El control de los proyectos

Control de proyectos

El mayor reto de los directores y gestores de proyectos (Project managers) es lograr que los proyectos se cumplan de acuerdo a lo planificado en plazo, coste y calidad. La aplicación de técnicas de planificación y control de proyectos constituye un elemento de apoyo, insustituible para la administración eficiente de la ejecución. La finalidad de estas técnicas es identificar variables claves del proyecto, dimensiones y además establecer sus interrelaciones reciprocas, con el objeto de adoptar medidas que cumplan con las metas de plazo, coste y calidad planificados. El control de los proyectos se realiza haciéndole seguimiento a su progreso. Se deben revisar, analizar, comunicar y registrar los datos correspondientes al avance de las tareas y desempeños de los recursos. Es necesario, además, comparar permanentemente la situación actual versus lo planeado. El seguimiento del proyecto debe de realizarse con una frecuencia tal, que impida que la situación se torne inmanejable, pero no debe de ser tan frecuente como para estorbar el desempeño del personal al realizar sus tareas o asumir un costo demasiado alto; para efectuar correctamente el seguimiento del proyecto y su control, es fundamental realizar una adecuada recolección de datos, ya que a partir de estos, será posible determinar el desempeño y el cumplimiento de las metas del proyecto.

Ventajas

Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar áreas que requieren más atención y que pueden necesitar cambios. Una visión así puede anticiparse a los problemas habituales que suelen darse en los proyectos, evitando sobrecostes y retrasos excesivos. Nos centraremos en este grupo de procesos de seguimiento y control, integrando para ello todas las áreas de conocimiento de las que el Responsable del Proyecto debe estar pendiente: Alcance, Tiempos, Costes, Calidad, Recursos Humanos, Riesgos y Comunicaciones, obteniéndose los siguientes beneficios:

Visión inmediata del estado del proyecto: Anticipación a problemas y decisiones basadas en la información relevante

Evitar sobrecostes y retrasos: Como resultado de un seguimiento efectivo de todos los aspectos importantes del proyecto.

Mejora de la productividad: Minimizando el tiempo empleado en generar informes, recopilando información de fuentes dispersas.

Buena colaboración de todos los participantes: Un equipo bien informado es un equipo cohesionado y motivado

Evaluación objetiva de proveedores: Parámetros de eficacia con los que concretar una mejor relación contractual

Mejora continua: Todo lo que se ha medido y analizado puede ser mejorado

1. Posibilita respuesta rápida a demandas cambiantes. Proporciona la capacidad para adaptarse al cambio y manejar dicho cambio. Las razones por las que la Gestión de Proyectos permite responder más rápidamente vienen a continuación.

2. Maximiza la capacidad de la organización: Consigue más con menor coste. La gestión de proyectos identifica todas las responsabilidades funcionales de cara al cumplimiento de la misión de la empresa, asegurándose que todos los miembros de la organización conocen su responsabilidad. Así mismo, identifica las posibles mejoras en los procesos, proporcionando ahorros en tiempos y costes.

3. Coordina los diferentes recursos internos y externos. En muchas ocasiones, un mismo proveedor tiene contacto con diferentes áreas de la empresa y no se aprovechan las sinergias que esto puede proporcionar.

4. Aporta una visión de conjunto y mejora la comunicación en la empresa. Permite transferir conocimientos entre Departamentos que, de otra forma, actuarían de forma estanca. Fija objetivos globales más allá de las visiones particulares de cada grupo, departamento o área. Maneja presupuestos generales y costes de toda la organización. Permite marcar prioridades dentro de las distintas acciones pendientes.

5. Permite aprender de las lecciones pasadas. Mediante una correcta Gestión de Proyectos se crea un “knowhow” en la empresa que permite usar esa experiencia para la planificación y realización de proyectos futuros.

6. Aporta una correcta percepción sobre la auténtica capacidad del equipo, ya que maximiza las sinergias entre los distintos miembros.

7. Permite identificar los riesgos y problemas en fase temprana, permitiendo que se diseñen acciones correctivas a tiempo.

8. Aporta una visión centrada en el cliente, ya que el Jefe de Proyecto es, generalmente, el interlocutor único del cliente y defiende los intereses del mismo dentro de la organización.

9. Proporciona información a la Gerencia y reduce la necesidad de que todos los miembros del equipo estén realizando informes constantemente, ya que se centraliza la información en el Jefe de Proyecto.

10. Asegura la calidad, ya que permite proporcionar al cliente un resultado acorde con los requisitos y con adecuación al uso.

Importancia del control del proyecto.

Siempre es importante hacer un Control de los Proyectos, pues todo Proyecto (al menos casi el 100% de los mismos), implica costos y dinero, ganancias o pérdidas, y ello es de directo interés de quien hace el negocio, es decir el "Dueño del Balón". De las herramientas que se dispongan para dicho control, dependerá el eficiente resultado de información útil para aquellos que controlan su ejecución

Pasos básicos para la ejecución del control

La función administrativa del control es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan con los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos. La planeación y el control están estrechamente relacionados

El control es un proceso cíclico, compuesto por cuatro fases:

Las técnicas y los sistemas de control son fundamentalmente los mismos para el efectivo, los procedimientos de oficina, la moral, la calidad del producto y todo lo demás dentro del entorno organizacional. El proceso básico de control, sin importar donde se encuentre, ni lo que controle, comprende cuatro fases o pasos, donde cada uno denota características individuales que integradas pueden facilitar la ejecución de tareas o labores que conllevan a la meta u objetivos trazados, planeados por parte de la rama administrativa de una organización

Establecimientos De Estándares Y Criterios

Los estándares representan el desempeño deseado; los criterios desempeñan las normas que guían las decisiones. Proporcionan medios para

...