Diagnóstico De Las Capacidades Competitivas Del Departamento De Mantenimiento

Diagnóstico de las capacidades competitivas del departamento de mantenimiento

Auditorias

Qué son, como se llevan a cabo

Cuando una empresa se plantea si la gestión que se hace del mantenimiento es la adecuada, la respuesta puede ser SI, NO o REGULAR. Claro está que cualquiera de las tres respuestas es insatisfactoria, porque entre cada una de ellas hay muchos puntos intermedios de respuesta, y porque no informa sobre qué cosas tendrían que cambiar para que la gestión del departamento pudiera considerarse excelente. La mejor solución en el caso de que busquen soluciones y posibilidades de mejora es sin duda realizar una Auditoría de Mantenimiento, comparando el departamento de mantenimiento de la industria que se analiza con un departamento modélico, ideal, y determinando en el proceso qué cosas separan al departamento analizado de ese modelo de excelencia.

Clases de Auditoria

Interna. También conocidas como de Primera Parte, es una revisión de los procesos de la entidad, realizada por parte del Jefe de Control Interno y su objetivo es realizar un autodiagnóstico de la conformidad y situación de la

Gestión.

Externa. Es una revisión del sistema de gestión de la entidad, realizada por una entidad externa como por ejemplo la contraloría, personería o partes interesadas.

Proceso de Auditoria

Se debe planear de manera que todos los Procesos sean auditados por los menos una (1) vez al año.

Paso 1. Establecer Objetivo. La entidad debe definir hacia donde dirigir la Auditoria, para ello se debe tener en cuenta los siguientes aspectos.

• Prioridades de la dirección.

• Requisitos del Modelo Estándar de Control Interno y el

• Sistema de Control Interno.

• Requisitos legales, reglamentarios y contractuales.

• Necesidades de otras partes interesadas

• Riesgos para la Entidad.

“ Si no se sabe para dónde va, como sabrá que ha llegado?”

Paso 2. Programación de la Auditoria. Para planificar una auditoria de todas las áreas, procesos y procedimientos de la gestión de la entidad; este programa puede tener forma de una hoja de cálculo, con los meses/semanas en sentido horizontal, y los nombres de las áreas, procesos o procedimientos según sea el caso.

La frecuencia puede cambiar, o se puede realizar una auditoria no programada, debido a circunstancias cambiantes.

Paso 3. Reunión de Preauditoria. Se deberá llevar a cabo una reunión entre el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien ejecuta la auditoria y el Jefe de área o proceso, al menos una semana antes de Planear la auditoria. Esta se constituye como un acto de cortesía, en esta reunión es necesario acordar y organizar:

• La fecha y hora de la auditoria.

• El proceso que se está revisando.

• El alcance de la auditoria.

• El manejo de cualquier área de confidencialidad o de susceptibilidad.

• Los nombres de los auditados.

Paso 4. Revisión documentación. Además del proceso, procedimiento que se está auditando, se deberá revisar cualquier otra información pertinente, antes de planificar la auditoria en detalla, por ejemplo, reportes de acciones correctivas, registros que se llevan, etc.

Paso 5. Lista de Chequeo de la auditoria. El auditor deberá preparar una lista de requisitos o preguntas básicas que se deben plantear, con referencia en el proceso y sus pasos o actividades; como lista de chequeo también se puede usar una copia de los procedimientos.

Realización de la auditoria

Paso 6. Reunión de Apertura. Es una reunión, en la cual se da por iniciada la auditoria y se dejan claros los puntos más relevantes; la formalidad y complejidad. Esta debe estar presidida por el auditor o quien haga sus veces, con la participación de los auditados.

Los aspectos principales a tener en cuenta son:

• Presentación personal (Auditor) y los representantes del área por auditar.

• Exponer la metodología de realización de la auditoria.

• Exponer el alcance de la auditoria.

• Resolver inquietudes de los auditados.

Paso 7. La Auditoria. Esta se realiza teniendo como referencia la lista de Chequeo:

• Recopilar y verificar información con relación al proceso.

• El auditor deberá registrar sus observaciones.

• Recoger Evidencia Objetiva, de que las actividades cumplen o no con lo descrito en el procedimiento.

Evidencia Objetiva

” Información que se puede comprobar que es verdadera, con base en hechos obtenidos mediante observación, medición, ensayo u otros medios”

• Indicar en la lista de chequeo la conformidad o no conformidad.

• Se recomienda suministra retroalimentación al auditado al final.

Presentación del informe

Paso 8. Informe de Auditoria. Los resultados de la auditoria se deben plasmar en un documento, el cual será parte de los insumos que la dirección tendrá, a la hora de proyectar sus planes de mejoramiento.

• El auditor es el responsable de elaborar el Informe.

• Se debe expresar QUÉ mejorar.

• El contenido del informe está compuesto por:

• El formato del informe de auditoría.

• La lista de chequeo.

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