La dirección de proyectos

En el pasado, un hombre realmente exitoso dijo las siguientes palabras: “No hay distancia que no se pueda recorrer ni meta que no se pueda alcanzar”. Aquel hombre, logró alcanzar todos sus objetivos, logró materializar sus ideas y de un momento a otro, se convirtió en un líder innegable a quien seguir. Napoleón Bonaparte fue un hombre exitoso que, con su constancia y tenacidad, logró conquistar una gran parte del continente y tenerlo bajo su mando. ¿Cómo hizo aquello? Pues planeó y puso en marcha sus ideas, a través de estrategias y de proyectos. ¿Por qué es necesario el proyecto?

Decimos que es importante porque permite la materialización de las ideas, es decir que esta idea siga un camino trazado con anterioridad y pase de estar en los pensamientos o ideales, a ser real y tangible. ¿Cómo es posible? Esto es factible mediante la utilización de los recursos de los cuales se dispone y de cómo se los administre. Los proyectos se han convertido en una tendencia de trabajo enfocada a resultados, pues es el camino que se traza para alcanzar el objetivo, además de que son el mejor camino para llevar a cabo una estrategia planteada con anterioridad.

Pero ¿Por qué se dice que es difícil la ejecución de un proyecto? Si queremos poner en marcha nuestras ideas, ¿Cuáles son los lineamientos a tomar en cuenta para llevar a cabo un proyecto y que éste sea exitoso? En la actualidad, existen varios libros con temáticas enteramente dedicadas a proyectos. Uno de ellos es el PMBOOK5. ¿Y qué es el PMBOOK5? Éste es una guía de proyectos que toma en cuenta todos los aspectos necesarios para su dirección y ejecución.

Proyecto:

Un proyecto posee en su naturaleza el ser de carácter temporal, es decir que tiene establecido el tiempo de iniciación del mismo y una fecha límite para su conclusión. Con estos conceptos, podemos definirlo como un esfuerzo temporal que tiene como fin la creación de un producto o servicio, o a su vez la obtención de un resultado; pero el final del mismo no siempre tiene un motivo, sino puede darse por varias circunstancias. Una de las principales es porque ya se lograron alcanzar los objetivos propuestos o también porque los objetivos que se plantearon son realmente inalcanzables. Éste último es muy poco probable, ya que al plantearse objetivos tanto generales como específicos, éstos deben der factibles. Otro motivo adicional es cuando ya se satisfizo la necesidad por cubrir.

Cabe recalcar que lo más importante de un proyecto es la finalidad que se quiere alcanzar, ya sea éste un producto, servicio o resultado único. Éste puede involucrar a una o varias personas, al igual que una o varios departamentos de una organización.

Existe una relación muy estrecha entre portafolios, programas y proyectos. Es así que los programas se agrupan en un portafolio y comprenden subprogramas de portafolios, proyectos o cualesquier trabajo que contribuya al portafolio de manera coordinada gestionándose en grupo para alcanzar los objetivos estratégicos.

Dirección de proyectos

La dirección de proyectos conjuga la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con las exigencias que este vaya demandando.

La dirección del proyecto sigue 5 procesos importantes a tomarse en cuenta: inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre.

Para llevar a cabo la dirección del proyecto hay que tomar en cuenta aspectos como identificar las necesidades, abordar las diversas inquietudes que se vayan generando en la planificación del proyecto, establecer y mantener una comunicación efectiva entre los interesados, gestionar a los interesados en el proyecto tomando en cuenta las restricciones que tenga respecto al alcance, calidad, cronograma, presupuestos, recursos y riesgos. Hay que considerar que tenemos que tomar en cuenta la verificación de los factores antes mencionados y notar si es alterado. Si esto ocurre, al menos otro se verá igualmente afectado.

Los proyectos y la planificación estratégica

Como se mencionó al inicio, uno de los caminos más viables para alcanzar un objetivo o una estrategia es el proyecto. Los proyectos a menudo son autorizados por una de las siguientes consideraciones estratégicas: demanda del mercado, oportunidad o necesidad del negocio, consideraciones ambientales, tecnológicas, necesidades sociales, solicitud de un cliente y requisitos legales.

Al gestionar y dirigir los portafolios, uno de los objetivos que se persigue es la maximización del mismo a través de exámenes de programas y proyectos que contiene, ya que éstos constituyen el medio para alcanzar los objetivos.

Relación entre Dirección de Proyectos, Gestión de las Operaciones y Estrategia Organizacional

La gestión de las operaciones tiene relación directa con la dirección de proyectos, pues se encarga de controlar y dar soporte a las actividades diarias de la empresa que son necesarias para el alcance de objetivos estratégicos y tácticos. A pesar de que lo proyectos son de carácter temporal, pueden llegar a contribuir con el logro de objetivos siempre que estén alineados con las estrategias empresariales. Hay que tomar en cuenta que en cada etapa del proyecto existen los interesados. ¿Y por qué? En este caso, los porque deben saber las consideraciones que afectarán a su esfuerzo y su trabajo, y más en específico, al grupo de talento humano.

Las organizaciones y dirección de proyectos

Las organizaciones basadas en proyectos pueden reducir la burocracia y la jerarquía, además de que se logra medir el éxito del trabajo a través de los resultados finales y no mediante las consideraciones de cargos o políticas empresariales, que muchas veces no son tan objetivas al momento de evaluar resultado.

Por otro lado es muy importante direccionar los proyectos, pues cuando los objetivos del proyecto entran en conflicto con las estrategias organizacionales el desarrollo del proyecto se ve afectado o retrasado.

El valor del negocio

El valor del negocio se define como la suma total de sus elementos tangibles e intangibles. Para toda organización es importante maximizar el valor de su negocio y el punto de partida para lograrlo es llevar a cabo una buena planificación estratégica y una dirección estratégica integral. La estrategia organizacional puede expresarse a través de la misión y visón de la organización, además de que proporciona las pautas concretas para el desarrollo y crecimiento y las claves para alcanzar el éxito. Por tanto, el uso de las técnicas de dirección de portafolios, programas y proyectos tiene por objetivo eliminar la brecha

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