Planeacion Y Programacion De Compras

PLANEACION Y PROGRAMACION DE COMPRAS.

EN CONTEXTO

La Encargada de Abastecimiento de una empresa solía terminar sus largas jornadas muy cansada, sentía que era la "bombero" de la organización, ya que todos los requerimientos que le llegaban eran "para ayer", la mayoría rotulados como urgentes. Además, hacía tiempo que se sentía agobiada porque en todos los estudios que se habían realizado, su unidad aparecía mal evaluada por sus usuarios, sobre todo debido al tiempo que tardaba en dar respuesta a las solicitudes.

Ella y sus compañeros tenían varias ideas que podrían haber mejorado esta situación, pero el trabajo siempre terminaba sobrepasándolos por lo que al final estos planes de mejora acababan postergándose.

En esta situación se encontraba cuando llegó a sus manos un oficio encargándole la elaboración del Plan Anual de Compras. Al principio pensó que se trataba de uno más de los requerimientos de información que suelen llegar de la gerencia, sin embargo, al revisar mejor el documento descubrió que tenía ante sí una "ventana de oportunidad" para implementar las mejoras que hace tiempo tenía pensadas realizar.

Al recolectar la información que necesitaba para preparar el Plan Anual de Compras, pudo confirmar que muchas de aquellas solicitudes que recibí dispersas y casi siempre muy apuradas desde los distintos departamentos, se repetían durante el año. Además pudo recoger datos que demostraban la conveniencia de agrupar las compras, tanto por razones comerciales (mejor precio, más calidad, condiciones de entrega, etc.) como de buen servicio (menor tiempo de entrega, liberación de tiempo para tareas más estratégicas, disminución de la burocracia, etc.).

Sistematizó esta información y pidió una reunión con su Jefe. Este escuchó sus planteamientos, se mostró muy interesado y programó una reunión con todos los jefes de departamento. Allí presentaron la información recopilada, así como las principales estrategias acordadas con la Jefa de Abastecimiento y se solicitó el compromiso y apoyo de toda la empresa para el éxito de la iniciativa del área de Abastecimiento.

A partir de ese año, muchas compras que copaban las agendas de los funcionarios del área de abastecimiento comenzaron a ser agrupadas y licitadas una sola vez al año, estableciendo contratos de suministros que permitía abastecerse de estos productos utilizando sólo una orden de compra. Además un par de funcionarios se hicieron cargo de las compras por Catálogo Electrónico, con la clara misión de ampliar al máximo posible el volumen de compras realizadas por este medio.

Al final del primer año, los resultados fueron alentadores, los tiempos de respuesta disminuyeron sustantivamente, mejorando la percepción de sus usuarios. También, pudieron verificarse ahorros significativos que pusieron muy contentos a la gente de administración y finanzas.

Además, al estar menos agobiados con la rutina, el área de Abastecimiento pudo iniciar algunos proyectos que tenían postergados, como la evaluación de proveedores, el rediseño de los procesos internos de abastecimientos y un plan de reducción de stocks.

SUBMODULO II. Identifica el proceso completo de abastecimiento de bienes para la empresa.

Material recopilado por C.P. Alfredo Rodríguez Ramírez

Introducción

En los últimos años, las organizaciones han comenzado a reconocer el papel clave del proceso de abastecimiento, sobre todo debido al impacto que tiene en el funcionamiento de la organización, en sus costos y en el cumplimiento de sus objetivos. • Un análisis de los bienes o servicios “esenciales” de la organización. • Una estimación de la demanda proyectada. • Una evaluación de cómo se realizará la adquisición y del desempeño de los proveedores.

La planeación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la organización. Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones del sector público.

¿Qué significa Planificar las Compras?

Planificar las compras significa definir ¿qué necesita la organización?, ¿cuánto? y ¿para cuándo lo necesita?, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior del área de abastecimiento.

Ventajas de planificar las compras

Una adecuada planificación se traducirá en numerosos beneficios para nuestra organización, optimizando cada vez más los métodos de compra y mejorando los resulta dos en términos de la eficacia, eficiencia y transparencia.

Entre las ventajas de planificar las compras, destacamos:

Precios más competitivos y mejor calidad obtenida en cualquiera de los distintos mecanismos de compra, debido a que una adecuad programación nos permite: • Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales (precio, calidad, entrega, servicio post venta, etc.). • Facilitar la suscripción de nuevos convenios, basándose en los requerimientos futuros estimados por los planes de compra de los servicios. • Realizar una mejor definición de los requerimientos y de los plazos de los distintos procesos de compra, lo que trae aparejado un mayor número de proveedores potenciales y una mejor negociación en el caso de un único proveedor.

Menores costos administrativos, ya que al agregar demandas se realizan menos procesos de compra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

Menores costos de inventario, ya que con una adecuada planificación será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.

SUBMODULO II. Identifica el proceso completo de abastecimiento de bienes para la empresa.

Material recopilado por C.P. Alfredo Rodríguez Ramírez

Compras oportunas, lo que significa "tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos". Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.

Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos

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