Circuitos Administrativos Compras Ventas Pagos Cobranzas

Circuito administrativo de compras:

Acciones a cumplir:

 Determinar el nivel de la compra

 Elegir al grupo de posibles proveedores y obtener las cotizaciones

 Adjudicar el pedido al proveedor mas conveniente

 Recibir la mercaderia adquirida

 Registrar la compra

 Cancelar las cuentas a pagar y actualizar los estados contables.

Sectores: Proveedor, Recepcion, Compras, Almacenes, Centas a pagar, Contaduria.

Documentos: Solicitud de Compra, Solicitud de presupuesto, Presupuesto, Orden de compra, Parte de recepcion, remito, factura.

Circuito:

P1:almacenes detecta necesidad de reponer o adquirir un bien genera una SOLICITUD DE COMPRA por DUPLICADO. Duplicado se Archiva en Pedidos de Reposicion en Almacenes como comprobante y el ORIGINAL se envia a COMPRAS.

P2:Cuando Compras toma conocimiento de los datos de un pedido por medio de la SOLICITUD DE COMPRA, comienza la fase de indentificacion de los proveedores capaces de satisfacerla. Se utiliza Historico de Proveedores. Basado en la SC y el archivo mencionado se seleccionan los proveedores y para cada uno de ellos se emite una SP por DUPLICADO. Original al PROVEEDOR y DUPLICADO se archiva con ORIGINAL de SC como constancia.

P3:Compras recive el Presupuesto del Proveedor, se compara PRESUPUESTO con SP

Si hay diferencias--> se verifica que documento tiene error

SP? emitir nueva SP en ORIGINAL Y COPIA. ORIGINAL al PROVEEDOR y DUPLICADO se ARCHIVA. P y SP se anteriores se ingresan en ANULADOS.

P? escribir en el mismo leyenda “No coincide con lo solicitado” y se dejará constancia de ello en DUPLICADO de SP. SP y P se archivan con SC como comprobantes para cualquier reclamo.

OK? se realiza comparacion de presupuestos para elegir el mas conveniente. La decision sobre la adjudicacion de la compra se ejecuta en la emision de la ORDEN DE COMPRA la cual es generada en 5 COPIAS: ORIGINAL → Proveedor

DUPLICADO → archiva con SC y P

TRIPLICADO → se archiva en “Pendientes de Cumplimiento”

CUADRUPLICADO → Recepcion donde se archiva (tomar conocimiento de compromiso asumido por la empresa)

QUINtUPLICADO → junto con DUPLICADO de SP, son enviados a Cuentas a Pagar para que incorpore la informacion al Legajo de Pago

P4: Proveedor envia a Recepcion mercaderia solicitada, que llega junto con dos ejemplares del REMITO. Se compara el CUADRUPLICADO de la OC que tenia contra los REMITOS y la mercaderia.

OK? Recepcion firma los dos REMITOS y archiva la OC. Con la informacion del REMITO se genera un PARTE DE RECEPCION en TRIPLICADO. DUPLICADO de REMITO vuelve al Proveedor y ORIGINAL a Cuentas a Pagar y se archiva en Legajo de Pago.

ORIGINAL de PR se envia a Compras para verificar con su OC que la mercaderia recibida corresponde con la OC.

OK? Se archivan OC y PR juntos.

NO? se mantiene pendiente OC hasta que se produzca la provision de la mercaderia completa.

DUPLICADO y TRIPLICADO van a Almacenes con la MERCADERIA.

P5: Controla con SC que tenia archivado el PR D y T, verifica coinidencias con la MERCADERIA que ingresó al deposito.

OK? firma DUPLICADO de PR y se envia junto con DUPLICADO SC a Recepcion donde se archivan.

TRIPLICADO PR se actualiza STOCK, y luego se envia a Contaduría para que proceda con Registro Contable.

P6: Se contabiliza la transaccion.

P7: Proveedor envia FACTURA ORIGINAL, a Cuentas a Pagar donde se archiva en Legajo de Pago.

Circuito Administrativo de Ventas:

Acciones a Cumplir:

 Concretar la venta

 Cobrar el bien vendido

 Entregar mercaderia

 Contabilizar la venta

Sectores participantes: Cliente, Caja, Empaque, Contabilidad de Almacenes, Tesoreria, Contaduria, Ventas.

Documentos: Factura, Planilla de totales: Caja y Empaque, Minuta Contable de Empaque, Caja y Ventas.

Circuito:

P1: una vez confirmada la venta se emite FACTURA por CUADRUPLICADO

ORIGINAL → Cliente para que pueda Concurrir a Caja

DUPLICADO → CAJA

TRIPLICADO → se archiva en Talonario de Ventas

CUADRUPLICADO → se envia a Empaque para ser entregado al Cliente junto con la Mercadería.

P2: Se presenta Cliente en CAJA con ORIGINAL FACTURA y DINERO. Se controla el total facturado del ORIGINAL con el DUPLICADO y con el DINERO recibido.

OK? sella ambas copias con leyenda “PAGADO”, devuelve ORIGINAL a CLIENTE y se que queda con DUPLICADO de F. Se actualiza el archivo de Creditos del Cliente para reflejar pago de la misma.

P3: El Cliente se presenta en Empaque para retirar la mercaderia con el ORIGINAL F sellada por CAJA. El Sector Empaque verifica coincidencias con CUADRUPLICADO F

OK? Empaque sella ambas F con leyenda “ENTREGADO” y hace entrega al Cliente del ORIGINAL F y la MERCADERIA. Se actualiza el archivo de existencias y se archiva el CUADRUPLICADO F como comprobante de que la MERCADERIA ha sido entregada.

P4:al finalizar la jornada de trabajo, Empaque suma los totales de todos los CUADRUPLICADOS F que tiene, con esta informacion genera una Planilla de Totales de Empaque que envia a Contabilidad de Almacenes y vuelve a archivar los CUADRUPLICADOS.

En Contabilidad de Almacenes, al recibir la Planilla, se emite la Minuta de Contabilidad que se envia a Contaduria.

En el sector Caja se suman los importes de los DUPLICADOS F del dia; el total obtenido se consigna en la Planilla de Totales de Caja y se realiza un arqueo para cotejar los totales.

OK? se genera una Minuta Contable de Caja que se envia a Conaduria y se hace llegar el dinero y la Planilla de Totales de Caja a Tesoreria.

Tesoreria controla el dinero recibido contra

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