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PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA


Enviado por   •  8 de Abril de 2021  •  Trabajo  •  2.107 Palabras (9 Páginas)  •  76 Visitas

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CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Página

Código: SI-P01

Versión: 00

Documento:   Procedimiento

  /

        

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Responsables

Cargo - Nombres y Apellidos

Firma

Fecha

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

  1. Objetivo

Definir los pasos a seguir para la elaboración, revisión, aprobación, actualización y distribución, control, mantenimiento y protección de los documentos del Sistema Integrado de Gestión del IGP (Manual SSO, Procedimientos, Formularios, Documentos externos, etc.).

  1. Alcance

Se aplica a todas las áreas de IGP, sean procesos Operativos y Administrativos del Sistema Integrado de Gestión.

  1. Documentos de referencia

Norma ISO 9001:2015 (traducción oficial)  requisitos 7.5

Norma ISO 14001:2015 (traducción oficial) requisitos 7.5

Norma ISO 45001:2015 (traducción oficial) requisitos 7.5

  1. Términos y Definiciones

  • IGP: Instituto Geofísico del Perú
  • En cada documento en que se haga referencia a IGP se entiende que se refiere al Instituto Geofísico del Peru
  • SSO: Sistema Integrado de Gestión
  • Plan del Sistema Integrado de Gestión: Documento que específica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.
  • Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
  • Documento: Medio en el que está contenida información del SSO. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
  • Procedimiento: Documento que describe detalladamente las prácticas establecidas por un organismo de evaluación de la conformidad para la prestación de sus servicios, incluyendo la ejecución de actividades de soporte o apoyo, y precisando los responsables de cada actividad y los documentos o formatos empleados en cada caso.
  • Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
  • Instructivo: Serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación específica.
  1. Implementos de seguridad

De acuerdo al área auditada.

  1. Equipos, herramientas, materiales y/o vehículos

No aplica.

  1. Procedimiento

7.1        Elaboración de Información Documentada

Nº

Etapas

Descripción

Responsable

1

Elaboración

  • Para elaborar un documento se deberá confirmar su necesidad, así como verificar que no exista uno similar.
  • Se procede a informar al Encargado del SSO de la Elaboración del nuevo documento en señal de conocimiento.
  • ASSOnar un responsable para la elaboración del documento el cual recabará sugerencias y opiniones de áreas involucradas.

Elaboración del documento propuesto.

Dueño del proceso

2

Revisión

  • Para la revisión y aprobación del documento se requerirá de la opinión de las diferentes áreas que intervienen de acuerdo con el alcance, tipo o datos presentados.

Jefe de Órgano o Unidad

3

Aprobación

  • Una vez consensuado el texto, se da por revisado y aprobado el documento de acuerdo con los niveles de aprobación establecidos en el Anexo 2.
  • Aprobado el documento se envía por mail al encargado del SSO.

Gerencia General

4

Codificación

  • Se aSSOnará el código, versión, fecha y quienes fueron los encargados de la elaboración, revisión y aprobación del documento (ver Anexo 1), seguidamente se procederá a la inclusión del documento en la Lista Maestra de documentos internos (F01-SI-P01).

Nota: 

  • Los Documentos deberán conSSOnar la firma digital y deberán ser resguardados por el encargado SSO hasta la distribución o publicación de estos.
  • La documentación en virtual que contengan las firmas de aprobación, serán guardadas en la carpeta SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN:  C:\Users\user\Dropbox\SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Encargado de SSO

5

Distribución

El encargado SSO realizará la distribución de los documentos de forma digital o física.

  • De manera Electrónica: Cargará los documentos a la carpeta compartida, C:\Users\user\Dropbox\Sistema Integrado De Gestión donde el personal puede acceder a ellos a través de los equipos informáticos. La cual está restringida para la impresión de los documentos controlados (Procedimientos, Manuales, Políticas y otros) al personal, a excepción de los formatos.
  • De manera física: Hace entrega de los documentos con sello de copia controlada a los usuarios que lo soliciten, la cual quedara registrado en el formato “Lista de Distribución de Documentos F02-SI-P01”.

Comunicará la distribución de los documentos a los involucrados del proceso a través de un correo electrónico.

Encargado SSO

El Encargado SSO Evaluará si se requiere una capacitación en el nuevo documento presentado, acorde si este es un documento nuevo o solo una actualización.

Nota:

  • En el caso de que fuese una actualización del documento, se procederá a informar de los cambios realizados a través del correo electrónico.
  • El responsable de área / proceso realizara la inducción / capacitación al personal bajo su responsabilidad en el nuevo documento o en los cambios que le apliquen.

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