GUÍA PARA EL DESARROLLO EFICAZ Y LA CORRECTA REDACCIÓN DE LOS REGISTROS Y CONTROLES QUE UTILIZA EL ADMINISTRADOR EDUCATIVO

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA.

Facultad De Humanidades.

Departamento de Pedagogía.

GUÍA PARA EL DESARROLLO EFICAZ Y LA CORRECTA REDACCIÓN DE LOS REGISTROS Y CONTROLES QUE UTILIZA EL ADMINISTRADOR EDUCATIVO.

FUNDAMENTADA EN EL SEMINARIO

REGISTROS Y CONTROLES QUE EJECUTA EL ADMINISTRADOR EDUCATIVO EN LA EDUCACIÓN A DISTANCIA Y SU FUNCIONALIDAD EN EL CENTRO EDUCATIVO.

GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2012

LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA Y ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA.

AUTORES.

200716240 Lesbia Esperanza Locón Bolvito

200813949 Héctor Danilo Sirín Sánchez

200813989 Alis Roxana Ramos

200813995 Yoselin Carina Lopez Velásquez

200814000 Cindy Yajaira Yat Guzmán

200814659 Evelin Arminda Arriola Ramírez

200814905 Maria Magdalena Güix Chuc

200820509 Glenda Gricelda del Aguila de Paz

INTRODUCCIÓN

Partiendo de la necesidad de disponer de una Guía para la redacción de documentos administrativos que oriente la labor de todo director y/o directora de los centros educativos que poseen la modalidad de Educación a Distancia, se elaboró el presente documento con la finalidad de orientar y fortalecer el proceso administrativo entre Supervisión Educativa y entidades del Ministerio de Educación actores indispensables en un proceso administrativo.

La estructura de la presente guía tiene como propósito situar las diversas gestiones y trámites que todo administrador educativo realiza dentro del establecimiento, supervisión Educativa u otra entidad del Ministerio de Educación, en esta guía se contempla la descripción del documento, su aplicación y un ejemplo.

Este documento reúne características particulares basadas en las necesidades que fueron observadas durante el estudio del seminario REGISTROS Y CONTROLES QUE EJECUTA EL ADMINISTRADOR EDUCATIVO EN LA EDUCACIÓN A DISTANCIA Y SU FUNCIONALIDAD EN EL CENTRO EDUCATIVO y que pretende contribuir al mejor desempeño de la labor administrativa.

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ÍNDICE

Introducción i

CAPÍTULO I DOCUMENTOS OFICIALES

1.1 Acta 1

1.2 Certificación 3

1.3 Circular 5

1.4 Conocimiento 6

1.5 Memorándum 7

1.6 Oficio 8

1.7 Resolución 9

1.8 Solicitud 9

1.9 Cuadro de movimiento de personal 10

1.10 Hoja de servicio 10

CAPÍTULO II LIBROS ADMIINISTRATIVOS

2.1 Libro de Actas 12

2.2 Libro de Asistencia del Alumno 12

2.3 Libro de Asistencia del Personal 12

2.4 Libro de Finanzas 12

2.5 Libro de Conocimientos 12

2.6 Libro de Inscripciones 13

2.7 Libro de Inventario 13

CAPÍTULO III REPOSICIONES O RAZONAMIENTOS

3.1 REPOSICIÓN DE DIPLOMA 14

3.2 RAZONAMIENTO DE DIPLOMA 14

CAPÍTULO IV CONTROLES DE ASISTENCIA DEL PERSONAL DOCENTE

4.1 REPORTE DE ASISTENCIA DEL PERSONAL 15

4.2 PERMISOS 16

GUÍA PARA LA REDACCIÓN DE

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

CAPÍTULO I

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1.1 Acta

Es un documento que se facciona en el libro autorizado para su efecto, contiene descripción de actos o hechos que ocurren en un momento determinado, los cuales son considerados muy importantes y es necesario que formen parte de la memoria de una institución. Las actas se elaboran en un libro debidamente autorizado.

Los elementos que conforman un acta son los siguientes:

• Número de acta.

• Lugar, fecha y hora.

• Identificación de participación.

• Cuerpo del acta o sea las cláusulas o puntos tratados.

• Cierre.

• Firmas de los participantes.

Requisitos para elaborar un acta:

• Debe enumerarse y escribirse con letra legible script.

• Todos los números deben ir ratificados con letras.

• Su redacción debe ser clara, concisa y precisa.

• Las cláusulas o puntos tratados deben realzarse.

• Los entrelineados deben salvarse y testarlos después del cierre del acta.

• Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo, decreto, resolución o disposición es conveniente; copiar literalmente la parte conducente o todo el documento, esto entre comillas.

• Las resoluciones que se tomen en una sesión deberán señalarse e indicar si todos los participantes estuvieron de acuerdo, o si hubo alguno que no aprobó la moción y la resolución.

• La persona que participe como representante de otra persona deberá presentar una carta o poder legal que lo acredite para ello.

• Los libros de actas deben estar autorizados por la autoridad competente y foliada.

• Los nombres de los participantes de una sesión deben escribirse después del cierre del acta, para identificar cada una de las firmas.

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• Los espacios en blanco deben llenarse con guiones para no permitir intercalaciones.

• Cuando se omite algo y se agrega al final del acta se anota OTROS, y se procede a firmar otra vez, el OTROS significa “Además de Esto” se utiliza también cuando alguien no está de acuerdo con el contenido del acta, señalando su inconformidad.

• Cuando un acta tiene muchos errores y muchas correcciones, puede ser anulada por medio de otra acta. Luego elaborar la que se anuló, pero sin errores.

• Nunca deberán hacerse borrones ni podrá utilizarse ningún tipo de corrector.

Clases de actas:

• De inicio de labores

• De fin de ciclo

• De evaluaciones

• De toma de posesión

• De entrega del cargo

• Por cualquier reunión o acontecimiento importante en el establecimiento

Ejemplo:

Acta No.11-2009. En la aldea El Nance, de Sanarate, El Progreso, a las diez horas con treinta minutos del lunes trece de abril del dos mil

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