Planeacion De Compras

2.1 Planeación del área de compras

La planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma. El proceso de la planeación del área de compras se inicia con la información provenida de los pronósticos anuales de ventas, de producción y económicos en general.

2.1.1 Análisis de las necesidades por área de la empresa

Toda actividad empresarial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Para mantener una posición vendedora favorable, que pueda enfrentar a la competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio en la obtención de estos materiales y el de almacenamiento deberán mantenerse también a un nivel económico. Estas funciones constituyen la necesidad de comprar.

2.1.2 Objetivos

1. Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado. Mejor precio Este elemento requiere de una atención principal en la industria, ya que representa al constituir el costo de fabricación aproximadamente un 50% del precio de venta, por lo tanto, cualquier ahorro que se pueda obtener, considerando el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa. En la integración del precio de compra podemos citar los siguientes factores:

• Costo de materiales.

• Costo de mano de obra.

• Costo de indirectos.

• Costo de operación.

• Volumen de compra.

• Facilidades de producción.

• Condiciones del mercado.

• Situación geográfica.

• Transportación.

• Situaciones no previsibles (huelgas, incendios, etc.)

2. Mejor calidad: La obtención de la mejor calidad es una de las metas básicas de Compras. Si bien el precio es sumamente importante, no significa obtener el más bajo, en determinadas circunstancias, en detrimento de la calidad. La recepción del material debe ser atendida también en cuanto a tipo de empaque y envase que salvaguarden la calidad e integridad de la mercancía.

3. Mejores condiciones de pago y entrega: La negociación de mejores condiciones de pago y entrega es otra de las funciones del departamento de Compras. Desde luego deben ser conforme a las políticas generales de la empresa y a las cuales debe ajustarse el comprador.

4. Volumen de compras: Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, etc.

2.1.3 Políticas

Establecer las políticas de tu departamento de compras es determina quién tiene el poder para hacer las compras para la empresa, los productos que pueden comprar, cuánto pagar y la lista de los vendedores que se utilizará para la compra de productos. Las políticas del departamento de compras servirán de guía para el departamento y deben alinearse con las normas generales y las metas de la organización.

2.1.4 Estrategias de compras

Adaptación de los objetivos de la función de compras a los objetivos de la empresa

 Corporativos

 Integración/Desintegración – Hacer vs Comprar

 Centralización/Descentralización

 De Unidades de Negocio

 Objetivos de disminución tiempos desde el diseño del producto hasta su lanzamiento al mercado

 Aumento de flexibilidad – garantizar suministros

 Introducción de nuevos productos

Segmentación de productos/servicios que la empresa compra

Modelos de segmentación de compras

• Kraljic – 1983

– Impacto en la rentabilidad vs Riesgo en el suministro

– Clasificar, Analizar proveedores para cada grupo de productos, Determinar la estrategia adecuada y Elaborar un plan de acción

• Elliott-Shircore & Steel – 1985

– Rentabilidad/Valor potencial para la empresa vs Vulnerabilidad del suministro

– Van Weele – 1992,1994

– Impacto en la rentabilidad vs Riesgo en el suministro

– Olsen & Ellram – 1997

– Importancia estratégica vs Dificultad de manejo de la situación de compra

– Bensaou – 1999

– Inversiones específicas de los proveedores vs Inversiones específicas de los compradores

Estudios de los mercados de compra

Nos deberían hablar sobre :

– Evolución de los precios de los productos o materiales

– Evolución de la calidad y de las mejoras en el rendimiento

– Identificación de fuentes de abastecimiento y su fortaleza financiera

– Identificación de los términos comerciales más utilizados

– El nivel de servicio logístico del mercado

– Costos logísticos implicados en la adquisición de material

Elaboración de la estrategia de compras

Estrategia de Compras

a) Plan documentado

b) Proveer ventajas sostenidas y de largo plazo sobre la competencia

c) Documento consensuado entre las partes involucradas de la empresa y externas.

d) Parte de un proceso interactivo que dé objetivos claros en un entorno cambiante.

2.2 Programa de compras

El programa o política de compras de una empresa hace referencia a la programación de las compras que le vamos a hacer a nuestros proveedores, para un periodo de tiempo determinado, de los insumos o productos que vamos a necesitar para la producción o comercialización de nuestros productos (bienes o servicios).

El programa de compras debe tomar en cuenta, además de la cantidad de productos que vamos a producir o comercializar, nuestra capacidad financiera, administrativa, logística, y de disposición o capacidad física de los almacenes.

2.2.1 Programa Project (Software Microsoft Office Project version 2013)

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación los recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es la más reciente a febrero de 2013) es útil para la gestión de proyectos, aplicando

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