Cuentas Por Cobrar

Instituto Politécnico Nacional

Escuelas Superior de Comercio y Administración “Unidad Tepepan”

Contabilidad V

Ciclo de Transacciones de las Organización

CICLO DE TRANSACCIONES EN LAS ORGANIZACIONES

INTRODUCCIÓN

Una entidad en marcha es en si un flujo permanente de operaciones entrelazadas para formar un ciclo global que tienen un punto de partida, se actúa u opera, y se vuelve a llegar al mismo punto de partida: se cuenta con recursos financieros, se compra, se produce o transforma, se vende , se cobra ; y se vuelve a contar con recursos financieros. Cada etapa de ese ciclo global es factible segregarla en ciclos individuales de operación para su mejor análisis y comprensión.

A su vez cada ciclo individual transaccional o de operación esta constituido por varias funciones; cada función es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso, que las ordena de manera lógica y secuencial.

Una transacción en un hecho económico que involucra cambios en la estructura financiera de una entidad.

CICLOS DE TRANSACCION U OPERACIÓN:

CICLO DE INGRESOS O DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR.

Se halla integrado por los sistemas para el control de las ventas de mercancías o servicios, la administración de la cartera y la recepción del efectivo y su depósito en cuentas bancarias.

Se refiere a las funciones de:

a) Recibir y aceptar pedidos por mercancías

b) Autorización de Créditos

c) Envío de la mercancía.

d) Facturación

e) Registro de Cuentas Por Cobrar

f) Devoluciones de mercancías por los clientes.

g) Autorización de rebajas y descuentos por pronto pago.

FUNCIONES TIPICAS.

a) Otorgamiento de crédito.

b) Toma de Pedidos.

c) Entrega o embarque de mercancía y/o prestación de servicios.

d) Facturación.

e) Contabilización de comisiones.

f) Contabilización de garantías.

g) Cuentas por cobrar.

h) Cobranza.

i) Ingreso de efectivo.

j) Ajuste a facturas y/o a notas de crédito.

k) Determinación del costo de ventas.

ASIENTOS CONTABLES COMUNES.

a) Ventas.

b) Costo de Ventas

c) Ingresos a caja

d) Devoluciones y rebajas sobre ventas.

e) Descuentos por pronto pago.

f) Provisiones para cuentas de cobro dudoso.

g) Gastos de comisiones.

h) Provisiones para gastos de garantía.

FORMAS Y DOCUMENTOS MÁS IMPORTANTES

a) Factura.

b) Remisiones.

c) Pedido de clientes.

d) Ordenes de venta y embarque.

e) Conocimientos de embarque.

f) Notas de crédito.

g) Avisos de remesas de clientes.

h) Formas especiales para llevar a cabo los ajustes a cuentas de clientes.

BASES DE REFERENCIAS.

a) Listas y/o archivos maestros de clientes.

b) Catalogo de clientes.

c) Listado y/o archivos de precios.

BASES DINAMICAS.

a) Archivos de ordenes de clientes pendientes de surtir.

b) Auxiliares de clientes.

c) Estadísticas de venta, diarios de venta.

ENLACES CON OTROS CICLOS.

a) Ingresos de caja se enlaza con el Ciclo de Tesorería.

b) Embarques de productos se enlaza con el Ciclo de Producción.

c) Concentración de actividades (pólizas de registro contable se enlaza con el Ciclo de Información Financiera.

AUTORIZACIÓN.

a) Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

b) El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración.

c) Las distribuciones de cuentas y ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de venta y cuentas de clientes, deben autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración.

d) Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo políticas establecidas por la administración.

PROCESAMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES.

a) Sólo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas establecidas por la administración.

b) Deben requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios.

c) Cada periodo autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente.

d) Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

e) La información del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN.

a) Deben verificarse y evaluarse en forma periódica, los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas.

SALVAGUARDA FISICA

a) El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia gasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería.

CICLO DE EGRESOS O DE COMPRAS.

Esta integrado por los sistemas para controlar transacciones relacionadas con compras y cuentas por pagar, pago de sueldos, y salarios, salidas de efectivo en general y conciliaciones de cuentas bancarias.

Comprende las funciones de:

a) Requisiciones tanto de materia prima como de diversos artículos.

b) Cotizaciones y especificaciones de proveedores.

c) Colocación de órdenes de compra.

d) Recepción e inspección de artículos.

e) Registro de cuentas por pagar incluyendo fletes.

f) Descuentos sobre compras y devoluciones.

FUNCIONES TIPICAS.

a) Selección de Proveedores.

b) Preparación de solicitud de compras.

c) Función especifica de compras.

d) Recepción de mercancías y suministros.

e) Control de calidad.

f) Registro y control de cuentas por pagar.

g) Desembolso de efectivo.

ASIENTOS CONTABLES COMUNES.

a) Compras.

b) Desembolso de efectivo.

c) Pagos Anticipados.

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