PLANEACION EN LA COMPRA DE MEDICAMENTOS

La adquisición es el proceso mediante el cual la institución se provee de todos

los insumos necesarios para prestar su servicio de atención en salud, en la

cantidad necesaria, a un precio razonable y con la calidad necesaria que

asegure que los insumos adquiridos van a responder adecuadamente a la

necesidad para la cual fueron comprados.

Para lograr que el proceso de compras se realice con la mayor transparencia y

que se asegure la calidad de los insumos adquiridos es necesario contar con

el personal idóneo que lidere este proceso y con un flujo de información

confiable que permita identificar adecuadamente las necesidades de compra.

Para asegurar la calidad de los insumos adquiridos como uno de los puntos

críticos de este proceso y además garantizar su transparencia es necesario

contar en la institución con un Comité de Compras debidamente conformado y

funcionando. Dicho comité estará integrado mínimamente por tres

profesionales involucrados directamente en el proceso como son el gerente

que es quien autoriza el gasto, el administrador quien establece el presupuesto

y el Regente de Farmacia o Químico Farmacéutico (según el nivel de

complejidad) quien identifica las necesidades de compra.

Como vemos, es un proceso complejo y delicado el cual debe ser

adecuadamente planeado, ejecutado y controlado. Por lo tanto, para su mejor

comprensión lo dividiremos en estas tres fases: planeación, ejecución y

evaluación.

1.1 PLANEACIÓN DE LA COMPRA:

Este proceso comprende la definición de las políticas de compra, la

estimación de las necesidades de compra, y la elaboración del

presupuesto de compras

1.1.1 Definición de las políticas de compra, significa establecer claramente

como se va a realizar la compra teniendo en cuenta la legislación vigente y las

condiciones específicas de cada institución en cuanto a su capacidad de

negociación y su ubicación dentro del sistema de salud, es decir, definir cuál va

a ser la modalidad de la compra teniendo en cuenta el presupuesto que se

maneja y si es una entidad pública o privada.

Incluye también la definición de las políticas que deben regular las relaciones

con los proveedores. Las cuales deben estar fundamentadas en la confianza

entre las partes, respaldada por convenios donde se especifiquen las

condiciones técnico – administrativas y legales características de una

negociación seria y duradera.

57

1.1.2 Estimación de las necesidades de compra, Para realizar una

planeación de compras exitosa, es requisito fundamental contar con una

apropiada estimación de necesidades, la cual tiene como finalidad establecer

los requerimientos de medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo

en cuanto a cantidad, calidad y momento oportuno.

Cuando se tiene claro que es lo que se va a comprar, es necesario determinar

en que cantidades debe comprarse para suplir las necesidades por un período

de tiempo determinado. Lo más importante para la adecuada estimación de las

cantidades a adquirir es contar con información actualizada y permanente, y

tener en cuenta las tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo el

aumento de la demanda de insumos por nuevos contratos, la supresión de un

programa, o las variaciones en la oferta de productos en el mercado.30

♦ Metodología para estimar necesidades de medicamentos

esenciales

Existen varios métodos para realizar el cálculo de las necesidades de

medicamentos, comos son:

El método de estimación con base en los perfiles epidemiológicos, en el

cual la cantidad a pedir está directamente relacionada con la frecuencia de la

morbilidad, es decir, la proporción de prevalencia o número de veces que se

presenta una enfermedad con la cantidad de medicamento necesario para

intervenir dicha enfermedad, teniendo en cuenta el esquema de tratamiento

establecido. Pero en este caso, sólo haremos referencia al más conocido que

es el método de estimación de necesidades por consumos históricos

El Método por consumos históricos, que es el más conocido y utilizado y por

lo tanto lo revisaremos en más detalle. Para aplicar este método se debe tener

en cuenta lo siguiente:

Recopilar la información de los elementos (kárdex, comprobantes de entrega,

formatos de consumo, etc.) que evidencien cómo ha sido el movimiento de los

medicamentos en la institución, durante un tiempo determinado (mínimo

durante seis meses). Con base en esta información se establece el consumo

promedio mensual (CPM) de cada producto.

Cómo calcular el consumo promedio mensual (CPM)?

Para conocer este dato se debe obtener el consumo de cada insumo durante

los últimos seis meses (tres meses como mínimo, en caso de no contar con

información de seis meses), datos que se obtienen directamente de las tarjetas

del kárdex, o del sistema de información de las ventas de la institución, las

cuales deben ser actualizadas constantemente con información veraz.

30 AMARILES MUÑOZ, Pedro José, CORREA CANO, Omar y RESTREPO VÉLEZ, Luis

Guillermo, et. al. Guía Integral para el funcionamiento y Mejoramiento de un Servicio

Farmacéutico. Monografía de grado. Especialización en Atención Farmacéutica. Universidad de

Antioquia, Medellín, 1998

58

A continuación se presenta un ejemplo de cómo calcular el consumo promedio

mensual cuando no se cuenta con un sistema de información automatizado:

Para calcular el consumo promedio mensual, se suman los consumos de los

meses analizados y se divide por el número de éstos. A continuación se

presenta un ejemplo de la forma correcta como se debe desarrollar esta

actividad:

Se desea conocer el consumo promedio del captopril de 25 mg en los últimos

tres meses, tenemos

Agosto 950 tabletas

Septiembre 1150 tabletas

Octubre 1093 tabletas

El Consumo Promedio

...