PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTOS

HECHO POR

REF.

P/T

OBJETIVO GENERAL

Establecer si las contrataciones y adquisiciones efectuadas a través de exoneraciones a los procesos de selección, están justificadas y si han permitido a la entidad obtener bienes, servicios y obras en la oportunidad, calidad y costos requeridos, en el marco de las disposiciones legales vigentes.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

1. Entreviste al responsable del Área de Abastecimientos, para la absolución de las preguntas del cuestionario de control interno y profundice el conocimiento del sistema de control implementado por la entidad.

2. Elabore los flujogramas o narrativas de los procesos de exoneración y efectúe el seguimiento correspondiente.

3. Solicite la relación de las exoneraciones a los proceso de selección para la adquisiciones de bienes y contratación de servicios y ejecución de obras, aprobadas por la entidad durante el período Ene. 2003. – Dic.2004; conteniendo la información siguiente:

- Número y fecha del documento de aprobación,

- Número y fecha de los informes técnico y legal, así como identificación de la unidad orgánica que los emite,

- Objeto de la adquisición de bienes y servicios vía exoneración,

- Valor referencial

- Causal invocada para la exoneración

- Razón social del contratista y número de Registro Único de Contribuyentes – RUC,

- Número y fecha de la orden de compra u orden de servicio, que formalice la adquisición,

- Número, fecha, monto y período de vigencia del contrato respectivo,

- Número, fecha y monto del comprobante de pago,

- Número y fecha del documento con el cual se reportó a la Contraloría General.

4. Consignar datos obtenidos, de la aplicación del procedimiento N° 3, en los formatos 1.A, 1.B, 2.A y 3.B.

5. Seleccione una muestra representativa de las exoneraciones aprobadas por la entidad, considerando los criterios siguientes:

- Objeto de la adquisición y/o prestación

- Materialidad de la operación;

- Causal invocada para la exoneración

- Recurrencia a la exoneración para una misma adquisición y/o prestación;

6. Sobre la muestra seleccionada, verificar:

- La existencia del requerimiento de parte del área usuaria de la necesidad del bien, servicio u obra objeto de la exoneración.

- Verificar que el bien, servicio u obra objeto de la exoneración están incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad, salvo en el caso de emergencias.

- Que cuente con el Informe técnico, emitido por el área operativa que sustenta su requerimiento y la configuración de la causal determinada

- Que cuente con el informe legal, con la sustentación de la aplicabilidad de las respectiva norma relacionada con la exoneración

- Constate que la aprobación de las exoneraciones fue efectuada por el nivel competente de la entidad;

- Que el documento de aprobación de la exoneración, además de contar con los fundamentos que lo sustenta, en la parte resolutiva deberá consignar:

 Causal invocada

 Descripción básica del bien o servicio

 Valor referencial

 Fuente de Financiamiento

 Periodo de exoneración o cantidad requerida

 Área o dependencia encargada de la adquisición de los bienes o la contratación de los servicios o ejecución de obras

 Disposición de comunicación a la Contraloría General y publicación del documento aprobatorio en el diario oficial El Peruano, dentro de los diez (10) días de aprobada la adjudicación

(Numeral 6.5 del Acápite VI – Disposiciones Específicas de la Directiva N° 011-2001-CONSUCODE/PRE aprobada con Resolución N° 118-2001-CONSUCODE-PRE de 03.Jul.2001)

- Verifique que la resolución de aprobación de las exoneraciones, los informes técnico – legal y formato EXO fueron remitidos a la Contraloría General oportunamente.

OBJETIVO ESPECIFICO 1

Determinar que las exoneraciones se hayan aprobado previa sustentación técnica y legal, en el marco de los requisitos y procedimientos previstos en el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones, su Reglamento y demás normas complementarias vigentes.

7. Verificar, que las causales invocadas, estén debidamente sustentadas, teniendo en cuenta para ello los siguientes criterios:

a) Entre entidades del sector público:

- Que la entidad estatal que prestará el servicio, se encuentre capacitada para tal fin, es decir que no actúe en forma empresarial (sea de orden municipal, regional o nacional)

- Que no sea posible obtener a nivel de mercado por lo menos dos ofertas de empresas privadas.

- Que los precios ofertados sean menores que los precios a nivel de mercado

- Que se hayan considerado criterios de costos, oportunidad y calidad del bien o servicio a adquirir, contenidos en el informe técnico económico respectivo.

b) Servicios Públicos:

- Que correspondan a servicios, tales como: energía eléctrica, telecomunicaciones, agua, desagüe u otros análogos

- Que las tarifas sean únicas y reguladas por contrato u organismo regulador del Estado

c) Situación de Urgencia:

- Que exista evidencia de la ausencia del bien, servicio u obra, que impida la realización de una actividad esencial o productiva de la entidad

- Que la urgencia haya sido consecuencia de un hecho imprevisible o extraordinaria, ameritando la realización de acciones inmediatas y no a través de un proceso regular

- Que la adquisición del bien o servicio, no se encuentre programada en el Plan Anual de Adquisiciones

- Que la adquisición o contratación de los bienes, servicios u obras, corresponde al tiempo o cantidad que permite llevar a cabo el proceso de selección correspondiente.

- Que no se hayan aprobado situaciones de urgencia por períodos consecutivos.

- Que no se hayan aprobado las exoneraciones para la adquisición o contratación de bienes, servicios u obras para atender de necesidades de periodos anteriores a la fecha de aprobación, así como para regularizar la suscripción de un contrato y/o la ejecución de una adquisición o prestación.

- Que no haya sido aplicada en los casos de adquisición de bienes y servicios complementarios, internos de la administración

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