Libros Contables

LIBROS CONTABLES

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. en los que se efectúan los registros o asientos contables por las distintas operaciones realizadas por las empresas o entes económicos.

TIPOS DE LIBROS CONTABLES

1. LIBROS PRINCIPALES

Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

2. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. este libro debe estar conformado por los siguientes anexos:

a) Anexo 1: "Balance de comprobación anual".

b) Anexo 2: "Detalle anual de saldos de las cuentas contables".

c) Anexo 3: "Control mensual de la Cuenta 10 - Caja y bancos".

d) Anexo 4: "Control anual de las cuentas 20 - Mercaderías y 21 - Productos terminados".

e) Anexo 5: "Control mensual de los bienes del activo fijo propios".

f) Anexo 6: "Control mensual de los bienes del activo fijo de terceros".

3. LIBRO DIARIO

Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.

En este libro se encuentra información como:

• la fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario.

• La descripción del comprobante.

• La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta

• Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.

ASIENTOS CONTABLES

Los asientos contables son los registros que se van asentando en forma cronológica en el DIARIO GENERAL, previo a un análisis de las cuentas que deben debitarse (registrar en él DEBE) y las cuentas que deben acreditarse (registrar en el HABER), a este análisis se le denomina JORNALIZACION. Para ejemplificar mejor esta situación vamos a suponer que la empresa adquiere un vehículo y que paga con cheque la suma de 12.000 dólares. Antes de proseguir el Contador debe asegurarse de que posee toda la documentación que sustenta la transacción, esto es, la factura, el contrato de compra-venta del vehículo, el cheque, etc.

A continuación debe hacer el siguiente análisis en función del principio de la partida doble:

Luego procede a registrar en el DIARIO GENERAL la transacción, con el siguiente asiento contable:

En este asiento podemos observar las siguientes partes:

1.- Un número de identificación ------- 1 -------

2.- La fecha 26-ago-20..

3.- La cuenta que se debita: Vehículos con su referencia 1.2.1.

4.- La cuenta que se acredita: Bancos con su referencia 1.1.2.

5.- El valor del DEBE de la cuenta Vehículos 12.000

6.- El valor del HABER de la cuenta Bancos 12.000

7.- Una referencia de la transacción realizada: Registro de la compra del vehículo marca ……, chasis No.………., motor …………, con cheque No………….

Por regla general todo asiento debe contener estas partes.

Finalmente nos aseguramos que el asiento está cuadrado por cuanto mantiene igualdad de valores tanto al DEBE como al HABER.

ASIENTO SIMPLE.- El asiento que hemos realizado es considerado como asiento simple, por cuanto ha intervenido una sola cuenta deudora y una sola cuenta acreedora.

ASIENTO COMPUESTO.- En estos asientos intervienen dos o más cuentas deudoras y dos o más cuentas acreedoras.

ASIENTO MIXTO.- Es aquel en el que intervienen una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o varias cuentas deudoras y una cuenta acreedora.

Ahora vamos a ver un ejemplo de asiento compuesto, se trata de una transacción mediante la cual, se adquiere equipos de oficina por $ 12.000 y muebles por $ 1.500, en la empresa Andesur, según factura No. 1530, se paga en efectivo $ 500, con cheque $ 2000 y por la diferencia nos conceden 15 días de crédito no documentado.

El asiento debe registrarse de la siguiente forma:

A continuación vamos a realizar un asiento mixto, donde intervienen varias cuentas deudoras y una acreedora. Para esto conocemos que un nuevo socio se integra a la compañía y da un aporte económico de $ 18.000 de los cuales $ 15.000 lo deposita en Bancos y $ 3000 los ingresa a Caja, además trae 3 equipos de computación valorados en $ 2.000.

El registro de este asiento es de la siguiente manera:

4. LIBRO MAYOR Y BALANCES

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

En él se encuentra la siguiente información:

La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).

• El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.

• El movimiento débito o crédito de cada cuenta.

• Las operaciones mensuales.

• Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

Realización de los asientos en el libro mayor

5. LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

• Registro de las operaciones cronológicamente.

• Detalle de la actividad realizada.

• Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

5.1. TIPOS DE LIBROS AUXILIARES

a. Cuentas

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