Archivo Permanente Ejemplo

Archivos de auditoría

El auditor tiene la obligación de conservar la información de cada auditoría en dos grupos o archivos complementarios (nunca sustitutivos).

1. Archivo permanente. Se guardará la información que resulta útil para conocer la empresa en sus aspectos generales y sirve de orientación para cualquier contacto con ella.

2. Archivo de auditoría en curso. Para cada auditoría se abre uno, cuando acaba la auditoría se verán los aspectos que tienen aspecto permanente y se pasará a otra carpeta o archivo.

Contenido del archivo permanente

Facilita a los auditores información básica sobre clientes, para comprender con mayor facilidad su sistema y están en condiciones de hacer referencia a documentos relevantes, año a año.

Es conveniente que incluya:

1. Escritura de sociedad y estatutos.

2. Acuerdos del consejo importantes. Extractos de actas, tanto de años anteriores como del ejercicio que se audita.

3. Detalle de las escrituras de titularidad.

4. Direcciones de la sede social, fábricas, filiales, etc.

5. Fax, teléfonos, etc.

3.6 Los papeles de trabajo 31

6. Copia del organigrama de la empresa, personal ejecutivo y sus funciones.

7. Explicación de los procedimientos contables de la escritura y formularios que utiliza.

8. Dónde están los registros contables y persona responsable de los mismos.

9. Nombre y apellidos de las personas autorizadas para aprobar pagos, etc.

10. Firma con autoridad en los bancos.

11. Cuestionario de control interno pasado a la empresa.

12. Deficiencias encontradas.

13. Entrevista con la empresa y pequeños detalles

Debe contener, 1. Correspondencia y notas marginales que se mantienen con la dirección.

2. Certificados recibidos de verificaciones de activos.

3. Calendario de trabajo maestro, cálculo horario, etc.

4. Extracto de actas del consejo que hacen referencia a esa auditoría.

5. Pruebas de verificación de saldos de balances y cuentas anuales.

6. Asuntos que han quedado pendientes y el porqué.

3.6.5. Organización del archivo en curso Tal como se muestra en el cuadro 3.3, para el balance es usual utilizar el abecedario simple en orden directo a la liquidez, y el abecedario doble para el pasivo en orden directo a la exigibilidad.

Para la cuenta de resultados se utiliza la abreviatura PG seguida de un número.

Caja y bancos A Inversiones a corto plazo B Clientes C Otras cuentas a cobrar D Existencias E . . .

Exigible a corto plazo AA Cuentas con sociedades del grup BB Impuestos CC Préstamos DD Capital y reservas EE Remanente FF . . .

Aprovisionamiento 1 Gastos de personal 2 Dotaciones para amortizaciones de inmovilizado 3 Variación de provisiones de circulante 4 Otros gastos de explotación 5 Gastos financieros y asimilados 6 Diferencias negativas de cambio 7 . . .

Cuadro 3.3: Archivo en curso (AC) 3.6.6. Referenciación Para que los papeles de trabajo sean manejables, deben estar adecuadamente referenciados.

Esta referenciación sirve para relacionar las distintas partidas del balance y la cuenta de resultados con el trabajo realizado en el análisis de las mismas.

En cada partida se hará constar la hoja de trabajo en la que se ha realizado el análisis que ha dado origen a los comentarios y a las conclusiones.

Marcas o signos que son muy frecuentes (aunque cada firma auditora suele tener los suyos), serían los siguientes: 3.6 Los papeles de trabajo 33 p Cantidad cotejada con un documento original n Comprobación de las operaciones aritméticas w Comprobación de los asientos Para realizar las marcas, suele emplearse tinta de diferentes colores y no borrable.

Evidentemente, cualquier otro signo o tick es perfectamente aplicable siempre que se explique con claridad su significado.

• Programa general de trabajo de la auditoria y su evolución.

• Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son de importancia continua como el

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