REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF

DEFINICION

Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cómo los órganos de gobierno, han decidido que debe formularse la organización de una entidad. Así al ROF establecerá:

1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones técnico-administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una entidad.

2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades Orgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creación y disposiciones complementarias.

3. Establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificándose la capacidad de decisión y jerarquía así como el ámbito de supervisión en la institución.

4. Cuál es el modelo de gestión. Qué cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.

5. Cuál es la estructura de la entidad y que unidades orgánicas deben existir para desarrollar el modelo de gestión.

6. Qué funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica, que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la organización.

7. Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en general de trabajo que se establecen.

8. Las atribuciones o facultades específicas de los titulares de las unidades orgánicas.

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del órgano o unidades orgánicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organización y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL ROF

La formulación del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:

a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgánica.

b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento.

c. Reflejar una estructura orgánica coherente con los fines y objetivos de la institución y orientada a reforzar a la presentación de los servicios públicos.

d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegación y buscando generar valor en los procesos.

e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos, económicos y tecnológicos.

f. Contener información por lo menos sobre:

- Unidades Orgánicas.

- Cadena de mando.

- Funciones de las unidades orgánicas.

- Relaciones funcionales previstas.

- Atribuciones específicas.

g. La conducción del proceso de elaboración del Reglamento de Organización y Funciones corresponde a las Oficinas de Racionalización Institucional o la que haga sus veces.

h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalización o la que haga sus veces.

i. La Oficina de Racionalización es responsable de la actualización del ROF. En general, procede la modificación del ROF cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.

j. Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultación o empoderamiento, con pocos niveles jerárquicos sin exceder del 3° nivel organizacional.

CONTENIDO DEL ROF

1. ÍNDICE

Es la relación clasificada de Títulos, Capítulos y Anexos que contiene el ROF.

2. INTRODUCCIÓN

Se precisa la interrelación entre la naturaleza de la Entidad y las políticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionará la Ley de creación de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta se cumpla. Así mismo, se describirá las características del Reglamento de Organización y Funciones, resaltando la función de los Órganos de Línea en términos de Servicios Públicos.

3. GENERALIDADES

Se consignará el contenido y ámbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento.

4. TÍTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES.

Se precisará la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y características permanente que ha recibido por mandato constitucional.

La finalidad también llamada misión, es la razón fundamental para la que ha sido creada la institución y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en función de que productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misión también puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.

Se considera así mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos.

5. TÍTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.

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