ADMINISTRACION

Modulo 2. Fases del proceso administrativo

Tema 6. PLANEACIÓN

La administración estratégica está compuesta por las decisiones y las acciones administrativas que se llevan a cabo, y que impactan en la permanencia de la organización a largo plazo. Es una actividad fundamental de los gerentes e involucra todas las fases del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control.

La planeación es el pilar de toda función gerencial y requiere tomar decisiones de manera continua. Esta función contribuye al proceso de administración estratégica con las siguientes actividades: se plantea la misión y visión de la organización, se definen los valores que regirán la conducta de las personas, se analiza el ambiente externo e interno, se crean e implementan las estrategias a través de las cuales la empresa competirá en el mercado, y se definen los objetivos tácticos y operativos.

De acuerdo con Koontz, Weihrich y Cannice (2012), los diferentes tipos de planes que se deben realizar en la etapa de planeación son:

 Misión o propósito y visión

 Objetivos

o Específicos

o Medibles

o Alcanzables

o Realista

o Tiempo determinado

 Estrategias

 Políticas

 Procedimientos

 Reglas

 Programas

 Presupuesto

Análisis FODA y creación de estrategias

El primer paso para diseñar las estrategias es el análisis del medio ambiente externo, a partir de lo cual se determinarán las oportunidades y amenazas. Los factores que deben contemplarse son: economía, política, leyes, sociedad, demografía, geografía, tecnología, clientes, proveedores, etc.

En segundo término, se lleva a cabo el análisis interno de la empresa, a partir del cual se identifican las fortalezas y debilidades. Esto implica una evaluación de los recursos con los que cuenta en las diferentes áreas: producción, investigación y desarrollo, operaciones, compras, mercadotecnia, servicio al cliente, etc.

Tema 7. Planeación estratégica y operativa

Una diferencia importante entre estos dos tipos de planeación es que mientras la planeación estratégica se orienta al largo plazo, la operativa se enfoca en un periodo de tiempo corto, por lo general, un año o menos. La planeación operativa se divide, a su vez, en planeación del tiempo y planeación de recursos.

La planeación estratégica consiste en establecer todo lo anterior. Amaru la define como “el proceso de esclarecer y estructurar el camino que debe tomar la organización y los objetivos a alcanzar”.

Las fases de una planeación estratégica son:

 Análisis de la industria

 Perfil empresarial

 Orientación estratégica, valores y visión

 Propósitos, objetivos principales e intención estratégica

 Análisis FODA

 Desarrollo de estrategias alternativas

 Evaluación y decisión estratégica

 Prueba de congruencia y elaboración de planes de contingencia

Planeación operativa: uso del tiempo

Es la definición de actividades y recursos.

Dentro de la planeación operativa, el uso del tiempo es un factor clave. Consta de cuatro pasos los cuales son:

Planeación operativa: uso de recursos

El cumplir con objetivos y actividades requiere recursos de diversa índole. De acuerdo con Amaru, los recursos se pueden agrupar en cuatro tipos:

• Mano de obra

• Material permanente o inversiones (equipo, maquinaria, etc.)

• Material de consumo (refacciones, combustible, etc.)

• Servicios diversos

Los recursos deben identificarse para cada una de las actividades indicadas durante la planeación del uso del tiempo.

Otro aspecto importante dentro de la planeación del uso de recursos es la elaboración de un presupuesto, que se define como la “estimación del costo total de las actividades a realizar”.

La evaluación de riesgos es necesaria también, ya que hay que considerar diferentes incidentes que pueden hacer que las actividades planeadas no se realicen. Es por ello que los riesgos se deben analizar, y planear actividades que reduzcan la ocurrencia de los mismos.

Cada riesgo debe clasificarse de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y qué tan fuerte impactará en el logro del objetivo.

Tema 8. Organización

La organización se constituye a través de una estructura, en la que se determinan los puestos o funciones de cada persona y la autoridad, con el propósito de alcanzar los objetivos.

Organización formal e informal

Existen dos tipos de organizaciones:

• Formal: es la representación gráfica de la estructura organizacional, conocida como organigrama, la cual tiene funciones claramente definidas.

• Informal: está integrada por personas que se interrelacionan en cualquier actividad, sin un propósito formal o previamente definido.

Departamentalización

La fase de organización conlleva también la creación de departamentos o departamentalización.

Un departamento es aquella área de la empresa que lleva a cabo funciones específicas y que coopera de forma coordinada con otras unidades

1. Eslabón de mando o cadena de mando: se refiere a la autoridad lineal que ejerce un superior sobre un subordinado; definiendo para cada persona a quién corresponde informar en la organización. En la medida en la que ésta se establezca de forma adecuada, más acertada será la toma de decisiones, y más efectiva se tornará la comunicación organizacional. De aquí se desprende el término de nivel organizacional, que surge con el fin de limitar la cantidad de subordinados que un superior puede administrar de forma efectiva.

2. Posición de staff: es aquella área interna o externa a la organización (por ejemplo, auditoría), que asesora al personal de línea sobre sus funciones. Generalmente se representa en el organigrama con líneas punteadas.

3. Autoridad: es el derecho que le confiere un puesto a una persona, para que ordene a un subordinado lo que tiene que hacer.

4. Responsabilidad: es el deber que tiene una persona de realizar una determinada actividad.

5. Unidad de mando: principio establecido por Fayol, que se refiere a que cada subordinado sólo debe recibir órdenes de un superior.

Cultura Organizacional

La cultura organizacional es “un sistema de significados e ideas que comparten los integrantes de una organización y que determina en buena medida cómo se comportan entre ellos y con la gente de fuera”.

La cultura organizacional es muy importante porque influye fuertemente en los individuos que forman parte

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