Control Administrativo

Definir qué es el control administrativo.

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento, también se puede considerar cómo el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas"

Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos. Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición

2.-Explicar los tres tipos básicos de control, dando un ejemplo de cada uno e indicando la diferencia entre ellos.

CONTROL GUÍA O DIRECCIONAL.

Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operación

Ejemplo.

Un vuelo espacial donde se planean y se aplican acciones correctivas antes del alunizaje.

Durante el vuelo se van aplicando acciones correctivas que previamente fueron estudiadas. No se espera estudiarlas hasta que aparecen los problemas, ya que sería inoportuno llegar a ese punto para corregir el curso de la acción.

CONTROL SELECTIVO.

Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos y determinar si puede continuarse el proceso.

Ejemplo.

Este método lo encontramos en el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de producción masiva.

CONTROL DESPUÉS DE LA ACCIÓN.

Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido.

Ejemplo:

Los presupuestos.

DIFERENCIA ENTRE LOS TRES TIPOS DE CONTROL.

Dentro del control guía o control direccional se pueden predecir los resultados y que acciones deben efectuarse, mientras que en el selectivo se verifica si se tienen los requisitos previstos para continuar con el proceso y ya para finalizar el control después de la acción mide los resultados y los compara con un estándar establecido.

3.- Exponer los tres objetivos básicos de un sistema de control administrativo en función de los beneficios que generan a las empresas.

1. DIAGNOSTICAR

El control administrativo es una herramienta que durante la toma de decisiones de la administración permite descubrir áreas problema o áreas de aciertos ,para corregir una situación o capitalizar un acierto. La finalidad del control administrativo es preventiva más que correctiva, así el control administrativo también está básicamente orientado a la prevención de situaciones críticas, pretende diagnosticar a tiempo para evitar quiebras de empresas.

2. COMUNICACIÓN

Otro de los objetivos básicos del control es proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización. Esto se logra informando los resultados de las actividades que se lleven a cabo dentro de la empresa. También es un medio para que el subordinado conozca las pautas para que su jefe evalúe periódicamente su actuación. Un buen sistema de control administrativo debe estar orientado a detectar lo que cada ejecutivo debería coordinar en relación con las actividades bajo su control.

3. MOTIVACIÓN.

El ser humano necesita ser estimulado. Requiere incentivos para que contribuya al logro de los objetivos de la compañía; pero también requiere que los objetivos de la empresa no se encuentren en conflicto con sus objetivos personales o con los de su grupo social. De haber oposición de objetivos ,los primeros objetivos perjudicados son los de la empresa.

Normalmente ,todos los sistemas de control administrativo son rechazados a priori por el personal involucrado. Por excelente que sea la herramienta que se va a implantar, se debe motivar a todos los afectados a identificar dicha herramienta como un medio de superarse y desarrollarse. Lo más importante al implantar cualquier sistema de control es que el personal este convencido de la bondad de la herramienta puesta a su servicio, ya que una vez aceptado el nuevo sistema su implantación es sencilla y exitosa. También es saludable que la alta gerencia este atenta a las sugerencias de los empleados, porque no se puede negar que son los afectados quienes mejor pueden asesorar sobre los problemas que se presentan cuando se implanta un sistema.

4.- Definir la contabilidad por áreas de responsabilidad:

La podríamos definir como un sistema de información específico para realizar el control administrativo.

Pero es necesario establecer la diferencia entre este sistema de información y la contabilidad tradicional. Es si podríamos decir que en su forma clásica la contabilidad está orientada a generar información sobre los resultados obtenidos por funciones de la empresa. Por ejemplo, en el estado de resultados se informa del costo de producción, de gastos de admón. y ventas, que se comparan con los gastos presupuestados del costo de ventas y con los gastos de cada una de las funciones de venta y administración. Sin embargo, dicho análisis es pobre por qué no se llega al verdadero problema, ya que encubre a las personas que provocan las fallas, llevando a la irresponsabilidad ante los errores cometidos.

En tanto esta situación origina la necesidad de elaborar un sistema de información orientado no a evaluar funciones, si no a informar sobre la actuación de las diferentes áreas o unidades de la organización, a través de un análisis de sus procesos y actividades.

El número de áreas de responsabilidad depende de la estructura compañía; habrá tantas áreas de responsabilidad como sea necesario para mantener un buen sistema

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