UNIDAD 1.- SOFTWARE CONTABLE: CONTABILIDAD INTEGRAL (COI)

UNIDAD 1.- SOFTWARE CONTABLE: CONTABILIDAD INTEGRAL (COI)

Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

Desde mediados de los años 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidación considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido un notable incremento el uso de soluciones de código abierto.

1.1.- CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL SOFTWARE.

Aspel-COI procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa, en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización así como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales. Calcula la depreciación de los activos fijos. Mantiene interfases con los demás sistemas Aspel e interactúa con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa.

1.2.- CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL SOFTWARE.

El Sistema Administrativo Empresarial Aspel COI versión 6.0 para Windows, posee nuevas características:

Facilidad

• Captura de pólizas.

• Copiando y pegando a partir de otras pólizas, utilizando el nuevo catálogo de conceptos de pólizas, manejando cuentas que permiten el cuadre automático de éstas e integrando pólizas recibidas vía correo electrónico.

Conectividad

• Al compartir toda la información contable se obtiene el máximo provecho de la tecnología disponible.

• Vía correo electrónico por envío y recepción de pólizas para su integración a la contabilidad.

• Vía Internet para una alimentación automática de las tablas del INPC.

Cálculo Matemático

• Saldo promedio diario en cualquier momento y para todas las pólizas.

• Cálculo del ajuste anual por inflación de acuerdo a las nuevas disposiciones de la LISR, incluye un asistente para su fácil definición. Una vez hecho el cálculo de ajuste anual, se podrá emitir un reporte que presenta un desglose por mes de los saldos de las cuentas.

Nuevos filtros e n la consulta de pólizas:

• Pólizas contabilizadas y no contabilizadas

• Auditadas y pendientes de cuadre

• Visualización de los detalles de las pólizas en forma ágil.

• Consulta de todas las pólizas generadas en el periodo desde el detalle de una póliza sin necesidad de ejecutar otra consulta

1.3.- INSTALACIÓN DEL PROGRAMA.

Considerando que el sistema puede trabajar como Servidor o Estación de trabajo, a continuación te doy los requerimientos de hardware y software:

Requerimientos mínimos de hardware:

Procesador compatible con Pentium.

256 MB de RAM mínimo.

180 MB de espacio libre en disco duro.

Monitor VGA o superior.

Requerimientos mínimos de software (Sistema Operativo):

Para el servidor: Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003, Vista o superior.

Estación de trabajo o Monousuario: Microsoft Windows 98 o superior.

Una vez que hayas verificado que cubres los requerimiento mínimos podrás Instalar, Activar y Configurar el Sistema Administrativo Empresarial Aspel SAE debes realizar los siguientes pasos:

1. Da Doble Clic Sobre El Archivo Ejecutable de SAE.

2. Cuando Te Aparezca La Bienvenida Del Instalador Da Clic En Siguiente.

3. Acepta El Contrato De Licencia Dando Clic En Si.

4. Elije La Opción Local o Servidor y Da Clic en Siguiente.

5. Te Aparecerá Información Sobre Trabajo en Red. Da Clic en Siguiente.

6. Al Indicar la Ubicación de Destino de la Carpeta de Datos deja la predeterminada y da clic en siguiente.

7. La Carpeta de Programas será Aspel, por lo tanto da clic en siguiente.

8. Da Clic en Finalizar.

9. Para Activar El Sistema Da Clic en Activar Sistema AHORA.

10. Ingresa el Número de Serie Para La Versión Demo Educativa SGSNYD000022 y El Código de Activación es F2t2Aj8525 después das clic en Siguiente.

Ingresa los Datos del Cliente (Tus Propios Datos) y da clic en Siguiente.

Al llegar al Resumen de la Información da clic en Activar.

Te aparecerá un mensaje indicandote que ha sido activado el sistema, da clic en Finalizar.

1.4. ALTA, BAJA Y MODIFICACIÓN DE CATALOGO DE CUENTAS.

Menú Archivos, opción Catálogo de Cuentas (colocarse en el registro a cambiar) / Edición – Modificar o

Menú Archivos, opción Catálogo de Cuentas, hacer doble clic sobre el registro ó Enter, o

En el catálogo de cuentas, al posicionarse sobre el registro, oprimir doble clic.

Este proceso te permitirá realizar modificaciones de alguna cuenta y, además, conocer el detalle de cada una de las cuentas de tu catálogo.

1.5.- ALTA, BAJA Y MODIFICACIÓN DE PÓLIZAS.

Podemos distinguir los tres principales tipos de pólizas son: de diario, de egresos y de ingresos, pero COI permite el uso si la empresa así lo requiere de otros tipos de pólizas.

En la práctica se usaran estos tres tipos de pólizas.

Tipo de Pólizas

El catálogo de cuentas que utilizaremos tiene la estructura 4-3-3, o sea 0000-000-000 dentro de los primeros 4 dígitos, el primero representará la clase (Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costo de Venta, Gastos etc...), el segundo digito representa el grupo (Circulante, Fijo, etc…), el tercero y cuarto representa la cuenta (Caja, Bancos, Terrenos, etc…).

En la segunda parte de la estructura representa la Subcuenta (clientes a crédito, clientes a contado).

Y la última parte de la estructura una posible Sub-subcuenta (Santacruz CON S.S, Grijalva Materiales, etc…)

Un ejemplo para la cuenta de clientes sería 1150-000-000

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