Presentacion

¿MENCIONE LOS PASOS DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS?

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

Es el conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad pública o privada en la admisión de documentos, tanto de forma interna como externa, que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Pasos para la Recepción de Documentos

Es el procedimiento establecido en las organizaciones, en lo que tiene que ver con la admisión de documentos.

• Recepción

• Clasificación

• Apertura

• Revisión

• Radicación

• Registro

• Distribución o reparto

 RECEPCIÓN

Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto.

Por consiguiente, la recepción de comunicación física o directa es aquella que es entregada por la persona interesada en una unidad de correspondencia, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.

 Se trata de comunicación oficial.

 El sobre debe estar correctamente marcado.

En cuanto a la recepción de comunicación indirecta es aquella que es enviada por correo o medios electrónicos, donde se deben tener en cuenta los siguientes requerimientos:

 El asunto debe ser competente a la dependencia que va dirigida.

 Debe ser firmada.

 Debe tener fecha actualizada.

 En la comunicación se cita el domicilio del remitente.

 Los anexos deben estar completos.

 CLASIFICACIÓN

Este paso consiste en separar los documentos en el momento que se reciben, según el tipo de comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos:

 Comunicación oficial: son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Este grupo se denomina documentos radicables.

 Comunicaciones personales: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. Éstas no generan trámites para las instituciones.

 APERTURA

Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.

 REVISIÓN

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso de revisión de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva radicación.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva investigación.

 RADICACIÓN

Radicación es el procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibo o del envío.

La radicación se efectúa mediante la impresión

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