Encuesta Fases Proceso Administrativo

UNIVERSIDAD DEL ROSARIO

Encuesta Fases Proceso Administrativo

Juan José Mateus Figueredo

Especialización en Gerencia y Gestión Cultural

Escuela de Ciencias Humanas

Los procesos de administración traen en sí avances significativos para las diferentes organizaciones, generando mejoras continuas que permiten el desarrollo creativo e innovador, aplicando cada una de las fases (planeación, organización, dirección y control). Por otra parte, generan un valor agregado que permite integrar los recursos disponibles y obtener el mejor resultado, contribuyendo a su vez a la toma de decisiones acertadas para la organización. Con el fin de comprobar lo anterior, se realizaron tres encuestas al personal de diferentes entidades, tanto públicas como privadas, que arrojaron los siguientes resultados:

Los entrevistados manifestaron que los  cuatro procesos administrativos son de vital importancia para el buen desarrollo de las organizaciones, ya que les permite tener sus objetivos bien definidos por medio de la planificación, el correcto desarrollo de los procesos y procedimientos ejecutados por áreas o por grupos de trabajo por medio de una organización estructurada, una buena comunicación y la creación de un ambiente laboral óptimo para el desarrollo, con una dirección que lidere los equipos de trabajo, y un control constante que permite la autoevaluación y la retroalimentación cíclica, que va de la mano con los procesos de mejora continua y sirven de insumo para la siguiente planeación. En diferente medida, todas las organizaciones encuestadas han aplicado los cuatro procesos, obteniendo resultados a corto, mediano y largo plazo.

Con los resultados obtenidos, podemos observar los múltiples mecanismos y herramientas que utilizan las diferentes organizaciones en los procesos administrativos como: Planes de Acción, Documentos de Lineamientos y Políticas Institucionales, Juntas por Áreas y Juntas Generales, Presupuestos, Informes de Gestión, Informes de Planeación, Metodología Scrum, análisis DOFA, ciclo PHVA, etc., que permiten un mejor desarrollo de cada una de las etapas.

Los beneficios obtenidos con la aplicación de los procesos administrativos se centran en de los recursos tanto físicos como humanos, debido a que logran unir los diferentes procedimientos de la organización en la formulación de planes estratégicos que se enfocan en el cumplimiento de metas en común.

Un resultado interesante que se obtuvo en las encuestas realizadas, es que, sin importar la maduración de los procesos administrativos, se obtienen beneficios como la optimización de las operaciones internas, mayor comunicación entre las áreas que componen la organización y la eficiencia de los recursos disponibles.

        Frente a la utilidad de la intuición y la razón en los procesos administrativos (Barco, 2019), propone que “la toma de decisiones exitosa radica en la capacidad de identificar, filtrar y seleccionar los aspectos importantes y determinantes, de entre la cantidad de información disponible”. La intuición juega un papel importante debido a que tiene varias ventajas como la rapidez con la que se puede tomar una decisión en un ambiente altamente inestable, la resolución de problemas, que no solamente recure a experiencias previas, sino también, a los sólidos conocimiento sobre procesos, métodos y modelos de gestión y la capacidad de reflexionar con sensatez frente a los nuevos retos. Sin embargo, no es fácil filtrar toda la información de un nuevo escenario que permita tomar decisiones acertadas en su totalidad. Lo seres humanos solemos tener prejuicios, aun cuando estos no tienen fundamento y es fácil implantar ideas y querer defenderlas. Por su parte, el análisis profundo de los datos y la investigación previa, hacen que las decisiones que se tomen, tengan más garantías de eficiencia en los procesos administrativos. Al tener un enfoque mixto, donde se escuche a la intuición y se acuda a la razón para la toma de decisiones en los diferentes escenarios, garantiza el éxito de la organización.

Transcripción de encuestas

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