EL CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

EL CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

OBJETIVO

El objetivo es explicar qué es el control de la documentación. Este capítulo le proporcionará las técnicas necesarias para asegurar que su nivel de control de la documentación es suficiente para mantener un SGMA funcional.

INTRODUCCIÓN AL CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

Ahora se está acercando a la finalización de la etapa de implementación del su SGMA y los elementos que se han tratado en los capítulos anteriores deberían haberse considerado componentes bastantes lógicos para cualquier sistema de gestión funcional.

DOCUMENTOS CONTROLADOS Y NO CONTROLADOS

Como cualquier sistema de gestión, debería distinguir claramente entre los documentos controlados y no controlados. Como norma general, debería otorgarse el estado controlado a los documentos que son esenciales para la implementación y l mantenimiento de un SGMA y que, periódicamente, puedan necesitar ser recordados, actualizados o sustituidos. Por el contrario debería otorgarse el estado de no controlado a los documentos que n vayan a ser actualizados una vez que se han distribuido. En resumen, los documentos controlados siempre deberían estar actualizados y los que hayan sido actualizados, deberían ser etiquetados como corresponde.

Para asegurar una manipulación apropiada de los documentos controlados, es esencial mantener un registro de qué documentos son controlados y dónde están ubicados y, una vez actualizado un documento controlado, las nuevas versiones deben sustituir a todas las copias de la versión anterior de dicho documento.

Debería tener un procedimiento con las líneas generales sobre cómo referenciar, autorizar, distribuir, almacenar, recuperar, corregir, redistribuir y sustituir estos documentos. Para evitar la confusión, puede resultarle útil poner un número de referencia único a sus documentos controlados.

RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMETACIÓN CON ÉXITO DE UN SGMA

Debe mantener un procedimiento que controle todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implementación y el mantenimiento de un SGMA.

Debería mantener procedimientos por escrito para preparar, almacenar, expedir, corregir y revisar documentos.

Debe asegurarse de que todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implementación y el mantenimiento de su SGMA son legibles y están claramente marcados con la fecha en que se prepararon, la fecha en que han de revisarse, el título del documento y la versión del mismo.

Los procedimientos de control de la documentación deben asegurar de que todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implementación y el mantenimiento de su SGMA:

• Son autorizados por un representante de la alta dirección

• Están localizables

• Tienen un período de revisión previsto y que se revisan y actualizan según esa revisión

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