Diagramacion

DIAGRAMACIÓN

La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que un sistema numérico es en el campo de las matemáticas; es decir, un lenguaje abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos.

Definición

“Diagramar consiste en representar gráficamente, hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.”

(Benjamín. 2004).

Esta herramienta constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y organizaciones porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción, lo que contribuye a conformar una sólida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. En las organizaciones este método les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos, esto facilita la comprensión de su dinámica organizacional y la simplificación del trabajo. (Benjamín 2004).

OBJETIVOS

1. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de procesos.

2. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organización para desempeñarse eficazmente.

Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos técnicos que le permitan por medio de procesos elaborados a través de diagramas y mapa de procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma lógica y consistente.

El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas estos son: estudio, diseño y presentación.

Estudio de los diagramas.

Esta fase del estudio de sistemas es la investigación inicial de los procedimientos, tal como se llevan en el presente dentro de la organización. En esta etapa la exploración se refiere básicamente a la forma en que se está ejecutando el trabajo. Los datos que el analista necesita obtener deber ser correctos y completos. Una vez recopilada toda la información, hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformará la enorme mezcla de detalles sin conexión en un sencillo mapa-ruta que señala en su totalidad los procedimientos.

El diagrama es un producto final deseado, a través del cual el analista refleja el procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigación, ahora empieza a marcar el rumbo; principal y contribuye señalando las áreas con necesidades de perfeccionamiento.

Estas dos fases, comprensión de los procedimientos actuales e indicación del mejor camino para la acción futura, constituyen el valor fundamental en el usa de diagramas.

Diseño de diagramas de procedimiento.

Esta fase en el trabajo de sistemas es, quizá, la más importante y con seguridad el punto crucial de una asignación de sistemas. Aquí se desarrollarán los métodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del inicial, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fueron señalados. Las áreas en las que se duplican el esfuerzo, o se hacen inversiones innecesarias se investigarán minuciosamente, los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertirán en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrará la representación administrativa.

Presentación de los diagramas.

La fase de presentación del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de diagramas o gráficas escogidos y ejecutados con el propósito de explicar a la gerencia o administración cómo trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. En este punto los efectos del análisis de los sistemas son presentados en su totalidad. La gerencia posterior a la revisión del análisis presentado, determinara la aceptación o el rechazo del plan que se propone. La decisión puede basarse en detalles pequeños, por ejemplo,. Si el especialista en sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propósito de la organización o su proyección en el futuro, dará indicios de falta de conocimiento, y esto podrá ser tomado por la administración como señal de que el estudio ha sido conducido de manera poco seria. Esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total.

TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS

Planeación y evaluación.

Todos los análisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial de planificación cuidadosa y de una valoración continua del proceso. En lo que respecta a los diagramas, la planeación es la etapa en la que se decide cuáles se adaptarán mejor a la asignación y realización de los fines que se desean alcanzar y qué información deberán contener dichos diagramas. Debe determinarse cuál es el enfoque más expedito y menos costoso, que armonice con la ejecución de un trabajo comprensible.

La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepción, depende en cierto grado de métodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus técnicas y sus resultados, comparándolos con los propósitos finales de la organización. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.

Durante la fase de investigación, el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los diagramas, pero es necesario además considerar la información verbal recabada en su momento.

Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese más rápidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y lógica; finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quizá encuentre útil asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. Por ejemplo, el símbolo

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