Diagramacion

DIAGRAMANDO SUS PROCESOS

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INTRODUCCION

Antes de usar esta herramienta, asegúrese que su operación tiene:

• Un Gerente de Implementación.

• Conocimiento y compromiso gerencial.

• Un equipo central de implementación.

• Conocimiento de los empleados a todo nivel.

• Un equipo central de implementación entrenado.

Si usted necesita alguna guía con respecto a los pasos anteriores, por favor diríjase al Gerente de Implementación. Si ha completado los pasos anteriores exitosamente, usted esta listo para tomar el siguiente paso en la implementación de El Sistema de Calidad – Diagramando sus Procesos, también llamado Mapeo de Procesos.

La diagramación de flujo es un esfuerzo de equipo. Cada equipo de diagramación debe comenzar desarrollando una comprensión común de su proceso. El equipo puede necesitar resolver algunos malentendidos y opiniones cambiantes con respecto a cómo el proceso se lleva a cabo. Ellos trabajarán conjuntamente para acordar cómo trabaja el proceso actual e identificar qué cambios deben hacerse para su mejoramiento. Usted y su equipo pueden usar diagramas para crear la documentación.

PROPOSITO

Equipos de diagramación:

• Facilitar las mejoras del proceso a través de la identificación de clientes y proveedores del mismo.

• Diagramación del proceso actual

• Reunir conocimiento colectivo para asegurarse de que todos los pasos sean revisados.

• Permitir a otros, tales como nuevos asociados, aprender cómo trabaja su proceso.

• Proveer de la información principal para el proceso de documentación

QUÉ ES UNA DIAGRAMACIÓN

Una diagramación o mapa de proceso es una explicación visual de cómo el proceso fluye y se conecta. Es una secuencia de pasos, actividades y decisiones que convierten entradas en salidas finales (producto o servicio) para un cliente especifico (interno o externo).

Entrada Proceso Salida

El diagrama no debe ser demasiado detallado. Un proceso de cerca de 10 pasos es suficiente para un diagrama. Use diagramas separados para detallar actividades adicionales que son parte de un proceso más grande. De un proceso macro (que define los grandes pasos), pueden ser identificados procesos micro (los cuales clarifican actividades más especificas que ocurren dentro de un proceso macro); de un proceso micro, pueden ser identificados subprocesos (que ofrecen actividades aún más detalladas que ocurren dentro del proceso micro). Detalle el proceso a los niveles que sean necesarios.

Entonces cómo sabemos qué tanto detalle es suficiente? Adicione solamente el detalle suficiente para que los miembros del equipo entiendan qué hacer.

Pasos del Proceso: Alistándose para el trabajo en la mañana

• La alarma me despierta.

• Salgo de la cama.

• Me lavo los dientes.

• Me visto.

• Desayuno.

• Salgo al Trabajo.

Si usted decide adicionar detalles como “Tome el cepillo de dientes – coloque pasta dental al cepillo de dientes – ponga el cepillo de dientes en la boca”, esto puede ser demasiado detalle . Hágalo amigable, fácil de entender y al nivel de detalle que la mayoría de personas puedan entender.

El ejemplo anterior “ Alistándose para el trabajo en la mañana” es un ejemplo muy simple de un proceso. Algunos procesos pueden ser bastante complejos, amplios en alcance, y pueden cruzar límites funcionales de una organización. Aquí hay algunos ejemplos típicos de procesos macro en una planta de impresión.

• Recepción y manejo de materia prima.

• Orden de Producción.

• Elaboración de artes.

• Elaboración de planchas.

• Impresión.

• Laminado.

• Corte.

• Estibado.

• Empaque.

• Almacenamiento.

• Distribución.

Los procesos macro son usualmente mapeados por miembros de un equipo de funcionamiento cruzado o por el equipo central de implementación. De un proceso macro varios procesos micro pueden ser identificados. Por ejemplo, dentro del proceso macro “Elaboración de Planchas”, ocurren los procesos micro “Recepción de cromalín”, “Quemado de planchas”, y “ Pruebas de montaje”.

Por qué detallar los procesos macro? Usted va a utilizar estos diagramas para crear la documentación en el futuro. Los diagramas que son claros en su alcance y suficientemente detallados como para visualizar el proceso serán un recurso valioso, le ayudarán a producir documentación clara y precisa.

QUIÉN COMPLETA EL DIAGRAMA?

Idealmente, un equipo de individuos que trabaja estrechamente con el proceso crean el diagrama.

Las personas que realizan el trabajo son el mejor recurso para saber cómo esta funcionando el proceso. Ellos tienen la experiencia y el conocimiento para crear el mejor diagrama del proceso.

CUÁLES SON LOS PASO PARA CREAR UN DIAGRAMA DE PROCESO?

PASO 1: Seleccione el equipo.

PASO 2: Seleccione el proceso a diagramar e identifique el principio y el final del mismo.

PASO 3: El proceso PEPSC (en inglés SIPOC) identifica los Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes.

PASO 4: Piense actividades o pasos en el proceso.

PASO 5: Visualmente muestre la conexión de las actividades y decisiones del proceso.

PASO 6: Identifique los puntos de control.

Aprendamos a crear un diagrama mirando detenidamente estos pasos.

PASO 1: SELECCIONE EL EQUIPO.

Seleccionar las personas apropiadas para el equipo de diagramación es un punto crítico. Seleccione personas que están familiarizadas con el proceso. Las persona que trabajan con la actividad día a día son las mejores para definir cómo esta funcionando el proceso. Seleccione un equipo de 3 a 5 personas, un equipo más grande puede ser incómodo. Puede haber un líder de equipo designado o este puede rotar roles.

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