requisitos

Ley de educación 30/92, por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior.

Ley 115/94, por la cual se expide la ley General de Educación

Decreto 1767/2006, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Información de Educación

Superior (SNIES) y se dictan otras disposiciones

Responsable:

Todas aquellas personas que estén ligadas a la coordinación de la gestión de la calidad.

Condiciones generales:

En el sistema de información del proceso del sistema de gestión de calidad se encuentran unas condiciones que pueden ser consultadas vía intranet o internet con el fin de tener conocimiento de cuáles son los lineamientos para el manejo de los documentos.  

 La estructura de la documentación del Sistema de Gestión de la calidad

Esta nos habla de la diferente documentación manejada por la organización y la importancia de cada uno de ellos.

Generalidades de la documentación:

son esas características que deben manejar  todos los documentos de la gestión de la calidad que sean empleados en la organización.

Presentación:

son las pautas que deberán tenerse en cuenta al momento del diligenciamiento o creación de documentos del sistema de la gestión de calidad.

Codificación:

Son los códigos que se manejan y asignan a cada tipo de documento estos códigos serán únicos para cada tipo de documentación relacionándolos con el proceso que les dio origen de acuerdo a la gestión de la calidad.

Codificación de documentos Externos:

hablamos que se debe dar una decodificación  a todos los documentos externos que lleguen a la organización que tengan relación con el sistema de gestión de calidad.

Versión del Documento:

cuando se crean documentos todos inician con un número de versión  y  cuando se le realice alguna modificación a dichos documentos inmediatamente su versión cambiará.

Cuerpo de los Documentos:

en el cuerpo del documento encontraremos toda la información que nos explicara detalladamente el documento , el proceso, responsable,el objetivo etc.

Documentación:

Son los diferentes tipos de documentación que conforman el sistema de gestión de calidad.

Mapa de Procesos:

Es el diagrama de las actividades que  se desarrollan en la organización en el cual están agrupadas e interrelacionadas por  procesos.

Documentación del proceso:

Es cuando  la representación gráfica y visual del proceso que facilita su análisis y hará más fácil identificar si es un proceso de apoyo o de procesos primarios y estratégicos.

Documentación de procedimientos:

Es cuando se recaba información detallada de los diferentes procedimientos manejados por la organización, esta información se obtiene de las personas que ejecutan dichos procedimientos, la documentación se dará mediante un diagrama de flujo y una matriz descriptiva.

Tablas de Retención Documental-TRD:

Son unos listados de numeración la cual deberá ser creada para cada proceso productor de información y aprobado por la gerencia de la organización según el comité de gestión documental, estas tablas  permiten determinar el tiempo que tendrá de utilidad  para la organización y en caso de superar el tiempo estipulado que se debe hacer con esos documentos.

Implementación del Proceso o Procedimiento:

En este punto cuando se es aprobado un proceso o procedimiento  se deberá informar a las personas involucradas o relacionadas  de la modificacion  o creacion de un proceso y procedimiento para realizar la respectiva capacitación para la correcta aplicación y poder realizar la implementación de dichos cambios.

Etapas de Transición:

son tiempos en los que se deberá realizar el cambio o modificación de documentos del sistema de gestión de calidad, motivados en un replanteamiento del sistema de gestión de calidad de la organización o disposiciones de ley.

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