Documentacion Y Control

CONTROL DEL PROYECTO

Ni aun los proyectos dotados de una planificación excepcional, óptimos recursos e implementación rigurosa, se alcanzan automáticamente los resultados deseados. En todo el ciclo de vida del proyecto surgen desafíos, problemas e incidentes y el gerente es responsable de mantener el control del proyecto hasta el final. Por fortuna existen herramientas indispensables que ayudan al gerente en sus esfuerzos para garantizar que el proyecto esté encauzado, medido y controlado.

Generalmente, esas herramientas se pueden organizar en cuatro categorías:

• Monitoreo del proyecto: Realizar verificaciones constantes para comprobar que la implementación avanza como se planificó.

• Evaluación del proyecto: Evaluar si los beneficios esperados serán entregados y siguen siendo válidos. Evaluar los logros y cambios expresados por el proyecto a través de las múltiples acciones de implementación. Necesario realizar un estudio de Línea Base.

• Gestión de los riesgos del proyecto: Identificar y gestionar activamente los riesgos del proyecto que pueden mermar su capacidad de alcanzar los resultados para que la población final aproveche los beneficios del proyecto.

• Gestión integrada de cambios: Confirmar que todos los cambios propuestos para el proyecto (de alcance, presupuesto, cronograma, calidad, adquisiciones, monitoreo y evaluación, transición, etc.) sean evaluados y registrados, y que se realicen las acciones apropiadas.

Es importante recordar que el plan para implementar el proyecto es un modelo de cómo se espera que avance el proyecto.

Los procesos de monitoreo, evaluación y control comparan continuamente el desempeño real con el plan de implementación del proyecto (análisis de variación). Si se encuentra variación, los equipos del proyecto deben analizar su causa, identificar posibles acciones correctivas e implementar los cambios para realinear el modelo (el plan para implementar el proyecto) con la realidad del contexto del proyecto. Los cambios se hacen primero en el plan del proyecto para que sus objetivos en otros aspectos del proyecto puedan considerarse. Cuando el equipo del proyecto y otros interesados estiman que las acciones propuestas producirán el efecto deseado, el plan del proyecto revisado se aprueba y comunica. El trabajo continúa conforme al plan revisado.

Monitoreo del proyecto

Las actividades de monitoreo corresponden sobre todo a los dos niveles más bajos del marco lógico del proyecto (actividades y productos o resultados) y también a los recursos o insumos necesarios para ejecutar las actividades del proyecto. Estas actividades (de monitoreo) difieren de las actividades de evaluación en propósito, frecuencia y enfoque. La tabla siguiente presenta un resumen del “qué, por qué, cuándo y cómo” del monitoreo del proyecto:

Evaluación del proyecto

Las actividades de evaluación del proyecto corresponden principalmente a los dos niveles superiores del marco lógico (Objetivos e Impacto). En el nivel de objetivos, los datos se recopilan y analizan con menor frecuencia y muchas veces requieren una intervención más formal (a menudo por asesores técnicos o evaluadores externos) para mostrar los alcances del proyecto. La frecuencia con que se monitorea esta información la decide la gerencia del proyecto y depende de los recursos (dinero, tiempo y personal) que el proyecto planea invertir en este nivel de recopilación y análisis de datos, tradicionalmente en la metodología de proyectos de desarrollo en ciclos que duran de tres a cinco años, se plantea un ejercicio de base, un intermedio y un final. Algunas veces evaluaciones expost (se verá más adelante en fase de transición del proyecto). Si bien las actividades de evaluación del proyecto pueden incluir revisiones de progresos en los dos niveles inferiores del marco lógico (actividades y productos/resultados), el objetivo más ambicioso (y fundamental) de la evaluación es medir los niveles de objetivos e impacto del marco lógico.

Requisitos para el monitoreo de proyectos de desarrollo internacional

Requisitos para la evaluación de proyectos de desarrollo

Gestión de riesgos

Aun cuando gran parte de la atención del monitoreo y evaluación se centra en los elementos verticales del marco lógico del proyecto (Recursos, Actividades, Productos, Objetivos, Metas), el equipo del proyecto debe monitorear también los supuestos del proyecto (que forman la lógica horizontal). Estos supuestos corresponden a los riesgos que podrían impedir el éxito del proyecto.

El riesgo del proyecto es la posibilidad de que algo salga mal, o al menos que no resulte como fue planificado. Los riesgos son diferentes en cada proyecto y van cambiando a medida que el proyecto avanza. Los

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