Definición de manual

Capítulo II. Marco Teórico

2.1 Definición de manual

Un diccionario define la palabra “MANUAL” como un libro que contiene lo más sustancial de un tema, y en este sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cumulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones .

Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la información acumulada hasta ese momento sobre un tema.

Los manuales son una de las mejores herramientas administrativa porque le permiten a cualquier organización normalizar su operación. La normalización es la plataforma sobre la que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una organización dándole estabilidad y solidez.

2.2 Antecedentes de manuales

El uso de los manuales, de que se tenga registros, data de los años de la segunda guerra mundial en virtud de que en el frente contaba con el personal adecuado en estrategia de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares memorándums, instrucciones internas, etc.

2.3 Objetivos de los manuales

Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos y dependiendo el grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

 Presentar una visión de conjunto de lo organización (Manual de organización).

 Precisar las funciones de cada unidad administrativa (Manual de organización).

 Facilitar el reclutamiento del personal.

 Presentar una visión integral de cómo opera la organización (Manual de procedimientos).

 Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (Manual de procedimientos).

 Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).

 Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones en cada unidad administrativa (Manual de políticas).

 Precisar expresiones generales para agilizar los procesos decisorios (manual de políticas).

 Facilitar la descentralización mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones (Manual de políticas).

 Precisar funciones, actividades y responsabilidades para una área específica (Manual de función específica).

 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación al organismo (Manual administrativo).

 Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales (Manual administrativo)

En esencia los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativa y por ello que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa de acuerdo con la clasificación y grado de detalles; los manuales administrativos permiten cumplir con los objetivos:

 Instruir al personal acerca de aspectos tales como; objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar emociones.

 Coa llevar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir como medio de integración y orientar al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

 Perfeccionar la información básica para plantación y implantación de reformas administrativa.

Lo anterior implica poner empeño en la elaboración y uso del manual, para

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