Preguntas para la autoevaluación sobre el tema "Аutomatización de procesos administrativos"

AUTOEVALUACION 1

1. ¿Por qué es importante el concepto de sistemas en la automatización de un proceso administrativo? Justifique su respuesta.

Es importante por su forma de actuar ya que se encarga de ver los componentes que interactúan entre sí para la consecución (logro) de uno o varios fines u objetivos comunes. También es esencial por su integración de partes interrelacionadas pero debe ser percibido como un todo a la vez es un instrumento que nos va a permitir analizarla más detenidamente.

2. ¿En qué consiste el enfoque sistémico y qué utilidad tiene en las organizaciones?

Consiste en separar las funciones de los elementos que pertenecen a laestructura es decir, da mayor énfasis (significado) a las funciones del sistema y luego a su estructura y es útil porque es fácil separar su parte funcional que hace o que se supone que hace y su parte estructural como lo hace por lo consiguiente se identifican primero los objetivos y resultados deseados luego se determina que salidas se necesitan para lograr esos resultados por último se identifican los elementos de entrada y procesos que son necesarios para producir tales salidas por tal manera de descripción los sistemas e identificar sus insumos procesos y salidas se le conoce como modelo IPO.

3. ¿Cómo apoya el modelo IPO a la automatización de un proceso administrativo?

Por la forma de fragmentar el sistema y dar a conocer visualmente su estructura.

4. ¿En qué consiste el enfoque de la caja negra? Explique

Implica que se conocen solamente las entradas y las salidas y no se considera necesario saber con exactitud cómo se llegó a obtener la salida en otras palabras se conocen las entras y las salidas pero no los procesos internos en un sistema, se aplica en el caso del operario de la empresa, porque conoce las entradas y las salidas del sistema pero no los procesos internos que transforman las entradas en salidas. Son necesarios para producir tales salidas por tal manera de descripción los sistemas e identificar sus insumos procesos y salidas se le conoce como modelo IPO.

5. ¿En qué consiste el enfoque de la caja blanca? Explique

Consiste en analizar los procesos internos del sistema que transforman las entradas en salidas por lo cual se aplica a los especialistas porque conocen el proceso interno del sistema que transforma las entradas en salida.

6. Explique el concepto de subsistema.

Un subsistema es un sistema que es parte de otro sistema mayor (suprasistema o supersistema). En otras palabras, un subsistema es un conjunto de elemento interrelacionados que, en sí mismo, es un sistema, pero a la vez es parte de un sistema superior. Un sistema puede estar constituido por múltiples partes y subsistemas.

7. Defina los términos eficiencia y efectividad. ¿En qué puede aplicarlos en las organizaciones al automatizar un proceso administrativo? Bueno la eficiencia es una acción, fuerza, producción. Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. No debe confundirse con eficacia que se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. En conclusión se puede decir que la efectividad es hacer la cosa correcta y la eficiencia es hacer correctamente la cosa. Para poder aplicarlos en primer lugar seria la eficiencia que es cuando se debe tomar las decisiones o planificar como se va automatizar y la efectividad cuando es el grado en que las metas correctas de automatizar son logradas.

AUTOEVALUACION 2

PARTE 1.

Responda conscientemente a las siguientes preguntas

1. ¿Porque es importante el elemento humano a realizar un análisis de sistemas?

Porque es el más valioso y determina el éxito del sistema.

2. ¿Bajo qué criterios se puede clasificar los sistemas?

• Por su propósito

• Por su interrelación en su Ambiente

• Por su respuesta al Ambiente

• Por su naturaleza

3. ¿Puede encontrar otro criterio para clasificación adicional al presentado en el texto? Explique

Otro criterio seria:

• Por sus Objetivos

• Por su interrelación en su Entorno

• Por su respuesta al Entorno

• Por su naturaleza ya que también por el entono donde se encuentre puedan comunicare.

4. ¿Por qué es necesario que los dirigentes y quienes laboran en la organización conozcan el objetivo de la misma? Para que se planteen metas y así llegar al objetivo final.

5. Analice la frase “El todo es más que la suma de sus partes”

Organización.

6. Explique brevemente como se relacionan los subsistemas

Los subsistemas son sistemas dentro de un sistema. Los subsistemas se relacionan con los sistemas ya que también son sistemas.

7. ¿Cuál es el propósito de la retroalimentación en un sistema?

Informar Acerca del desempeño de un sistema.

8. ¿Cuáles son los niveles de administración en una organización?

• Nivel de Operaciones (técnico u operarios)

• Nivel Medio o Mandos Medios

• Nivel Institucional o de Administración Estratégica

9. ¿Qué importancia tiene en el análisis de sistemas los niveles de la organización?

Que Puede Identificar a través de sus Funciones e Interrelaciones.

10. ¿Cómo se relacionan el análisis de sistemas y la automatización de procesos administrativos?

Porque pretende hacer eficiente los sistemas de la Organización y mejorar notablemente los flujos de comunicación, operación, proceso y entrega de Información.

PARTE 2.

Lea cuidadosamente los siguientes enunciados. Coloque en la columna respuesta V si considera que el enunciado es Verdadero o una F si considera que es Falso.

No.

Enunciado Respuesta

1 Uno de los principales elementos para que exista un sistema es que las personas sean capases de comunicarse V

2 El método de análisis agregado AVA persigue minimizar costos y administrar el desperdicio V

3 Los sistemas “purposeful” son creados por el hombre F

4 Según la relación que se tiene con el ambiente un sistema puede ser abierto o cerrado V

5 Todo sistema produce una salida V

6 Un ejemplo se sistema social es una nación V

7 Toda organización es un sistema dinámico F

8 Un subsistema se maneja de manera independiente de un sistema F

9 La retroalimentación es una forma de control dentro de un sistema V

10 Las decisiones más difíciles dentro de un sistema son tomadas a nivel de F

AUTOEVALUACIÓN

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