Automatización de Oficinas

CUESTIONARIO

Automatización de Oficinas 3

 ¿Qué es Sistema?

Es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para la consecución de uno o varios fines comunes. Para que haya un sistema debe existir por lo menos dos elementos y éstos deben relacionarse física o lógicamente.

 ¿Qué es la Teoría de Sistemas?

Es un área especializada de estudio que trata con los tipos de sistemas y sus componentes. Estudia cómo las cosas se ajustan entre sí e interactúa, por qué un conjunto de elementos se diferencian del todo que conforman; además qué sucede cuando se considera el todo en vez de sus partes. Estudia los sistemas, su evolución e interacción.

 ¿Qué es Enfoque de Sistemas?

Es la forma de analizar y mirar las cosas que nos rodean. Separa las funciones de los elementos que pertenecen a la estructura. En el enfoque de sistemas damos un énfasis inicial en sus metas y propósitos: qué hace, o qué se supone que hace. Posteriormente, si es necesario, se da atención a cómo lo hace actualmente.

 IMPUTS

Son aquellos elementos externos que entran al sistema.

 OUTPUTS

Describen los productos terminados o los resultados producidos por el sistema.

 Ambiente de Sistema

Es cualquier cosa fuera del sistema que puede interactuar con el sistema y que influye en su comportamiento.

 Caja Negra

Un sistema como caja negra implica que se conocen solamente las entradas y las salidas y no se considera necesario saber con exactitud cómo se llegó a obtener la salida. Ej. Los desechos de basura de una ciudad. No nos intresa acerca de qué persona produjo qué cantidad de basura. Se analiza el sistema como una caja negra.

 Sistema como Caja Blanca

Implica analizar los procesos internos del sistema que transforman las entradas en salidas.

LOS SISTEMAS SON EVALUADOS EN BASE A DOS TIPOS DE MEDIDA DE DESEMPEÑO:

 Efectividad

Es el grado en que las metas correctas son logradas.

 Eficiencia

Es la medida en que las entradas o recursos son para el logro de los resultados.

LOS SISTEMAS SE CLASIFICAN DE ACUERDO A SU PROPÓSITO

POR SU INTERRELACIÓN CON EL AMBIENTE:

 Sistemas Abiertos: que interactúan con su medio ambiente, responde al estímulo enviado por las entidades externas. Ej. El ser humano

 Cerrados: No interactúa con su ambiente y con el tiempo inevitablemente entrará en caos Ej. Un carro

POR SU RESPUESTA AL AMBIENTE:

 Dinámico: es aquel que responde a su ambiente, produciendo salidas o modificación a los insumos que le son entregados

 Estático: es aquel que no responde a su ambiente

POR SU NATURALEZA:

 Naturales: Son aquellos que ocurren en el universo, tales como galaxias, panales de abejas, hormigueros.

 Diseñados: son aquellos hechos por el hombre tanto físico como abstractos. Ej. Computadoras, sistemas musicales, sistemas de información.

POR SU PROPÓSITO

 Purposeful: Si sirven a algún propósito, a pesar de que llena ciertas metas no fue creado por el hombre para ello. Ej. El sistema solar

 Purposive: Si fueron construidos por el hombre para un propósito, busca llenar una serie de metas para las cuales fue creado. Ej. Un automóvil

LOS SISTEMAS Y LA ORGANIZACIÓN

La organización puede ser vista como un sistema global. Dentro de una organización se pueden distinguir varios subsistemas (departamentos, unidades) que tienen funciones como ventas, producción.

Las organizaciones son sistemas dinámicos que toman recursos económicos como insumos y los transforman en bienes o servicios como salidas. Es un sistema diseñado para lograr metas predeterminados.

Una oficina es a su vez un sistema conformada por conjunto de elementos que interactúan para lograr objetivos y sus elementos son: instalaciones físicas, mobiliario y equipo, capital, tiempo, procedimientos, recurso humano.

NIVELES DE ADMINISTRACIÓN

 Nivel de Operaciones (Técnico)

Las decisiones que se toman son basadas en reglas predeterminados con resultados predecibles.

Características:

Organizar, dirigir y coordinar el desarrollo de actividades bajo su responsabilidad

Determinar procedimientos

Supervisar el desarrollo del personal a su cargo

Evaluar productividad y eficiencia

 Nivel Medio

Las decisiones que realiza la gerencia media son de planeación y control a corto plazo acerca de mejor asignación de recursos.

Características:

Interpretar y aplicar las políticas y estrategias establecidas

Organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el desarrollo de sus funciones

Establecer objetivos a corto, medio y largo plazo

Dirigir y elaborar presupuesto de su área

 Nivel Administración Estratégica o directivo

Ven fuera de la organización y hacia futuro tomando decisiones que guiarán a los demás. Se enuncian los objetivos, se determinan las estrategias y políticas.

Características:

Establecer políticas y estrategias

Planear, coordinar, dirigir controlar y evaluar a los administradores y unidades.

Tomar decisiones

Prever financiamiento

 ¿Qué es una organización?

Es una entidad con sus partes integradas de tal manera que se interrelacionen entre sí y con el todo para contribuir al objetivo común de un grupo de personas

 Autoridad

El derecho legal de ordenar a otros una acción y exigir su cumplimiento.

 Poder

No tener este derecho legal, pero si tiene influencia sobre esta persona.

 División del trabajo

División de grandes tareas en varias más pequeñas y se permite la especialización y dominar la tarea en corto tiempo.

 Departamentalización

Agrupar a las personas que laboran en la organización dentro de dicha unidad administrativa por determinado elemento que tengan en común.

 Jerarquización:

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