Control Interno

• LOS OBJETIVOS Y LOS ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Objetivos:

• AUTORIZACIÓN: las transacciones se han de realizar de acuerdo con la política de la dirección. Las autorizaciones pueden ser generales o específicas

• SEGURIDAD: la custodia física de activos se asigna a personas determinadas. El acceso a los activos puede estar limitado a un empleado en particular, o bien permitir el acceso indirecto a personas autorizadas

• REGISTRO: todas las transacciones se registran en tiempo (periodo contable) y forma (cuentas adecuadas)

• CONCILIACIÓN: confrontar los registros con los activos o documentos respectivos, recogiendo las diferencias en un memorando para realizar los ajustes pertinentes

• VALORACIÓN: las cifras de los registros se revisan para depurar las diferencias mediante ajustes y/o eliminaciones apropiadas, según los PCGA

Según la NTA (Normas Técnicas Contables) los objetivos se deben relacionar con las etapas por las que discurre una transacción (autorización, ejecución y registro, responsabilidad respecto a la custodia o salvaguarda de los activos que resulten de dicha transacción).

Elementos:

• PLAN DE ORGANIZACIÓN: que defina y delimite responsabilidades por medio de la segregación de funciones y la coordinación

• PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y DE PRESUPUESTOS: en las que se determinen los objetivos de la empresa y los presupuestos, en términos cuantitativos previstos. Las desviaciones entre los resultados reales y los estimados se han de someter al análisis oportuno

• SISTEMA DE AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO: las autorizaciones han de materializarse por escrito en los manuales de procedimientos; la contabilidad ha de contar con planes de cuentas que faciliten la elaboración de éstas. Los registros de las transacciones se han de realizar con los mejores medios (informáticos) y archivos seguros

• CANAL DE INFORMACIÓN ÚTIL, PERIÓDICO Y JERARQUIZADO: que permita tomar decisiones en el momento adecuado. Se establece mediante informes o reportes que los responsables de secciones envían a la dirección o gerencia

• PERSONAL ADECUADO CUANTITATIVA Y CUALITATIVAMENTE: todo lo que se establezca para un eficiente sistema de control quedaría desvirtuado sin un factor humano capacitado y experimentado, que se identifique con la política general, que esté motivado y se motive con incentivos, promociones y, un plan de formación y perfeccionamiento permanente

• LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

• REVISIÓN DEL SISTEMA

El auditor obtiene la información necesaria, respecto a la organización, de los procedimientos implantados mediante:

• Entrevistas con el personal apropiado de la empresa

• Estudio de los manuales de procedimientos

• Diagramas de responsabilidades y puestos de trabajo

Entre los diferentes métodos existentes para desarrollar el análisis y evaluación del sistema de control cabe destacar:

• Sistema descriptivo: trata de dejar constancia detallada y explicativa de las características del sistema que se está evaluando

• Sistema de cuestionarios: preguntas, de carácter general y estándar relativas al área de trabajo a auditar que se deben ajustar a las características específicas del negocio

• Flujogramas o diagramas de flujos: representaciones gráficas de los circuitos operativos en un sistema de control, en función de los movimientos cronológicos de los documentos y registros contables

• PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Consiste en verificar que los procedimientos establecidos para el control interno se encuentran en uso y están funcionando, tal y como fueron planteados.

• PRUEBAS VERIFICATIVAS O SUSTANTIVAS

El objetivo de estas pruebas es garantizar que los importes de los saldos son válidos. Estas comprobaciones específicas se realizan en función de las técnicas de muestreo estadístico.

• CONCLUSIÓN

La opinión sobre los procedimientos de control interno depende de diversos factores, aunque se trate de objetivar con la aplicación de métodos cuantificables.

El auditor concluirá sobre la fiabilidad de la información, la protección de los activos y la eficiencia de las operaciones. Este análisis le permitirá identificar las áreas relevantes y las de menor interés; la relevancia puede ser debida a:

• Cifras de importancia relativa (materialidad)

• Facilidad o posibilidad de comisión de errores (activación de gastos)

• Trascendencia profesional o legal de un área determinada (emisión de residuos)

• LAS LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO

El ICAC establece que el auditor, en el momento de emitir una opinión técnica sobre las cuentas anuales, tiene la obligación de comunicar a sus clientes las debilidades detectadas en el sistema de control. Pero, cuando solo realiza una revisión-evaluación, el ICAC no impone normas.

Originadas por:

• La propia puesta en marcha del sistema puede producir errores aislados o continuados por falta de entendimiento de las instrucciones, errores de juicio, descuidos, etc.

• La segregación de funciones puede provocar irregularidades o distorsiones inducidas por parte de quien las produce

• La credibilidad en la dirección, ya que si incumple los sistemas de control puede ocasionar un “efecto dominó” en los demás miembros de la organización

• La envergadura de las operaciones condiciona el establecimiento de un sistema de control, que es responsabilidad de la dirección, en función del análisis coste-beneficio. El auditor debe tener en cuenta si la decisión tomada por la dirección es la más conveniente

• AMBIENTE DE CONTROL

• El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.

• Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

• Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.

• Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos

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