Ciclos Transaccionales Control Interno

CICLOS TRANSACCIONALES Y EL CONTROL INTERNO

ENFOQUE DE AUDITORÍA PARA LA REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO

Introducción

Un enfoque de auditoría efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoría integral es el de los ciclos de auditoría:

Este enfoque se relaciona con la auditoría de los controles de las transacciones económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoría mediante una revisión más analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.

Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios:

1. Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero.

2. Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo.

3. Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos.

4. Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores.

5. Ciclo de producción. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta.

6. Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado.

Hay un alto grado de interdependencia entre estos ciclos, aunque la incidencia de uno en otro dependa del tipo de compañía o industria.

Cada ciclo comprende una o más funciones, las cuales son tareas o segmentos de un sistema que procesa de manera lógica las transacciones.

En cada ciclo se utilizan ciertos asientos contables, documentos y archivos.

A continuación se relacionan las funciones, asientos contables y documentos típicos de los ciclos descritos, los cuales pueden variar según la clase de empresa.

El análisis de los ciclos para la evaluación del control interno que se incluye a continuación es un resumen elaborado a partir de los ciclos incluidos en las Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

CICLO DE INGRESOS

Introducción

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de éstos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.

Funciones típicas

Las funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser:

- Otorgamiento de crédito.

- Toma de pedidos.

- Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio.

- Facturación.

- contabilización de comisiones.

- Contabilización de garantías.

- Cuentas por cobrar.

- Cobranza.

- Ingreso del efectivo.

- Ajuste a facturas y/o notas de crédito.

- Determinación del costo de ventas.

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

- Ventas.

- Costo de ventas.

- Ingresos de caja.

- Devoluciones y rebajas sobre ventas.

- Descuentos por pronto pago.

- Provisiones para cuentas de cobro dudoso

- Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables.

- Gastos de comisiones.

- Creación de pasivos por el impuesto a las ventas.

- Provisiones para gastos de garantía.

Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser:

- Pedidos de clientes.

- Ordenes de venta y embarque.

- Conocimientos de embarque.

- Facturas de venta.

- Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas.

- Avisos de remesas de clientes.

- Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

a) Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones;

b) Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes:

Bases de referencia

- Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito.

- Catálogos de productos y listados o archivos de precios.

Bases dinámicas

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