Automatizacion De Oficinas

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción

2. Objetivos

3. Automatización de las oficinas

4. Tipos de programas para la automatización de las oficinas

5. Uso de los programas de automatización

6. Aplicación de normas a los nombres y estructuras de archivos

7. Ampliación o actualización de los programas

8. Conclusiones

9. Bibliografía

1. INTRODUCCION

Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas.

2. OBJETIVO

• El objetivo de automatizar el trabajo en una oficina es aumentar la productividad y eficiencia a través de las tecnologías dándole paso al software (procesador de texto, hojas de cálculo, editores de presentación, clientes de correo electrónico, etc.), orientadas todas estas a mejorar el desempeño de las actividades de la empresa.

• Conocer los diferentes tipos de suite ofimática que facilitan su distribución e instalación en cualquier tipo de oficina.

• Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo trabajos e incrementando la seguridad.

• Proveer seguridad, agilidad y procesamiento rápido de las operaciones y la simplicidad del trabajo, además de minimizar los errores humanos.

3. AUTOMATIZACIÓN DE LAS OFICINAS

Los sistemas de automatización de oficinas, también llamados OAS por sus siglas en inglés (Office Automation Systems) consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc. Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribución e instalación, al conjunto se le conoce con el nombre de “suite ofimática”.

Los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

4. Tipos de programas para la automatización de las oficinas

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos:

 Procesador de palabras

 Hoja de cálculo

 Base de datos

 Administrador de proyectos

 Presentaciones

 Administrador de archivos de cómputo

 Correo electrónico

 Explorador de internet

 Organizador personal

 Sistema de administración financiero

 Sistema de administración personal

Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que puede ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental. Como por ejemplo:

Procesador de texto

Hojas de cálculo

Bases de datos

5. Uso de los programas de automatización

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados

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